1         Eierstyring og styring av tjenester

Styringsmodellen har tre sentrale roller:

 

1.       Premissgiver (Helse Midt-Norge RHF - styre og ledelse) som skal gi strategiske føringer og investeringsrammer for IKT

2.       Kunde/bestiller (helseforetak og HMN RHF som kunde) som skal prioritere, stille krav, utvikle, bestille og betale for tjenestene

3.      Tjenesteleverandør (Hemit og Helseplattformen AS) som skal produsere og levere tjenestene i henhold til avtaler inngått med kunde/bestiller. Tjenesteleverandør skal forvalte sin oppdragsportefølje til beste for eiers og helseforetakenes interesser, samt proaktivt gi kundene råd om utvikling av tjenestene.

 

 

Premissgiverrollen

Helse Midt-Norge RHF setter mål og stiller krav til virksomheten, og beslutter strategiske tiltak. HMN RHF etablerer økonomiske rammer og kostnadsfordelingsmodeller for IKT. HMN RHF setter også mål for operative planer innen IKT-området.

 

HMN RHF utøver sitt eierskap gjennom foretaksmøtet. For Helseplattformen AS vil eierstyring utføres i generalforsamlingen sammen med øvrige eiere av selskapet.

 

Eierstyringen overfor tjenesteleverandørene operasjonaliseres gjennom tjenesteleverandørenes styrer. I Helseplattformen AS sitt styre vil helseregionen være representert sammen med øvrige eiere av selskapet.  

 

Følgende er styrenes oppgaver:

·         Fastsette budsjett og planer for virksomheten

·         Kontroll av virksomheten (risiko, internkontroll, informasjonssikkerhet, økonomi, kundetilfredshet, arbeidsmiljø, sykefravær)

·         Overordnet organisering av virksomheten

 

Kunderollen

Kunden stiller krav til, prioriterer og beslutter utvikling av felles løsninger innenfor sine økonomiske rammer. Tjenestestyringen operasjonaliseres gjennom definerte møteplasser, roller og ansvar.

 

Følgende saker inngår i tjenestestyringen av IKT:

·         Oppfølging av tjenesteavtaler

·         Etablere og vedlikeholde en beslutningsstruktur for utvikling av IKT-porteføljen

·         Planlegging, prioritering og oppfølging/optimalisering av gjennomføring av endringer/utvikling

·         Forvaltning av prosesser og løsninger

·         Portefølje- og arkitekturstyring

·         Informasjonsforvaltning

·         Informasjonssikkerhet

·         Gevinstrealisering

·         Måling og oppfølging av kundetilfredshet

 

Tjenesteleverandørrollen

Tjenesteleverandørene deltar i tjenestestyringen, og er ansvarlig for å identifisere behov og muligheter, samt å utrede og estimere løsninger som besluttes i tjenestestyringen. Tjenesteleverandørene vil også fasilitere mye av arbeidet i styringsmodellen.

2         Hemits rolle som tjenesteintegrator

Tjenestene helseforetakene mottar deles inn i to grupper:

1.       Drifts- og forvaltningstjenester

Drifts- og forvaltningstjenester er avtalte tjenester som leveres løpende i henhold til avtalt tjenestenivå, og rapporteres periodisk opp mot disse nivåene. Eksempler på driftstjenester er infrastrukturdrift og applikasjonsdrift (feilretting, endringshåndtering, applikasjonsovervåkning, nye versjoner).

 

2.       Utvikling

Utvikling og støtte til forenkling av arbeidsprosesser i helseforetakene leveres i henhold til bestilling fra kundene. Det leveres enten som mindre forbedringer, som oppdrag eller prosjekter. Tilleggstjenester som ekstra kapasitet fra tjenesteleverandørene er i denne sammenhengen også eksempel på utvikling.

