• Prosedyren skal sikre riktig registrering av adresse og annen informasjon for pasienter med sperret adresse i Folkeregisteret, slik at pasientens oppholdssted ikke kan avsløres i journalen.
• Prosedyren viser hvordan man registrerer personopplysninger, dokumenterer og planlegger helsehjelp og kommuniserer med pasient og andre.
• Prosedyren gjelder helsepersonell og andre ansatte som bruker Helseplattformen.
Når en pasient har NB-flagg som viser teksten «Strengt fortrolig adresse», «Fortrolig adresse» eller «Klientadresse», vil banneret på snapshot i journalgjennomgang vise hvilke forholdsregler du må ta i forhold til utlevering av informasjon.
Ved spørsmål på ukedager, ta kontakt med tjenestekontoret ved ditt HF
|
Helseforetak (tjenestekontor) |
Telefon |
E-post |
|
Helse Nord-Trøndelag |
74 21 57 77 74 21 55 47 |
|
|
St. Olavs hospital |
482 04 043 |
|
|
Helse Møre og Romsdal |
976 06 089 |
(Førstelinje support er fortsatt til avklaring)
Ved bruk av e-post ved spørsmål om pasient: oppgi HP PID, aldri navn og/eller fødselsnummer.
For hver adressetype forklares adressetypen, deretter følger en tabell som viser hvordan man registrerer, dokumenterer, planlegger helsehjelp og kommuniserer med pasient og andre.
1. Sperret adresse, strengt fortrolig (kode 6)
Sperret adresse, strengt fortrolig er et beskyttelsestiltak i Folkeregisteret for personer som er utsatt for trusler mot liv og helse. Det er politiet som utfører trusselvurdering og – i samråd med trusselutsatte – beslutter om det skal gis adressesperre til voksne og eventuelle andre husstandsmedlemmer. Barnevernet vurderer adressesperre for barn i barnevernssaker, men varsler politiet om dette. Enkelte kommuner har egne team for å følge opp disse innbyggerne.
Viktigst: I journal skal det ikke oppgis informasjon som gjør at det er mulig for uvedkommende å få tilgang til hvor pasienten befinner seg.
Dersom lokaliserende informasjon finnes i dokumenter som er mottatt eller skrevet, må denne skjules, enten ved at:
• Dokumentet sperres. Skriv da et sammendrag de kliniske opplysningene vi har bruk for i et notat, se BV: Informasjonsbegrensning i Helseplattformen
• Be avsender av henvisning med for mye lokaliserende informasjon om å sende ny henvisning uten lokaliserende informasjon. Makulere det første dokumentet.
Adresseinformasjon skal ikke gis ut til noen for pasienter som har Sperret adresse, strengt fortrolig (kode 6). Adresseinformasjon skal ikke registreres i HP.
Ved sperret adresse vil Personopplysninger i Helseplattformen vise
o Gateadresse: Sperret adresse
o Poststed: 9999 Ukjent postkontor
o Trygdekontor: 9999 Ukjent trygdekontor
Ved sperring rekvirert av Politi brukes registrert postadresse i Folkeregisteret: SOT6, Postboks 2094 Vika, 0125 Oslo
Ved sperring rekvirert av Barnevern brukes registrert postadresse i Folkeregisteret: Skatteetaten Hammerfest, Postboks 403, 9615 Hammerfest
Merk at adressene kan endre seg. Det er alltid gjeldende adresse i Folkeregisteret som skal vises under permanent adresse i Helseplattformen.
Helseforetakets (NB! ikke sykehusets) kommunenummer registreres som Trygdekontor/kommunenummer (i henhold til kap 5.3 i ISF-veileder for registrering av kommunenummer): Dette skal oppdateres under permanent adresse
o St. Olavs hospital: 5001
o Helse Møre og Romsdal: 5007
o Helse Nord-Trøndelag: 5037
Registrering i Helseplattformen ved sperret adresse, strengt fortrolig:
Brukerveiledning HP: Pasienter med sperret adresse- Kode 6,7 og 4
|
Aktivitet KA/DL |
Bruk |
Aksjon – pasient på sperrekode 6 |
Kommentar |
|
Ankomstregistrering |
Ja |
Pasient må identifisere seg med legitimasjon Registrer en «Ett-klikks-avtale» Pasient sjekkes inn |
|
|
Adresseregistrering |
Nei |
Det er kun ved behov for å sende noe pr. post, at adresseopplysning skal registreres
Dersom aktuelt skal adresseregistrering utføres av eget personell med tilgang til Folkeregisteret, slik at de kan gjøre oppslag og verifisere. • Angi SOT6 eller Skatteetaten Hammerfest under adressetype Konfidensiell Se brukerveiledning Registrering av pasientopplysninger.
