Publisering av postjournal i Helse Midt-Norge v. 1.1

Publisering av postjournal Helse Midt-Norge

Dette er en regional prosedyre som skal følges opp likt ved alle helseforetak i Helse Midt-Norge (HMN).

 

Hensikt og omfang

Prosedyren skal sikre at helseforetakene følger det lovpålagte kravet om å vise offentligheten hva vi produserer og mottar av dokumenter gjennom å publisere offentlig postjournal på nett.

 

Offentlig postjournal beskrives i arkivforskriften:

Journalføringsplikten følger av arkivforskriften § 9 og offentlighetsloven § 10.

Arkivforskriften § 9 sier at offentlige organ skal ha en eller flere journaler for registrering av dokumenter i de sakene organet oppretter. Den definerer også hvilke dokumenter som skal journalføres. Arkivforskriften § 10 sier at journalregistreringen skal gjøre det mulig å identifisere hvert dokument, og definerer hvilke opplysninger journalen skal inneholde. Taushetsbelagte opplysninger skal skjermes i den offentlige versjonen.

 

Som offentlig organisasjon er vi pålagt å vise offentligheten hva vi produserer av dokumenter i vårt daglige virke. Vi skal daglig sikre at dokumentene blir journalført i arkivet. Gjennom offentlighetsloven er alle sikret innsyn i ulike saksdokument.

Postjournaler publiseres fortløpende med noen dagers forsinkelse for kvalitetssjekk.

 

Ansvar

Hvert enkelt foretak har ansvar for å gjennomføre prosedyren.
Regionalt arkivledernettverk har ansvar for vedlikehold av prosedyren.

 

Definisjoner

Elements – Saksbehandlingssystem/dokumentasjonssystem som benyttes i HMN

Dokumenttype I – Inngående brev
Dokumenttype U – Utgående brev

 

Arbeidsbeskrivelse

1.      Før publisering av postjournal på nett:

Les nøye gjennom;

  • Personnavn må dobbeltsjekkes i tilfelle behov for skjerming
  • Anbud som ikke er ferdigstilt skal ikke avsløre leverandørnavn
  • Ulike sårbare tema må kvalitetssikres i tilfelle behov for skjerming
  • Kontroller rettskriving, og korriger dette før du publiserer

Kvalitetssikring og kontrollering skal utføres av minst to ulike personer før publisering.

 

2.      Lag rapport i Elements:

Velg “Offentlig journal enkel” og fyll inn følgende:

Rapport format: pdf

Journaldato:

Dokumenttype: I, U

Status: J, A

 

 

2.1 Kvalitetssikre rapporten

Følgende skal sjekkes:

Riktig språkbruk. Stor forbokstav, også på navn.

Tittel og avsender/mottaker:

Beskyttet med stjerner i tekst der det etter loven skal skjermes, f.eks. ved;        

  • Personnavn (Offl. §13, jmf. fvl. §13, 1. ledd nr. 1)
  • Sensitive opplysninger (Offl. §13, jmf. fvl. §13, 1. ledd nr. 1)
  • Personalsaker (Offl. §13, jmf. fvl. §13, 1. ledd nr. 1)
  • Anbudsprosesser (Offl. §23, 3. ledd)
  • Konkurransemessige hensyn (Offl. §23, 2. ledd)

Husk at det også må skjermes på saksmappenivå.

Hent opp en ny rapport og gå over alt på nytt når du har rettet opp alt som skal rettes.

 

2.2 Standardisert navngiving på rapport

Rapporten lagres med følgende navnestandard:

  • 2022-11-17 Hemit HF Offentlig postjournal
  • 2022-11-17 Helse Midt-Norge RHF Offentlig postjournal
  • 2022-11-17 Helse Nord-Trøndelag HF Offentlig postjournal
  • 2022-11-17 Helse Møre og Romsdal HF Offentlig postjournal
  • 2022-11-17 Sykehusapotekene i Midt-Norge HF Offentlig postjournal
  • 2022-11-17 St. Olavs hospital HF Offentlig postjournal

 

2.3 Publisere rapporten på offentlig postjournal

Rapporten publiseres på offentlig postjournal med påført navnestandard.

 

2.4 Arkivering av rapport

Rapporten kan lagres lokalt på filområde.

Rapportene skal arkiveres i etterkant i Elements som internt notat uten oppfølging (x-notat).

 

Lovverk

Arkivloven - https://lovdata.no/dokument/NL/lov/1992-12-04-126

Offentlighetsloven - https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2006-05-19-16