 

En tjeneste kan ha flere komponenter som leveres av ulike leverandører. En tjenesteintegrator sørger for at kunden kan forholde seg til en sammenhengende tjeneste selv om den leveres av flere tjenesteleverandører. Tjenesteintegratoren sørger da for koordinering, helhetlig økonomi, måling og rapportering og endringshåndtering i forhold til tjenesten. Tjenesteintegratoren utvikler også nye tjenester basert på komponenter fra flere leverandører, og tilbyr disse som en sammenhengende tjeneste til kundene. Tjenesteintegrasjon reduserer behovet for å bygge kapasitet og kompetanse i hvert enkelt helseforetak for utvikling og oppfølging av tjenestene. Det gir også ansvar for helhet både i selve tjenestene og økonomien, og bidrar til at Helseforetakene opptrer som én aktør overfor tjenesteleverandørene. Disse forholdene vil bli nærmere beskrevet i tjenesteavtalene.

 

Utvikling styres i fellesskap og innenfor avtalte rammer fra Kundene til den Tjenesteleverandøren som leverer utvikling. Uttaket rapporteres tilbake gjennom tjenesteintegratoren slik at man ser den samlede økonomien i tjenestene. Samspillet mellom partene når det gjelder utvikling som påvirker andre deler av løsningene og utvikling etter smidige metoder, må reguleres i styringsmodellen. Dette betyr at tjenesteintegratoren i noen grad må involveres i styring av utviklingen.

3         Avtaleparter vedrørende leveranse av Helseplattformen

Helseplattformen AS er ansvarlig for å levere Helseplattformen som en løsning til Helse Midt-Norge. Det inngås en tjenesteavtale mellom Helseplattformen AS og hvert enkelt helseforetak om leveranse av alle tjenester vedrørende Helseplattformen. Hemit er underleverandør til Helseplattformen AS i forhold til drift av TPHP. Dette reguleres i en tjenesteavtale mellom disse to partene.

 

Hemit er regionens tjenesteintegrator. Hemit er tjenesteintegrator også for tjenester levert fra Helseplattformen AS. Dette oppnås ved at helseforetakene i tjenesteavtalen med Helseplattformen inkluderer tjenesten «Tjenesteintegrator» med Hemit som utøver tjenesteintegrasjon på vegne av Helse Midt-Norge.

 

Tjenester for utvikling styres (planlegges, prioriteres og følges opp) fra helseforetakene direkte mot Helseplattformen AS og rapporteres tilbake gjennom tjenesteintegratoren. Drifts- og forvaltningstjenester styres og rapporteres gjennom tjenesteintegratoren. I den grad helseforetakene har delegert oppfølging av tjenester, økonomi, informasjonssikkerhet og rapportering skal dette beskrives i tjenesteavtalen.

4         Ansvarsfordeling mellom aktørene i forhold til IKT

Rolle- og ansvarsfordelingen beskriver samspillet mellom eier og premissgiver (HMN RHF), kundene (helseforetakene), og felles tjenesteleverandører (Hemit og Helseplattformen AS). 

Helse Midt-Norge RHF har to interne tjenesteleverandører. Hemit er fullt ut eid og underlagt eierstyring av Helse Midt-Norge RHF. Helseplattformen AS er eid av Helse Midt-Norge RHF sammen med Trondheim kommune. Ansvar og oppgaver mellom aktørene anbefales fordelt som beskrevet nedenfor.

 

Helseforetakenes rolle

Helseforetakene utgjør kjernevirksomheten i regionen. Når helseforetakene fremstår som samlet i behov og krav, vil det forenkle standardisering og føre til mer kostnadseffektive leveranser fra tjenesteleverandørene. Helseforetakene har følgende ansvar og myndighet:

·         Gjennomføre helsefaglig styring og standardisering på tvers av helseforetakene for å oppnå maksimal effekt av regionale IKT-løsninger

·         Utøve prosesseierskap for kliniske og administrative arbeidsprosesser

·         Utøve systemeierskap for kliniske og administrative systemer

·         Prioritere utvikling av IKT løsninger innenfor egne budsjetter

·         Sørge for å ta i bruk ny teknologi for bedre helsetjeneste

·         Sørge for å realisere gevinster knyttet til innføring og bruk av IKT

·         Eierskap til data foretaket forvalter

·         Ansvar for informasjonssikkerheten i egen organisasjon

·         Sikre tilstrekkelig fagkompetanse i prosjekter knyttet til IKT og standardisering

·         Delta i Porteføljestyring av prosjekter knyttet til IKT og standardisering sammen med Helse Midt-Norge RHF

·         Drifte og forvalte MTU i samarbeid med Hemit og Helseplattformen i tråd med regionale ansvarsfordelingsmatriser.