Økonomiavdelingen må registrere kommunenummer under permanent adresse (hvis ikke utført av sluttbruker) |
NB! Andre adresser skal ikke registreres under fanene: Midlertidig, Konfidensiell eller Korrespondanse
Helseplattformen sørger for at konfidensiell adresse fjernes når pasienten avkodes (ikke lenger har strengt fortrolig adresse). |
|
Besøksregistrering |
Ja |
Egenandeler 201b og 204b skal ikke kreves. Takstkode T0 benyttes istedenfor.
Timen registreres etter gjennomføring, men pasienten kreves ikke for egenandel, verken på poliklinikk ved kortbetaling, eller ved at giro sendes.
|
Ingen giro skal sendes.
|
|
Dokumentasjon i pasientjournal |
Ja |
Ikke bruk navn på pasient, pårørende eller andre kontaktpersoner. Ikke bruk stedsnavn eller navn på skole, arbeidssted og liknende som kan gi informasjon om hvor pasienten befinner seg. |
Ved behandling som strekker seg over tid, kan det være hensiktsmessig å sperre dokumentasjonen. Ved akutte forløp er det svært utfordrende å ha sperret dokumentasjon fordi man ikke vet hvem som trenger informasjonen på forhånd. Trusseltiltakene må ikke være så strenge at pasienten ikke kan motta forsvarlig helsehjelp. |
|
e-meldinger NHN |
Ja |
Det er mulig å motta og sende henvisninger, epikriser, brev etter poliklinikk, lab-svar og røntgensvar |
Opplysningene sendes kryptert i helsenettet. |
|
e-resept barn 0-16 år |
tja |
Bruk «Låst resept»
For barn mellom 12 til 16 år kan man i tillegg benytte vergeinnsynsreservasjon på e-resepten (skjult resept) hvis trusselutøver har foreldreansvar. Dette må utføres av legen som skriver den enkelte resep
Særlig utfordrende i situasjoner hvor barnevernet har overtatt ansvaret, men det juridiske ikke er avklart ennå. Da vil de fortsatt ha tilgang til e-resepter og kjernejournal.
Foreldre mister innsynsrett i barnets resepter automatisk ved fylte 16 år. |
Se Brukerveiledning: e-resept, kap. 9
Se også skrivet fra Apotekerforeningen som ligger relatert
Dersom barnet har fått adressesperre kode 6/7 vil ingen har tilgang til informasjon på helsenorge.no om barn som har adressesperre kode 6/7, selv ikke om egne barn. Hvis foreldre er fradømt foreldreansvar, vil de ikke ha tilgang til e-resept for barnet. Samme gjelder barn av forelder som har fått kode 6.
|
|
e-resept voksne |
Ja |
Bruk «Låst resept» |
Se Brukerveiledning: e-resept, kap. 9 |
|
Fastlege |
Nei |
For pasienter med kode 6 får man ikke treff på fastlege ved søk i fastlegeregisteret. Kommuniser med henvisende lege hvis behov. |
Se Timebestilling/ kommunikasjonsmetode for hvordan
HP gjør en manuell sletting av fastlege |
|
Henvisning |
Ja |
Henvisning registreres og vurderes
NB! Dersom elektronisk henvisning er påført bostedsadresse til pasient, må henvisning skrives ut, elektronisk henvisning sperres, og en sladdet versjon av henvisningen skannes inn. |
Risiko for at info om at pasienten er i behandling hos oss kan lekke. Ta kontakt med dok. senteret for hjelp |
|
Ikke-møtt-gebyr |
Nei |
Gebyr for ikke-møtt skal ikke kreves.
