Aktivitet

Bruk

Aksjon på adressesperre «Strengt fortrolig»

Kommentar

Ankomstregistrering

Ja

Pasient må identifisere seg med legitimasjon.

Registrer en «Ett-klikks-avtale».

Pasient sjekkes inn.

Adresseregistrering

Nei

Det er kun ved behov for å sende noe pr. post, at adresseopplysning skal registreres.

Dersom aktuelt skal adresseregistrering utføres av eget personell med tilgang til Folkeregisteret, slik at de kan gjøre oppslag og verifisere.

·         Angi SOT6 eller Skatteetaten Hammerfest under adressetype Konfidensiell.

Se brukerveiledning Registrering av pasientopplysninger.

Økonomiavdelingen må registrere kommunenummer under permanent adresse (hvis ikke utført av sluttbruker).

NB! Andre adresser skal ikke registreres under fanene: Midlertidig, Konfidensiell eller Korrespondanse.

Helseplattformen sørger for at konfidensiell adresse fjernes når pasienten avkodes (ikke lenger har strengt fortrolig adresse).

St. Olavs hospital: 5001

Helse Møre og Romsdal: 1508

Helse Nord-Trøndelag: 5037

Besøksregistrering

Ja

Egenandeler 201b og 204b skal ikke kreves. Egenandelsfritak T0 benyttes istedenfor.

Timen registreres etter gjennomføring, men pasienten kreves ikke for egenandel.

Ingen giro skal sendes.

Dokumentasjon i pasientjournal

Ja

Ikke bruk navn på pasient, pårørende eller andre kontaktpersoner.

Ikke bruk stedsnavn eller navn på skole, arbeidssted og liknende som kan gi informasjon om hvor pasienten befinner seg.

Ved behandling som strekker seg over tid, kan det være hensiktsmessig å sperre dokumentasjonen. Ved akutte forløp er det svært utfordrende å ha sperret dokumentasjon fordi man ikke vet hvem som trenger informasjonen på forhånd. Trusseltiltakene må ikke være så strenge at pasienten ikke kan motta forsvarlig helsehjelp.

e-meldinger NHN

Ja

Det er mulig å motta og sende henvisninger, epikriser, brev etter poliklinikk, lab-svar og røntgensvar.

Opplysningene sendes kryptert i helsenettet.

e-resept barn 0-16 år

tja

Bruk «Låst resept».

For barn mellom 12 til 16 år kan man i tillegg benytte vergeinnsynsreservasjon på e-resepten (skjult resept) hvis trusselutøver har foreldreansvar. Dette må utføres av legen som skriver den enkelte resept.

Særlig utfordrende i situasjoner hvor barnevernet har overtatt ansvaret, men det juridiske ikke er avklart ennå. Da vil de fortsatt ha tilgang til e-resepter og kjernejournal.

Foreldre mister innsynsrett i barnets resepter automatisk ved fylte 16 år.

Se Brukerveiledning: e-resept, kap. 9

Dersom barnet har fått adressesperre kode 6/7 vil ingen har tilgang til informasjon på helsenorge.no om barn som har adressesperre kode 6/7, selv ikke om egne barn.

Hvis foreldre er fradømt foreldreansvar, vil de ikke ha tilgang til e-resept for barnet. Samme gjelder barn av forelder som har fått kode 6.

e-resept voksne

Ja

Bruk «Låst resept».

 Se Brukerveiledning: e-resept, kap. 9

Fastlege

Nei

For pasienter med adressesperre «Strengt fortrolig» får man ikke treff på fastlege ved søk i fastlegeregisteret.

Kommuniser med henvisende lege hvis behov.

Se Timebestilling/ kommunikasjonsmetode for hvordan

HP gjør en manuell sletting av fastlege.

Henvisning

Ja

Henvisning registreres og vurderes.

NB! Dersom elektronisk henvisning er påført bostedsadresse til pasient, må henvisning skrives ut, elektronisk henvisning sperres, og en sladdet versjon av henvisningen skannes inn.

Risiko for at info om at pasienten er i behandling hos oss kan lekke.

Ta kontakt med dok. senteret for hjelp.

Ikke-møtt-gebyr

Nei

Gebyr for ikke-møtt skal ikke kreves.

Ingen giro skal sendes.

Innleggelse- Privat kontakt

Ja

Registrer «Ja» i feltet «Privat kontakt under innleggelsesdetaljer.

Helsepersonell som ikke er ansatt på avdelingen hvor pasienten er lagt inn må registreres i helsefaglig team i en tidsbegrenset periode for å få tilgang til pasient.

Du vil få- treff på pasientens navn, men ikke se informasjon om pasienten.

Brukerveiledning: Skjerming av navn på tavler og i lister

Kjernejournal

Nei

Kjernejournal kan ikke oppdateres da pasienter med adressesperre «Strengt fortrolig» ikke har kjernejournal.

