Innholdsfortegnelse

1. Generelt om dokumentet. 3

1.1 Formål 3

1.2 Omfang og gyldighet 3

1.3 Roller og ansvar 3

1.4 Øvrige styrende dokumenter og krav. 3

1.5 Definisjoner 3

2. Forvaltning av regionale administrative dokumenter. 3

2.1 Dokumentkategorier 3

2.2 Utarbeidelse og godkjenning. 4

2.3 Implementering. 5

2.4 Revisjon. 5

2.5 Utfasing. 6

2.6 Tekniske krav. 6

2.7 Fagområder 7

 

 

1. Generelt om dokumentet

1.1 Formål

Formålet med dette rammeverket er å beskrive forvaltningen av regionale administrative dokumenter i styringssystemet i Helse Midt-Norge.

 

1.2 Omfang og gyldighet

Rammeverket gjelder for hele foretaksgruppen i Helse Midt-Norge og fastsetter felles prinsipper for forvaltning av regionale administrative dokumenter. Rammeverket omfatter ikke kliniske fagprosedyrer og retningslinjer, og berører heller ikke lokale krav og anbefalinger som helseforetakene selv har ansvar for å etablere og forvalte.

 

1.3 Roller og ansvar

Rammeverket eies av administrerende direktør i Helse Midt-Norge RHF. Direktørnettverket for virksomhetsstyring har ansvar for løpende forvaltning. Direktørmøtet i Helse Midt-Norge godkjenner rammeverket.

 

1.4 Øvrige styrende dokumenter og krav

Alle regionale administrative dokumenter i Helse Midt-Norge skal oppfylle krav til universell utforming: Dokumenter | Tilsynet for universell utforming av ikt (uutilsynet.no)

Øvrige relevante regionale dokumenter:

·         Dokument «Rammeverk for virksomhetsstyring i Helse Midt-Norge», ID 1379 - EQS

·         Dokument «Rutiner for dokumentbehandling i saksbehandlingssystemet i Helse Midt-Norge», ID 910 - EQS

 

1.5 Definisjoner

Med regionale administrative dokumenter menes styrende og støttende dokumenter som regulerer organisering, ansvar, arbeidsprosesser og forvaltning på administrativt nivå, og som gjelder alle foretak i Helse Midt-Norge.

 

2. Forvaltning av regionale administrative dokumenter

2.1 Dokumentkategorier

Vi har tre kategorier regionale administrative dokumenter i følgende hierarki:

1.       Policy

2.       Rammeverk

3.       Prosedyre

En policy er et virksomhetsinternt regeldokument som beskriver krav og prinsipper innen et bestemt område. Policydokumenter i Helse Midt-Norge besluttes av styret i Helse Midt-Norge RHF.

Med rammeverk mener vi et dokument som på overordnet nivå beskriver hva som skal gjøres på et område, og av hvem. Dette kan også inkludere formålet med arbeidet – hvorfor gjør vi det vi gjør. Rammeverk kan operasjonaliseres i prosedyrer. Rammeverk i Helse Midt-Norge besluttes av de administrerende direktørene i det regionale direktørmøtet, og presenteres for styret i Helse Midt-Norge RHF i fast orienteringssak. Unntak er dokumenter som beskriver styret i Helse Midt-Norge RHF sitt ansvar. Disse besluttes i styret i Helse Midt-Norge RHF.

Med prosedyrer mener vi dokumenter som beskriver hvordan konkrete oppgaver skal løses. En prosedyre beskriver hvem som har ansvar for hva, og i hvilke situasjoner. Dokumentet «Innsynsbegjæringer i Helse Midt-Norge» er eksempel på en prosedyre vi har i dag. En prosedyre må være i samsvar med rammeverk og policydokumenter i regionen. Regionale administrative prosedyrer besluttes av faglige nettverk av direktører på nivå 2. Innen fagområder som ikke dekkes av et relevant nivå 2-nettverk, står direktørmøtet som ansvarlig for prosedyren.

Dokumentkategori	Besluttes og revideres av	Kommentar
Policy	Styret i Helse Midt-Norge RHF
Rammeverk	Direktørmøtet	Unntak: Rammeverk som beskriver styret i Helse Midt-Norge RHF sitt ansvar besluttes i styret i Helse Midt-Norge RHF.
Prosedyre	Direktørnettverk på nivå 2	Unntak: Prosedyrer innen fagområder som ikke dekkes av et relevant nivå 2-nettverk besluttes i direktørmøtet

 

Dokumenter kan besluttes på et høyere beslutningsnivå dersom en finner det hensiktsmessig.

Det er ikke et krav at alle fagområder skal inneholde dokumenter på alle nivåer.

Mal for regionale administrative dokumenter ligger her: Mal for regionale administrative dokumenter i Helse Midt-Norge.docx.

Fremtidige regionale administrative dokumenter må innrettes og navngis i tråd med de føringer som gis i dette rammeverket, og rammeverket skal følges ved revisjon av eksisterende dokumenter.