|
Ingen giro skal sendes |
|
Innleggelse- Privat kontakt
|
Ja |
Registrer «Ja» i feltet «Privat kontakt under innleggelsesdetaljer Helsepersonell som ikke er ansatt på avdelingen hvor pasienten er lagt inn må registreres i helsefaglig team i en tidsbegrenset periode for å få tilgang til pasient |
Du vil få- treff på pasientens navn, men ikke se informasjon om pasienten Brukerveiledning: Skjerming av navn på tavler og i lister |
|
Kjernejournal |
Nei |
Kjernejournal kan ikke oppdateres da pasienter med sperrekode 6 ikke har kjernejournal |
Etterregistrering kan ved behov skje ved kontakt med pasienten etter at adressesperren er fjernet og kjernejournalen igjen er tilgjengelig |
|
Mobiltelefon |
Ja |
Registrer telefonnummer som du får fra pasienten selv, kommune eller politi. Pasienten får hjelp til å anskaffe kryptert og anonym telefon.
|
Ikke bruk telefonnummer du har funnet på telefonkataloger på internett da det kan være etablert/kontrollert av trusselutøver. |
|
Pasientreiser/Nissy |
Nei |
Forklar at pasienten må dekke reise selv, og kreve refusjon fra Pasientreiser etterskuddsvis. Gi pasienten manuelt utfylt bekreftelse på kontakten. |
Pasientreiser-systemet kan ikke brukes ennå, pga skjerming av opplysninger er for dårlig i den nasjonale løsningen. |
|
Registrere helsekontakter i Helseplattformen |
Nei |
Helsekontakter vi samarbeider med registreres i Helsefaglig team for pasienten. Det anbefales å registrere de ulike helsekontaktene med tidsbegrensning
|
Det er anbefalt å bruke elektronisk kommunikasjon (brev, epikriser, dialogmeldinger). Helsemeldinger sendes kryptert og elektronisk via helsenettet, ikke via internett |
|
Relasjoner - Pårørende |
Ja |
Pårørende kan registreres med navn, rolle og telefonnummer Ikke bruk funksjonaliteten: «Koble pasient». Ikke registrer pårørendes adresse
|
Ikke registrer informasjon om potensielle trusselutøvere |
|
Sakarkiv – klagesak/kopi av journal m.v. |
Nei |
Rutiner for registrering i Elements må utarbeides |
Krav om innsyn i journal, klagesak osv. må håndteres manuelt på papir |
|
Sende brev/kommunikasjon |
Nei |
Dersom pasienten enten har HelsaMi, Digipost eller Eboks; bruk det
Ikke send brev, men avtal én av følgende metoder for å gi beskjed om time: • Telefon til henviser • telefon til pasient • SMS til pasient • E-post dersom pasient har verifisert epost adresse |
Fysiske brev bør brukes minst mulig. Hvis man MÅ sende brev, skriv det ut på lokal skriver og pakk i dobbel og anonymisert konvolutt
Pasientens navn skal ikke stå på ytterste konvolutt. På innerste konvolutt skal kun pasientens navn stå.
Sendes til adresse SOT6 eller Skatteetaten Hammerfest |
|
SMS til pasient |
Ja |
Ring eller send SMS til pasienten utenfor HP på verifisert nummer. |
Se Mobiltelefon |
|
SMS til pasient fra HP |
Nei |
Se SMS til pasient og Timebestilling |
|
|
Timebestilling/kommunikasjonsmetode |
Nei |
• Bruk gjerne video/telefonkonsultasjon når dette er mulig. • Fysiske timer skal ikke planlegges på forhånd i Helseplattformen. • Sperr timen på behandlerens ressurs i timeboka. Skriv inn «HP PID og formål med timen» • Opprett en ad hoc time når pasienten møter
|
Ingen vet hvor pasienten befinner seg fysisk ved video/telefon
Det er ikke mulig skjule timebestillingen i HP. Ved å ikke timebestille, men kun sperre tidsperiode på aktuell ressurskode, reduseres risikoen for å gi ut informasjon om planlagt time ved en feil.
