Innledning
E-meldinger brukes for elektronisk kommunikasjon om pasienter mellom helseaktører via tjenestebasert adressering. Meldingene går internt i Helseplattformen for aktører som bruker Helseplattformen. Mot eksterne går meldingene via Norsk helsenett. Hvilke meldinger som skal brukes til hva, og hvilket innhold de skal ha er regulert i nasjonale og regionale retningslinjer.
Ansvarsfordelingen mellom sykehusene og Helseplattformen i forhold til oppfølging av meldinger er beskrevet i Ansvarsmatrise e-meldinger i Helseplattformen.
Som hovedregel skal alle arbeidslister for henvisning og e-meldingsrelaterte In Basket meldinger følges opp daglig, alle hverdager.
Hensikt og omfang
Prosedyren beskriver ansvarsfordeling internt i det enkelte HF i forhold til håndtering av e-meldinger og eventuelle feilmeldinger. Ved “sørge for”- ansvar kan det gjøres lokale tilpasninger som ikke er beskrevet i prosedyren. Prosedyren gjelder for alle ansatte.
Arbeidsbeskrivelse
|
Utføres av |
Ansvar/Arbeidsoppgave |
|
Foretakets e-helse avdeling |
· Representere HF-et i forvaltning-, feilretting- og forbedringsarbeid relatert til e-meldinger sammen med andre aktører. · Bistå klinikkene og eventuelt dokumentasjonssenter i håndtering av e-meldinger og meldinger som har feilet ved utsending · Sørge for håndtering av følgende arbeidslister, In Basket grupper og Dashbord/ rapporter: Arbeidslister o <HF> Parent Henvist til <HF> o <HF> Parent Vurdering o <HF> Parent Ferdig vurdert o <HF> Parent Avbrutte henvisninger o <HF> Parent Avviste og lukkede henvisninger med åpne henvisningsperioder o <HF> Parent Henvisning sendt ekstern mottaker, men har åpen henvisningsperiode o <HF> Parent viderehenvist til ekstern mottaker o <HF> Arbeidsliste for henvisninger hvor Henvist-til-avdeling er feil o Kun St.Olavs hospital: § STO Henvisninger sendingsfeil § STO Parent avviste henvisninger hvor rett til helsehjelp=3,4 eller mangler In Basket grupper o <HF>Henvisning sendingsfeil o <HF><lokasjon> <Psykiatri/somatikk>(oppsamling) PLO-melding o In Basket gruppe som inneholder feilede oppgavemeldinger (ulike navn i hvert HF)
Dashbord «E-meldinger i mine avdelinger (HF)» o Ubehandlede feilmeldinger for sendte
PLO, o Ubehandlede feilmeldinger for sendte o Ubehandlede feilmeldinger – Avsender mangler HER-ID o Henvisninger på arbeidsliste, ta kontakt med klinikk dersom arbeidslister vokser uforholdsmessig mye |
|
Foretakets ansvarlige for |
Sørge for at foretaket ivaretar forpliktelser i samarbeidsavtalen og tar kontakt med klinikkene ved behov |
|
Klinikksjef med stab |
Sørge for at rapporter for egen klinikk overvåkes, og at nødvendig tiltak iverksettes ved behov: Dashbord «E-meldinger i mine avdelinger (HF)» o Ubehandlede PLO, dialog og epikrisemeldinger i In Basket o Henvisninger på arbeidsliste (du ser henvisninger tilknyttet den avdelingen du er innlogget på) o Ubehandlede oppgavemeldinger o Epikrisestatus- Døgnopphold o Epikrisestatus- Dagkirurgi o Epikrisestatus- Poliklinisk
Dashbord «Leder - Medisinskfaglig ansvarlig (HF)» o Ubekreftede bildediagnostiske resultater - Mine avdelinger o Ubekreftede patologiresultater - Mine avdelinger |
|
Klinikkene, leder merkantil |
· Sørge for håndtering av meldinger i “ADM In Basket” tilknyttet tjenesteadresser i egen klinikk · Sørge for håndtering av arbeidslister for henvisning tilknyttet tjenesteadresser i egen klinikk, se dashbord «Merkantil–daglig og ukentlig oppfølging» o <HF> <tjenesteadresse> § eks. STO Blodsykdommer o <HF> Vurdering <subgruppe> § eks STO Vurdering gynekologi kreft o <HF> Ferdig vurdert <subgruppe> § eks STO Ferdig vurdert gynekologi kreft o <HF> <tjenesteadresse>vurdering – Feil/mangler subgruppe o <HF> <Tjenesteadresse>ferdig vurdert – Feil/mangler subgruppe o <HF> Avbrutte henvisninger <tjenestetype> <sted/funksjon> o
<HF>
Avviste og lukkede henvisninger med åpenhenvisningsperiode <tjenestetype> o Kun St.Olavs hospital § STO Avviste henvisninger hvor rett til helsehjelp = 3,4 eller mangler<tjenesteadresse> |
|
Klinikkene, leder sykepleie |
· Sørge for håndtering av mottatte meldinger i «PLO - In Basket gruppene» · Etablere rutiner for at det ved kommunikasjon om pasienter med kommunale tjenester o sjekkes at melding er mottatt elektronisk av kommunen (Se etter grønn hake i Tidslinje for e-meldinger). Gjelder meldingstypene § Melding om innlagt pasient § Helseopplysning § Dialogmelding § Melding om utskrevet § Utskrivningsrapport § Epikrise o tas telefonisk kontakt med aktuell kommune dersom melding feiler ved utsending (grønn hake mangler) for å gi informasjon om innhold i meldingen, se Telefonnummer kommuner Midt-Norge o sjekkes om feil er meldt dersom problem med meldingsutveksling, se under driftsmeldinger på Helseplattformens kundeportal. Ring 03612 eller meld sak på Hemit torget dersom feil ikke er meldt. |
|
Foretakets avdeling for bildediagnostikk |
Se ansvarsmatrise for hvilke arbeidslister, statusrapporter, rapporter, In Basket grupper og MTM-statuser avdelingen har ansvar for. |
|
Laboratoriemedisinsk klinikk |
Laboratoriesvar sendes inntil alle HF er på Helseplattformen via HEMIT, se ansvarsmatrise for hva lab har ansvar for. |
|
Ansatte |
Alle · Håndtere personlig In Basket · Håndtere meldinger i gruppepostkasser i In Basket man er innmeldt i · Håndtere meldinger på arbeidslister man, sammen med andre, har fått ansvar for
Lege/behandler · Sørge for at nødvendige e-meldinger blir sendt til fastlege og andre samarbeidspartnere. Dette gjøres enten ved selv å opprette e-melding eller ved at en oppretter oppgavemelding til sekretær.
Helsepersonell Følge opp nødvendig samhandling med kommuner om pasienter med behov for kommunale tjenester, se brukerveiledning relatert · Innkommende meldinger: Følges opp fortløpende (fra Brain eller oppgaveliste) · Utgående meldinger: Se til at meldingen ble sendt/mottatt i tråd med avdelingens rutine. |
Relatert dokumentasjon/informasjon
For aktuelle lenker og brukerveiledninger, se relatert.