 

2.2 Utarbeidelse og godkjenning

Følgende krav gjelder når regionale administrative dokumenter skal utarbeides:

Etter at det er identifisert et behov for et regionalt administrativt dokument, må det oppnevnes en ansvarlig i Helse Midt-Norge RHF. Alle helseforetak i Midt-Norge skal involveres i prosessen fra starten av. Dette innebærer at de skal varsles om at det igangsettes en prosess for utarbeidelse av dokumentet, og gis anledning til å sette av ressurser til å bidra inn i prosessen. Arbeidet med utarbeidelse av dokumentet bør koordineres gjennom nettverk der disse eksisterer.

Regionalt brukerutvalg (RBU) og konserntillitsvalgte / konsernverneombud (KTV/KVO) skal gis anledning til å kommentere på utkast til policyer og rammeverk før de godkjennes. Ansvaret for godkjenning av regionale administrative dokumenter avhenger av dokumenttype, og er angitt i pkt. 2.1.

2.3 Implementering

Regionale administrative dokumenter publiseres i regional prosedyrebank, og kobles derfra inn i foretakenes EQS. I alle dokumenter skal det angis hvilken dato de gjelder fra. Det er det enkelte helseforetaks ansvar å innrette sin virksomhet i tråd med dokumentet, og gjøre det kjent i egen organisasjon.

Kobling mot regional prosedyrebank skal ivaretas av det enkelte helseforetak.

2.4 Revisjon

Dokumentansvarlig i Helse Midt-Norge RHF følger opp revidering av dokumentene i tråd med angitt frist. Alle dokumenter skal som et minimum vurderes revidert annethvert år. Helseforetakene i Midt-Norge har et selvstendig ansvar for å gi tilbakemelding til Helse Midt-Norge RHF dersom de anser at et regionalt administrativt dokument bør endres utenom denne fristen. Dokumentansvarlig i Helse Midt-Norge RHF skal da vurdere behovet for å revidere dokumentet.

Når et dokument har passert revisjonsfrist er det gyldig frem til en ny versjon av dokumentet er godkjent.

Ved revisjoner skal alle helseforetakene i Midt-Norge involveres i revisjonsprosessen fra starten av. Dette innebærer at de skal varsles om gjennomgangen i god tid i forkant, og gis tid og anledning til å sette av ressurser til å bidra inn i prosessen.

Dersom det i revisjonsprosessen fremkommer vesentlige endringer, skal disse godkjennes av aktuelt direktørnettverk. Med vesentlige endringer menes endringer som påvirker prosess, arbeidsflyt eller rolle og ansvarsfordeling i slik grad at målgruppen må gjøre seg kjent med dokumentets innhold på nytt. Dette omfatter også endringer som medfører nye eller endrede krav til etterlevelse, eller som på annen måte har betydning for hvordan helseforetakene planlegger, organiserer eller utfører sine oppgaver.

Mindre redaksjonelle endringer kan gjøres av dokumentansvarlig i Helse Midt-Norge RHF uten videre prosess, og kommuniseres til HF. Versjonsnummerering gjøres slik: 1.1, 1.2 osv. for mindre endringer, 2.0, 3.0 etc. for hovedrevisjoner med vesentlige endringer i dokumentet.

RBU og KTV/KVO skal gis anledning til å kommentere på utkast til reviderte policyer og rammeverk før de godkjennes, dersom det er vesentlige endringer i dokumentet.

Ansvaret for å godkjenne revidering av regionale administrative dokumenter avhenger av dokumenttype, og er angitt i pkt. 1.5.

Revisjonskommentar i EQS skal fylles ut ved ny revisjon, og skal på en kortfattet måte synliggjøre hvilke endringer som er gjort, og hvor i dokumentet de er gjort. Dersom det bare er gjort mindre redaksjonelle endringer skal dette fremgå av revisjonskommentar.

Det er helseforetakenes ansvar å innrette sin virksomhet i tråd med reviderte dokumenter, og gjøre endringer kjent i egen organisasjon.

 

2.5 Utfasing

Dokumenter som ikke lenger har aktualitet skal utfases. Dette skal vurderes med samme frist som for gjennomgang og revisjon, og følge de samme kravene til prosess som er beskrevet i pkt. 2.3.

 

2.6 Tekniske krav

Regionale administrative dokumenter skal ha titler på et enhetlig format. Følgende format skal benyttes:

Hva dokumentet omhandler – hvem dokumentet gjelder

Type dokument (fagområde)

Gjeldende fagområder er angitt nedenfor.

Regionale administrative dokumenter inngår i EQS, og nummeres der i tråd med retningslinjer for nummerering av dokumenter.

2.7 Fagområder

Fagområde
Arkiv og dokumenthåndtering	AOD
Beredskap	BER
Brukermedvirkning	BRU
Bygg og eiendom	BOE
HMS-arbeid	HMS
HR	HR
Informasjonsteknologi	IKT
Informasjonssikkerhet og personvern	ISP
Innkjøp og logistikk	IOL
Kommunikasjon	KOM
Kvalitet	KVA
Risikostyring	RIS
Samfunnsansvar og etikk	SOE
Virksomhetsstyring	VIR
Økonomistyring	ØKO