Ved utsending av brev til pasient sjekker Helseplattformen om pasienten har HelsaMi. Dersom ikke pasienten har HelsaMi sjekker systemet om har Digipost eller e-Boks. Dersom pasienten heller ikke har dette sendes skrives brev ut maskinelt til Tønsberg |
|
Tilgangsstyring |
|
Tilgang til å åpne journal på en pasient som ikke har en planlagt kontakt reguleres ved at man: • har fått tildelt subtemplat som gir denne tilgangen • er lagt til i det helsefaglige teamet. • er innlogget på en avdeling der det er bestemt at en skal få tilgang dersom en slik pasient tar kontakt |
Dersom pasienten har en planlagt time eller er innlagt vil alle med tjenstlig behov kunne åpne pasientjournalen.
Den som legger inn ansatte i helsefaglig team bør legge inn tidsbegrensning |
|
Vaksiner |
|
Vaksiner som administreres på sykehuset må registreres manuelt på SYSVAK- registreringsskjema. Skjema sendes til Folkehelseinstituttet (FHI) |
fordi når vaksinen er satt vil det i Sysvak vises hvilke vaksinekontor som har satt vaksinen (HP jobber med et banner som forteller riktig arbeidsflyt |
• Sperret adresse i Folkeregisteret er et beskyttelsestiltak for personer som er utsatt for trusler mot liv og helse. Offentlige myndigheter kan bruke adresse til person med kode 7, men ikke gi den ut. Private må søke Kripos om å få adresse til person med kode 7.
• Det er tillatt for sykehuset å bruke denne adressen i samhandling med andre offentlige instanser, men adressen kan ikke videreformidles til private (uansett hvem som spør).
• Ved sperret adresse vil Personopplysninger i Helseplattformen vise
o Gateadresse: Sperret adresse
o Poststed: 9999 Ukjent postkontor
o Trygdekontor: 9999 Ukjent trygdekontor
Registrering i Helseplattformen ved sperret adresse, fortrolig:
|
Aktivitet KA/DL |
Bruk |
Aksjon – pasient på sperrekode 7 |
Kommentar |
|
Adresseregistrering |
Nei |
Adresseopplysning registreres av eget personell med tilgang til Folkeregisteret, slik at de kan gjøre oppslag og verifisere.
Angi adresse fra Folkeregisteret under adressetype Konfidensiell
Kodekontor må korrigere postnummer fra 9999 til angitt postnummer i Folkeregisteret og registrere korrekt kommunenummer |
Sykehuset kan bruke adressen til å sende info til pasienten, men den skal ikke gis ut til privat tredjepart |
|
Besøksregistrering |
Ja |
Egenandel og andre takster kreves som vanlig
|
Betaling kan kreves via kortbetaling eller giro |
|
Dokumentasjon i EPJ |
Ja |
|
|
|
e-meldinger NHN |
Ja |
Det er mulig å motta og sende henvisninger, epikriser, brev etter poliklinikk, labsvar og røntgensvar |
|
|
e-resept voksne |
Ja |
Anbefales brukt |
|
|
Fastlege |
Ja |
|
|
|
Henvisning |
Ja |
Registrer henvisning og vurdering i Helseplattformen |
|
|
Ikke-møtt-gebyr |
Ja |
Gebyr for ikke-møtt kreves.
|
Giro sendes |
|
Innleggelse- Privat kontakt |
Ja |
Man kan registrere «Ja» i feltet «Privat kontakt under innleggelsesdetaljer, dersom pasienten ønsker det |
|
|
Kjernejournal |
Ja |
|
|
|
Mobiltelefon |
Ja |
|
|
|
Pasientreiser/Nissy |
Nei |
Forklar at pasienten må dekke reise selv, og kreve refusjon fra Pasientreiser etterskuddsvis. Gi pasienten bekreftelse på kontakten. |
Pasientreiser-systemet kan ikke brukes ennå, pga skjerming av opplysninger er for dårlig i den nasjonale løsningen. |
|
Registrere helsekontakter i Helseplattformen |
Ja |
Det er anbefalt å bruke elektronisk kommunikasjon (brev, epikriser, dialogmeldinger). |
Helsemeldinger sendes kryptert og elektronisk via helsenettet, ikke via internett |
|
Relasjoner - Pårørende |
Ja |
Kan registreres, men vi må definere pårørende i samarbeid med pasienten, kommunen eller politiet og ikke kommunisere med andre. |
|
|
Sakarkiv – klagesak/kopi av journal m.v. |
Ja |
Sykehus er offentlig virksomhet. Kan benyttes som vanlig |
|
|
Sende brev |
Ja |
|
|
|
SMS til pasient fra PAS/MW2P |
Ja |
|
|
|
Timebestilling |
Ja |
Timebestilling utføres som vanlig |
|
|
Vaksiner |
Ja |
Vaksiner som administreres på sykehuset må registreres manuelt på SYSVAK- registreringsskjema. Skjema sendes til Folkehelseinstituttet (FHI) |
fordi når vaksinen er satt vil det i Sysvak vises hvilke vaksinekontor som har satt vaksinen (HP jobber med et banner som forteller riktig arbeidsflyt |
3. Sperret adresse, klientadresse (kode 4)
• En Klientadresse i Folkeregisteret betyr at pasienten er i institusjon over lengre tid. Det er ikke tillatt å gi ut informasjon om adressen til private. Det må pasienten gjøre selv.
