Prosedyren skal sikre at helseforetakene følger det lovpålagte kravet om å vise offentligheten hva vi produserer og mottar av dokumenter gjennom å publisere offentlig postjournal på nett.
Offentlig postjournal beskrives i arkivforskriften:
Journalføringsplikten følger av arkivforskriften § 9 og offentlighetsloven § 10.
Arkivforskriften § 9 sier at offentlige organ skal ha en eller flere journaler for registrering av dokumenter i de sakene organet oppretter. Den definerer også hvilke dokumenter som skal journalføres. Arkivforskriften § 10 sier at journalregistreringen skal gjøre det mulig å identifisere hvert dokument, og definerer hvilke opplysninger journalen skal inneholde. Taushetsbelagte opplysninger skal skjermes i den offentlige versjonen.
Som offentlig organisasjon er vi pålagt å vise offentligheten hva vi produserer av dokumenter i vårt daglige virke. Vi skal daglig sikre at dokumentene blir journalført i arkivet. Gjennom offentlighetsloven er alle sikret innsyn i ulike saksdokument.
Postjournaler publiseres fortløpende med noen dagers forsinkelse for kvalitetssjekk.
Ansvar
Hvert enkelt foretak har
ansvar for å gjennomføre prosedyren.
Regionalt arkivledernettverk har ansvar for vedlikehold av prosedyren.
Definisjoner
Elements – Saksbehandlingssystem/dokumentasjonssystem som benyttes i HMN
Dokumenttype
I – Inngående brev
Dokumenttype U – Utgående brev
1. Før publisering av postjournal på nett:
Les nøye gjennom;
• Personnavn må dobbeltsjekkes i tilfelle behov for skjerming
• Anbud som ikke er ferdigstilt skal ikke avsløre leverandørnavn
• Ulike sårbare tema må kvalitetssikres i tilfelle behov for skjerming
• Kontroller rettskriving, og korriger dette før du publiserer
Kvalitetssikring og kontrollering skal utføres av minst to ulike personer før publisering.
Velg “Offentlig journal enkel” og fyll inn følgende:
|
Rapport format: pdf |
Journaldato: |
Dokumenttype: I,U |
Status: J,A |
2.1 Gå over rapporten
Følgende skal sjekkes:
Riktig språkbruk. Stor forbokstav, også på navn. Aldri KUN store bokstaver.
Beskyttet med stjerner i tekst der det etter loven skal skjermes, f.eks. ved;
• Personnavn (Offl. §13, jmf. fvl. §13, 1. ledd nr. 1)
• Sensitive opplysninger (Offl. §13, jmf. fvl. §13, 1. ledd nr. 1)
• Personalsaker (Offl. §13, jmf. fvl. §13, 1. ledd nr. 1)
• Anbudsprosesser (Offl. §23, 3. ledd)
• Konkurransemessige hensyn (Offl. §23, 2. ledd)
I tillegg til at paragrafen skal stå der, skal også navnene skjules med stjerner. (Personnavn og bedriftsnavn) Husk at det må skjules også på saksmappenivå.
Hent opp en ny rapport og gå over alt på nytt når du har rettet opp alt som skal rettes.
2.2 Arkivering av rapport
Rapporten kan lagres lokalt på filområde.
Rapportene for hver måned kan arkiveres i etterkant i Elements. Disse arkiveres da som x-notat med rapportene som vedlegg.
2.3 Publisere rapporten på offentlig postjournal
Rapporten publiseres på offentlig postjournal med påført navnestandard.
2.4 Standardisert navngiving på rapport
Rapporten lagres med følgende navnestandard:
• 2022-11-17 Helse Midt-Norge RHF Offentlig postjournal
• 2022-11-17 (Initialer til de 3 som har kontrollert postjournalen)
• 2022-11-17 Helse Nord-Trøndelag HF Offentlig postjournal
• 2022-11-17 Helse Møre og Romsdal HF Offentlig postjournal
• 2022-11-17 Sykehusapotekene i Midt-Norge HF Offentlig postjournal
• 2022-11-17 Hemit HF Offentlig postjournal
2.4 Standardisert navngiving på rapport
Rapporten lagres med følgende navnestandard: ÅÅÅÅ-MM-DD - Foretaksnavn Offentlig postjournal*
Eksempel: 2022-11-17 Helse Nord-Trøndelag HF Offentlig postjournal
*STO merker tittel på postlister med initialer på utførende postlistekontrollører
Arkivloven - https://lovdata.no/dokument/NL/lov/1992-12-04-126
Offentlighetsloven - https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2006-05-19-16