·         Bemanne faglig beslutningsstruktur

 

 

Helse Midt-Norge RHF sin rolle

Helse Midt-Norge RHF skal drive eierstyring og sikre samspill i regionen. Helse Midt-Norge RHF vil også finansiere de store utviklingsprosjektene. Med en mer innovativ og kunderettet utvikling, økt samspill med kommunehelsetjenesten og tettere kobling mellom fag og teknologi, blir det viktig å sikre RHF–ets strategiske rolle på teknologiområdet. 

Helse Midt-Norge RHF har følgende ansvar og myndighet:

·         Sørge for regionale strategier for arkitektur- og teknologistyring, digitalisering og standardisering

·         Sørge for at Helse Midt-Norge har et regionalt styringssystem for IKT

·         Utøve eierstyring og gjennom dette:

o   Sette mål og krav for aktørene.

o   Sørge for effektiv samhandling i regionen

o   Sikre god kapasitets- og ressursstyring i regionen

o   Sikre en god rollefordeling mellom aktørene

·         Følge opp strategiske initiativ og aktiviteter

·         Utøve porteføljestyring av prosjekter knyttet til IKT og standardisering gjennom styringsgruppe digitalisering og standardisering (SDS)

·         Ansvar for at foretaksgruppen har et regionalt styringssystem for informasjonssikkerhet og personvern og at styringssystemet kontinuerlig videreutvikles

·         Systemeierskap på regionalt nivå for regionale administrative IKT-systemer

·         Finansiere og følge opp regionale IKT investeringer

·         Fasilitere regional styring av data

·         Sørge for regional koordinering på MTU området

·         Holde dialog med eier, deltagelse i nasjonal ehelsestyring og følge opp nasjonale initiativ 

 

Hemit sin rolle og ansvar

Hemit er foretaksgruppens interne IKT-leverandør og tjenesteintegrator. Hemit har følgende ansvar og myndighet:

·         Anskaffe, innføre og levere sikker og stabil drift av IKT infrastruktur og IKT-tjenester i henhold til inngåtte tjenesteavtaler

·         Sørge for enhetlig og kostnadseffektiv produksjon av de IKT-tjenestene som foretakene etterspør, iht. tjenesteavtaler

·         Være tjenesteintegrator for IKT-tjenester i regionen

·         Ta imot henvendelser vedrørende IKT og sørge for at de blir løst

·         Ha beslutningsmyndighet for all IKT infrastruktur, iht. avtalte økonomiske rammer og tjenesteavtaler

·         Ansvar for den tekniske sikringen av helseregionenes felles IKT-infrastruktur, regionale IKT-systemer, samt lokalt utstyr og systemer som er tilknyttet infrastrukturen, iht. tjenesteavtaler

·         Sikre at vedtatte prosjekter gjennomføres med kvalifisert IKT-bemanning, og i henhold til regionens prosjektmetodikk

·         Planlegge og utøve teknologistyring i henhold til vedtatte premisser

·         Planlegge og utøve arkitekturstyring i henhold til vedtatte premisser

·         Forvalte regionens arkitekturmetodikk, og prosjektmetodikk for prosjekter knyttet til IKT og standardisering

·         Sikre god leverandørstyring av regionens IKT-leverandører

·         Identifisere og foreslå ny teknologi og utnyttelse av eksisterende teknologi for utvikling og forbedring av helsetjenestene

·         Implementere ny teknologi gjennom tjenesteutvikling og prosjekter

·         Levere nødvendig infrastruktur til Helseplattformen AS

 

Hemit skal bidra til å utvikle og forenkle arbeidsprosesser i helseforetakene gjennom å:

·         delta i utviklingsarbeid under ledelse av foretakene

·         bidra til helseforetakenes gevinstrealisering

·         bidra i porteføljestyring av prosjekter knyttet til IKT og standardisering

·         bidra i forvaltningen av lokale og regionale prosesser og systemer

·         bidra til digitalisering og automatisering av tjenester

·         bidra til informasjonsforvaltning av virksomhetsdata, herunder forvaltning av innhold, terminologi og kodeverk, samt tilrettelegging for sekundærbruk for analyse og forskning

·         bidra i videreutvikling av regionalt styringssystem for informasjonssikkerhet og personvern

·         holde nødvendig kommunikasjon med nasjonale myndigheter og prosjekter

 

 

Helseplattformen AS sin rolle

Helseplattformen AS er etablert for å ivareta kravet om et offentlig-offentlig samarbeid mellom spesialist- og primærhelsetjenesten, og skal levere løsning for elektronisk pasientjournal med pasientadministrativt system (Helseplattformen) til helseforetak, kommuner og øvrige aktører som tilbyr helsetjenester til befolkningen i Midt-Norge.