Eksempel på klientadresse: Fengsel, asylmottak, barnevernsinstitusjon, annen langtidsinstitusjon. Klientadresse er fortrolig. Det er tillatt for sykehuset å bruke denne adressen, men adressen kan ikke videreformidles til andre private (uansett hvem som spør).
• Ved sperret adresse vil Personopplysninger i Helseplattformen vise:
o Gateadresse: Sperret adresse
o Poststed: 9999 Ukjent postkontor
o Trygdekontor: 9999 Ukjent trygdekontor
Registrering i Helseplattformen ved sperret adresse, klientadresse:
|
Aktivitet KA/DL |
Bruk |
Aksjon – pasient på sperrekode 4 |
Kommentar |
|
Adresseregistrering |
Ja |
Adresseopplysning registreres av eget personell med tilgang til Folkeregisteret, slik at de kan gjøre oppslag og verifisere.
Angi adresse fra Folkeregisteret under adressetype Midlertidig
Økonomiavdelingen må korrigere postnummer fra 9999 til angitt postnummer i Folkeregisteret og registrere korrekt kommunenummer |
Sykehuset kan bruke adressen til å sende info til pasienten, men den skal ikke gis ut til privat tredjepart
Ta kontakt med økonomiavdelingen ved behov for rask oppdatering
|
|
Besøksregistrering |
Ja |
Egenandeler og andre takster kan kreves.
|
Betaling kan kreves via kortbetaling eller giro |
|
Dokumentasjon i EPJ |
Ja |
|
|
|
e-meldinger NHN |
Ja |
Det er mulig å motta og sende henvisninger, epikriser, brev etter poliklinikk, labsvar og røntgensvar |
|
|
e-resept voksne |
Ja |
Anbefales brukt |
|
|
Fastlege |
Ja |
|
|
|
Henvisning |
Ja |
Registrer henvisning og vurdering i Helseplattformen |
|
|
Ikke-møtt-gebyr |
Ja |
Gebyr for ikke-møtt kreves.
|
Giro sendes |
|
Kjernejournal |
Ja |
|
|
|
Mobiltelefon |
Ja |
|
|
|
Pasientreiser/Nissy |
Nei |
Forklar at pasienten må dekke reise selv, og kreve refusjon fra Pasientreiser etterskuddsvis. Gi pasienten bekreftelse på kontakten. |
Pasientreiser-systemet kan ikke brukes ennå, pga skjerming av opplysninger er for dårlig i den nasjonale løsningen. |
|
Registrere helsekontakter |
Ja |
Det er anbefalt å bruke elektronisk kommunikasjon (brev, epikriser, dialogmeldinger). |
Helsemeldinger sendes kryptert og elektronisk via helsenettet, ikke via internett |
|
Relasjoner - Pårørende |
Ja |
Kan registreres, men vi må definere pårørende i samarbeid med pasienten, kommunen eller politiet og ikke kommunisere med andre. |
|
|
Sakarkiv – klagesak/kopi av journal m.v. |
Ja |
Sykehus er offentlig virksomhet. Kan benyttes som vanlig |
|
|
Sende brev |
Ja |
|
|
|
SMS til pasient fra PAS/MW2P |
Ja |
|
|
|
Timebestilling |
Ja |
Timebestilling utføres som vanlig |
|