Hensikt og omfang
Felles prosedyre for arkivering av dokumenter i personalmapper. Prosedyren skal sikre at all arkivverdig dokumentasjon om den ansattes arbeidsforhold registreres i arkivsystemet.
Prosedyren gjelder for ansatte som har tjenstlig behov for tilgang og/eller registrering av personaldokumentasjon.
Helse Midt-Norge er jf. arkivloven § 6 pliktig å ha arkiv.
Prosedyren skal sikre ivaretagelse av regler iht. arkivloven, Riksarkivarens forskrift, forvaltningsloven, offentlighetsloven, personopplysningsloven (GDPR), helseforetaksloven, Forskrift om behandling av personopplysninger - og NOARK.
Oversikt over personalmappestrukturen
|
Personalmappe 1 – P1 - Tittel: Personalmappe Fornavn Etternavn – Arbeidsavtaler – Forlengelser – Opphør – Administrasjon av arbeidsforhold |
|
Personalmappe 2 – P2 - Tittel: Personalmappe IA Fornavn Etternavn – Sykefravær – HMS – IA |
|
Personalmappe 3 – P3 - Tittel: Personalforhold Fornavn Etternavn – Andre personalforhold – Disiplinærsaker – Advarsel – mm |
Ansvar/tilgang til personalmapper
Til grunn for tilgangsstyring- og kontroll legges GDPRs prinsipper om tjenstlige behov (berettiget interesse utfra formål).
Arbeidsbeskrivelse
Alle arbeidstakere med arbeidsavtale skal ha personalmappe.
Jf. offl. loven § 13 og fvl. § 13 1. ledd blir alle mappene unntatt offentlighet.
Det skal ikke opprettes personalmapper til følgende ansatte:
Hospitanter, studenter/elever/konsulentinnleie som er her i kortere perioder.
Hva skal dokumenteres i rekrutteringssaken kontra personalmappene
- Se egen rutine for rekrutteringssaker ved Helse Midt-Norge.
Tilgangsstyring
- Tilgangskodene knyttet til personalmappene P1 gis automatisk til ledere via integrasjon til MIM.
-
Tilgangskode til P2 og P3 tildeles
manuelt etter bestilling til arkiv.
- Man skal kun søke opp personalmapper man har tilgang til ved tjenstlig behov. Det føres logg over hvem som har vært inne i mappen og lest.
- Manuell bestilling av tilgang: Send epost til brukerstøtte Elements frem til ny tilgangsadministrasjon er tilgjengelig.
Opprettelse av og tilgang til personalmapper
|
Personalmappe 1 – P1 - Tittel: Personalmappe Fornavn Etternavn - Opprettes automatisk via integrasjon til MIM o for ansatte som oppfyller kravene for å ha personalmappe - Baserer seg på informasjon om den ansatte som er lagt inn i PRS - Dokumentasjon i personalmappene legges inn manuelt av ansattes leder eller den med delegert myndighet - HR/Lønn skal ha full tilgang for å lese og legge inn dokumentasjon de mottar |
|
Personalmappe 2 – P2 - Tittel: Personalmappe IA Fornavn Etternavn - Opprettes av Arkiv/HR/leder ved første korrespondanse - Dokumentasjon i personalmappene legges inn manuelt av ansattes leder eller den med delegert myndighet - HR/Lønn skal ha full tilgang for å lese og legge inn dokumentasjon de mottar |
|
Personalmappe 3 – P3 - Tittel: Personalforhold Fornavn Etternavn - Opprettes ny P3-mappe for hvert forhold - Opprettes ved første korrespondanse - Leder med personalansvar/HR |
Registrering av personalmapper
|
Personalmappe 1 |
Arbeidsavtaler – Forlengelser – Opphør – Adm. av arbeidsforhold |
|
Tittel |
Personalmappe Fornavn Etternavn |
|
Status |
Under behandling |
|
Saksansvarlig |
Leder med personalansvar |
|
Arkivdel |
Personalarkiv - aktiv |
|
Saksmappetype |
Personalmappe P1 |
|
Tilgangskode |
P1 |
|
Lovhjemmel |
Off.l. §13, jfr fvl §13 1.ledd nr.1 Hjemmel kan byttes ved behov avhengig av dokumentets innhold |
|
Obsdato |
Obsdato fylles ut dersom mappen må avsluttes på et senere tidspunkt |
|
Journalenhet |
Vil variere med HF/RF |
|
Bevaring/kassasjon |
Bevares |
|