Helseplattformen AS har følgende ansvar og myndighet:

·         Drifte og forvalte Helseplattformen som helhetlig løsning i henhold til inngåtte tjenesteavtaler

·         Ta imot henvendelser fra Helse Midt- Norge vedrørende Helseplattformen og sørge for at de blir løst

·         Utøve leverandørstyring av Epic og andre underleverandører til Helseplattformen AS

·         Sørge for at informasjonssikkerhet i Helseplattformen ivaretar at sikkerhetskrav i lov og forskrift etterleves og at de krav som eierne setter ivaretas

·         Å utøve arkitekturstyring for Helseplattformen

·         Sikre god informasjonsforvaltning av data i Helseplattformen, i tråd med enkeltvedtak fra HOD[1] og styringskrav fra eierne tjenesteavtaler med kundene

·         Gjennomføre prosjekter hvor Helseplattformen AS har gjennomføringsansvar

·         Identifisere og foreslå nye løsninger i Helseplattformen for utvikling og forbedring av helsetjenestene

 

Helseplattformen AS skal bidra til å utvikle og forenkle Helseplattformen gjennom å:

·         delta i utviklingsarbeid iverksatt av foretakene

·         bidra i forvaltningen av arbeidsprosesser og innhold knyttet til Helseplattformen

·         bidra til digitalisering og automatisering av tjenester knyttet til Helseplattformen

 

Ansvar og oppgaver for Hemit og Helseplattformen AS skal utførlig beskrives i aktørenes kapabilitetsmodeller. Hemit og Helseplattformen AS vil få årlig oppdragsdokumenter/styringskrav og rammer fra sine eiere.

5         Videre arbeid med styringsmodellen

Styringsmodellen for IKT skal etableres i henhold til følgende vedtatte prinsipper:

·         Ende-til-ende integrerte tjenester

·         Helseforetakenes behov styrer utviklingen av tjenester og prosesser

·         Ensartet styring og forvaltning av tjenesteleveransene

·         Kostnadseffektivitet

·         Helhetlig informasjonsforvaltning

·         Bidra til å nå strategiske målsettinger jfr. regional utviklingsplan

 

Det vises til det vedtatte dokumentet «Prinsipper for styring og organisering v1.0» hvor prinsippene er utdypet. Styringsgruppe ISOP sak 6/20.

 

I det videre arbeidet må en samlet modell for styring av IKT som beskriver tjenestestyring av kliniske systemer, administrative systemer og data i regionen beskrives. Denne modellen skal besluttes av styringsgruppen.

 

Modellen skal ivareta Kundenes behov for å gjøre en samlet vurdering og prioritering av utvikling for kliniske systemer, administrative systemer og data i regionen.

6         Anbefaling

Anbefalinger vedrørende Ansvarsfordeling og overordnet styringsmodell

-          Eierstyring er allerede regulert i styrende dokumenter i regionen, mens styringsmodellen skal regulere hvordan styring av tjenesteleveranser (Tjenestestyring) utføres. Tjenestestyring skal realiseres gjennom definerte møteplasser, roller og ansvar

-          Helseplattformen AS inngår tjenesteavtaler for leveranse av Helseplattformen med foretakene i regionen

-          Hemits rolle som tjenesteintegrator innarbeides i Hemits tjenesteavtale med foretakene, i Hemits tjenesteavtale med Helse Midt-Norge RHF, samt i Helseplattformens tjenesteavtaler med foretakene

-          Møteplasser, roller og ansvar for styring av utvikling, drifts- og forvaltningstjenester (Tjenestestyring) skal beskrives og vedtas basert på rollene og ansvarsfordeling beskrevet i dette dokumentet