Etterregistrering kan ved behov skje ved kontakt med pasienten etter at adressesperren er fjernet og kjernejournalen igjen er tilgjengelig.

Mobiltelefon

Ja

Registrer telefonnummer som du får fra pasienten selv, kommune eller politi. Pasienten får hjelp til å anskaffe kryptert og anonym telefon.

Ikke bruk telefonnummer du har funnet på telefonkataloger på internett da det kan være etablert/kontrollert av trusselutøver.

Pasientreiser/Nissy

Nei

Forklar at pasienten må dekke reise selv, og kreve refusjon fra Pasientreiser etterskuddsvis.

Gi pasienten manuelt utfylt bekreftelse på kontakten.

Pasientreiser-systemet kan ikke brukes ennå, pga skjerming av opplysninger er for dårlig i den nasjonale løsningen.

Registrere helsekontakter i

Helseplattformen

Nei

Helsekontakter vi samarbeider med registreres i Helsefaglig team for pasienten. Det anbefales å registrere de ulike helsekontaktene med tidsbegrensning.

Det er anbefalt å bruke elektronisk kommunikasjon (brev, epikriser, dialogmeldinger).

Helsemeldinger sendes kryptert og elektronisk via helsenettet, ikke via internett.

Relasjoner - Pårørende

Ja

Pårørende kan registreres med navn, rolle og telefonnummer

Ikke bruk funksjonaliteten: «Koble pasient». Ikke registrer pårørendes adresse.

Ikke registrer informasjon om potensielle trusselutøvere.

Sakarkiv – klagesak/kopi av journal m.v.

Nei

Rutiner for registrering i Elements må utarbeides.

Krav om innsyn i journal, klagesak osv. må håndteres manuelt på papir.

Sende brev/kommunikasjon

Nei

Dersom pasienten enten har HelsaMi, Digipost eller Eboks; bruk det.

Ikke send brev, men avtal én av følgende metoder for å gi beskjed om time:

·         Telefon til henviser

·         telefon til pasient

·         SMS til pasient

E-post dersom pasient har verifisert epost adresse.

Fysiske brev bør brukes minst mulig.

Hvis man MÅ sende brev, skriv det ut på lokal skriver og pakk i dobbel og anonymisert konvolutt.

Pasientens navn skal ikke stå på ytterste konvolutt. På innerste konvolutt skal kun pasientens navn stå.

Sendes til adresse SOT6 eller Skatteetaten Hammerfest.

SMS til pasient

Ja

Ring eller send SMS til pasienten utenfor HP på verifisert nummer.

Se Mobiltelefon

SMS til pasient fra HP

Nei

Se SMS til pasient og Timebestilling.

Timebestilling/kommunikasjonsmetode

Nei

•       Bruk gjerne video/telefonkonsultasjon når dette er mulig.

·         Fysiske timer skal ikke planlegges på forhånd i Helseplattformen.

·         Sperr timen på behandlerens ressurs i timeboka. Skriv inn «HP PID og formål med timen»

·         Opprett en ad hoc time når pasienten møter.

Ingen vet hvor pasienten befinner seg fysisk ved video/telefon.

Det er ikke mulig skjule timebestillingen i HP. Ved å ikke timebestille, men kun sperre tidsperiode på aktuell ressurskode, reduseres risikoen for å gi ut informasjon om planlagt time ved en feil.

 Ved utsending av brev til pasient sjekker Helseplattformen om pasienten har HelsaMi. Dersom ikke pasienten har HelsaMi sjekker systemet om har Digipost eller e-Boks. Dersom pasienten heller ikke har dette sendes skrives brev ut maskinelt til Tønsberg.

Tilgangsstyring

Hvis pasienten har en kontakt ved en poliklinikk vil ansatte som er innlogget samme poliklinikk ha tilgang til journalen.

Hvis pasienten er innlagt, vil ansatte innlogget ved sengeposten hvor pasienten er innlagt ha tilgang til journal.

For pasienter som ikke har en kontakt (enten et poliklinisk besøk eller innleggelse), og det er behov for tilgang til journal, skal man som hovedregel legges til i pasientens helsefaglige team.

For koordinator i akuttmottak og andre som har ansvar for å legge ansatte i helsefaglig team eksisterer det egne regler som ivaretar tilgang.

Når ansatte gis tilgang til pasientens journal ved å legges i helsefaglig team skal det legges inn tidsbegrensning (fra- og til-dato).

Ved usikker identitet på personen som ber om tilgang til journal via helsefaglig team, bruk sikker chat for å bekrefte identitet.

Vaksiner

Vaksiner som administreres på sykehuset må registreres manuelt på SYSVAK- registreringsskjema. Skjema sendes til Folkehelseinstituttet (FHI).

fordi når vaksinen er satt vil det i Sysvak vises hvilke vaksinekontor som har satt vaksinen (HP jobber med et banner som forteller riktig arbeidsflyt).