Ordningsprinsipp/Verdi |
Person- og fødselsnummer**/ AFH 221 |
|
Personalmappe 2 |
Sykefravær – HMS – IA |
|
Tittel |
Personalmappe IA Fornavn Etternavn |
|
Status |
Under behandling |
|
Saksansvarlig |
Leder med personalansvar |
|
Arkivdel |
Personalarkiv - aktiv |
|
Saksmappetype |
Personalmappe P2 |
|
Tilgangskode |
P2 |
|
Lovhjemmel |
Off.l. §13, jfr fvl §13 1.ledd nr.1 Hjemmel kan byttes ved behov avhengig av dokumentets innhold |
|
Journalenhet |
SEN |
|
Bevaring/kassasjon |
Utføres i tråd med GDPR |
|
Ordningsprinsipp/Verdi |
Person- og fødselsnummer**/ AFH 221*** |
|
Personalmappe 3 |
Andre personalforhold – Disiplinærsaker – Advarsel – mm |
|
Tittel |
Tittel: Personalsak Fornavn Etternavn |
|
Status |
Under behandling |
|
Saksansvarlig |
Leder med personalansvar |
|
Arkivdel |
Personalarkiv - aktiv |
|
Saksmappetype |
Personalmappe P3 |
|
Tilgangskode |
P3 |
|
Lovhjemmel |
Off.l. §13, jfr fvl §13 1.ledd nr.1 Hjemmel kan byttes ved behov avhengig av dokumentets innhold |
|
Journalenhet |
SEN |
|
Bevaring/kassasjon |
Bevares |
|
Ordningsprinsipp/Verdi |
Person- og fødselsnummer**/ AFH 221*** |
|
Personalmappe Avsluttet |
Ved opphør av arbeidsforhold |
|
Tittel |
Tittel 1/2/3 Fornavn Etternavn |
|
Status |
Avsluttet |
|
Saksansvarlig |
HR – P1 og P2 overføres til HR ved avslutning |
|
Arkivdel |
Personalarkiv |
|
Saksmappetype |
Personalmappe P1 / P2 / P3 |
|
Tilgangskode |
P1 / P2 / P3 |
|
Lovhjemmel |
Off.l. §13, jfr fvl §13 1.ledd nr.1 Hjemmel kan byttes ved behov avhengig av dokumentets innhold |
|
Journalenhet |
SEN |
|
Bevaring/kassasjon |
Bevares – Bevaringsvurdering skal være gjort før avslutning |
|
Ordningsprinsipp/Verdi |
Person- og fødselsnummer**/ AFH 221*** |
** Ved bruk av PNR (Person- og fødselsnummer) som ordningsprinsipp skal det hukes av for U.Off. i feltet for klassering på saksmappe.
*** Sekundær klassering påføres ved kvalitetskontroll på nyopprettede personalmapper. Utføres av sakarkivet.
Ferdigstille personalmapper
|
Personalmappe 1 – P1 - Tittel: Personalmappe Fornavn Etternavn - Ansvar ligger hos saksbehandler i personalsystemet (TP). - Kvalitetssikre dokumentasjonen o Påse at all dokumentasjon iht. rutine er i personalmappe - Fjerne alle restanser - Hvis du har behov for å ferdigstille personalmappa på senere tidspunkt påføres en oppfølgingsdato «Obsdato» på personalmappa - Endre status på saksmappen til «Status F» |
|
Personalmappe 2 – P2 - Tittel: Personalmappe IA Fornavn Etternavn - Ansvar ligger saksansvarlig - Kvalitetssikre dokumentasjonen o Utføre bevaringsvurdering iht GDPR (sette til status utgått dersom dokumenter skal makuleres) o Påse at all dokumentasjon iht rutine er i personalmappe - Fjerne alle restanser - Endre status på saksmappen til «Status F» |
|
Personalmappe 3 – P3 - Tittel: Personalforhold Fornavn Etternavn - Ansvar ligger hos saksansvarlig - Kvalitetssikre dokumentasjonen o Utføre bevaringsvurdering iht GDPR (sette til status utgått dersom dokumenter skal makuleres) o Påse at all dokumentasjon iht. rutine er i personalmappe - Fjerne alle restanser - Endre status på saksmappen til «Status F» |
Merk:
Arkivet avslutter ferdigstilte personalmapper, endrer fra status F til status A.
Arbeidstakers innsynsrett:
Arbeidstaker kan be om innsyn i egen personalmappe, innsynskrav vurderes i samråd med HR-seksjonen.
Tilgang til personaldokumentasjon i historiske baser
Ved forespørsel om dokumenter fra personalmapper i historiske baser må leder forhøre seg med HR, dette for å avklare hvilke dokumenter det kan gis innsyn i.
Se vedlegg 1 for beskrivelse av dokumenter som skal arkiveres i personalmappene