Innledning

Avbrudd i tilgang til Helseplattformen kan skyldes utfall av datanettverk, strømstans eller problem med sentrale tjenester. Dette oppstår heldigvis svært sjelden, men det er viktig at ansatte kjenner til hvordan de kan finne kritiske helseopplysninger og tiltak for sine pasienter i en slik situasjon.

I sykehuset har noen enheter nød-PC (BCA) som er tilknyttet reservekraft, mens andre enheter har det ikke.

 

NØD-PCer med reservekraft

Nød-PCer kan ha ulik reservekraft. Noen PCer vil forbli påslått ved strømstans og noen PCer vil måtte slås på igjen ved strømstans.

 

Nød-PCer uten reservekraft

Disse PCene vil slå seg av ved strømstans.

De vil likevel fungere som nød-PC ved andre bortfall av Helseplattformen, som når datanettverket ikke fungerer eller ved problemer med sentrale tjenester.

 

Ved strømstans vil enheter som har nød-PCer uten reservekraft ha nytte av en bærbar PC, som man koble til nettverk via mobil og slik benytte mobilnettverket (4G/5G), eller man kan oppsøke lokasjon der strømmen ikke har gått for å logge på Helseplattformen som vanlig derfra.

 

I Psykisk helsevern er det flere avdelinger som ikke har nød-PC som har reservekraft. Disse avdelingene må påse at man har en bærbar PC som til enhver tid er fulladet. I tillegg vil disse avdelingers rapporter også gå til en stasjonær nød-PC som har reservekraft.

 

 

 

Om planlagte avbrudd

Når Helseplattformen har planlagte avbrudd i forbindelse med oppdateringer og oppgraderinger, vil helsepersonell få tilgang til opplysningene via HP leseserver. Dette vil det informeres og varsles om før avbruddet på intranettet.

Hensikt og omfang

Prosedyren skal sikre at helsepersonell som bruker Helseplattformen får tilgang til kritiske helseopplysninger og planlagte tiltak i forbindelse med ikke planlagte avbrudd.

Ansvar

·         Klinikksjef/-leder, avdelingssjef/-leder, seksjonsleder

·         Nød-PC ansvarlig i klinikk/avdeling

·         Nød-PC ansvarlig i avdeling for e-helse/fagavdeling

·       Alt helsepersonell

 

Arbeidsbeskrivelse

Ansvarlig	Arbeidsoppgave
Klinikksjef, Avdelingssjef, Seksjonssjef	·         Oppnevne nød-PC-ansvarlig(e) ved klinikken ·         Sørge for at ansatte får opplæring om nød-PC – hvor den står, i hvilke situasjoner den skal brukes, at den må stå i nett, være påslått og ikke skal flyttes
Nød-PC-ansvarlig ved klinikk	·         Vurdere antall og forsvarlig plassering av nød-PC-er og lokale skrivere sammen med enhetene. Dette kan gjøres i samarbeid med e-helse/fagavdelingen ved behov ·         Ha kunnskap om hvilke enheter i Helseplattformen nød-PC-en skal høste helse- og personopplysninger fra ·         Sammen med leder identifisere forsvarlig plassering av konvoluttene med brukernavn og passord  ·         Gjennomføre årlig revisjon av nød-PC-ene i samarbeid med e-helse/fagavdeling/beredskap og enhetene som er knyttet til PC-en ·         Sørge for at hver PC til enhver tid har tilstrekkelig papir og ekstra toner ·         Sørge for at nød-PC-plakat henger ved PC
Fagavdeling/e-helse	·         Skal ha en samlet oversikt over alle nød-PCer i sykehuset, og koordinere alle endringer knyttet til disse PCene inn mot Hemit og Helseplattformen   o   Er informert om endringer i lokasjon/bytting av PC o   Veilede avd. i oppsett av rapporter fra riktig DEP til riktig nød-PC   ·         Oppbevare konvolutter med brukernavn og passord, og distribuere disse til klinikkene ved behov ·         Koordinere de årlige revisjonsøvelsene ·         Påse at prosedyre og brukerveiledninger er oppdatert ·         Har ansvar for innholdet i BCA-rapportene

Ved avbrudd i Helseplattformen

 

Utføres av	Arbeidsoppgave
Ansatt som opplever avbrudd	·         Kontakt ansvarlig person på din vakt om avbruddet
Ansatt som har fått delegert oppgave med å logge seg på nød-PC og skrive ut rapporter	Under avbruddet   Sjekk om det ligger varsel fra enten: ·         Helseplattformen på intranett ·         Varsel ved helseCIM på din telefon ·         Mottar slik beskjed på annen måte   ·         Sørg for at kolleger får beskjed om at nød-PC skal benyttes, og at rapporter vil bli distribuert i henhold til lokale rutiner ·         Finn konvolutt med brukernavn og passord ·         Logg på med info fra konvolutten ·         Skriv ut de aktuelle rapportene på skriveren som er tilknyttet nød-PC, se nød-PC-plakat eller brukerveiledning, se relatert til prosedyren ·         Fordel rapporter og dokumenter til det helsepersonell som har bruk for dem ·         For å dokumentere, finn frem papirdokumenter og rekvisisjoner fra eget beredskapslager (eks. kurver, blodprøverekvisisjon mm.) ·         For eksempel personopplysninger for nye pasienter, inn-/utskrivning, overflytting, utførte forordninger, observasjoner, legemidler gitt/forordnet, vurderinger og nye forordninger med mer   ·         Sjekk at helsepersonell på vakt har nødvendig kunnskap for å iverksette disse tiltakene
Ansatt som har fått delegert oppgave med å logge seg på nød-PC og skrive ut rapporter	Etter avbruddet ·         Registrer informasjon som er dokumentert på papir under avbruddet i Helseplattformen, ev. få andre til å registrere (eks. dersom vaktskifte) ·         Sørg for at rapporter og andre skjema som er benyttet, makuleres når opplysningene er registrert ·         Meld avvik i EQS om avbruddet og konsekvenser av det. Avviket merkes Informasjonssikkerhetsavvik. Registrer også hvem som har logget seg på nød-PC-en og med hvilket brukernavn   Nye konvolutter bestilles ved å sende epost til følgende e-post adresser: (skriv gjerne BCA i emnefeltet) Ø  Stolav: hp@stolav.no Ø  HMR: IKT@helse-mr.no Ø  HNT: epj.hnt@helse-nordtrondelag.no

 

Definisjoner/ begreper

Nød-PC – også kalt BCA-PC (Business Continuity Access) er en PC som kontinuerlig høster informasjon fra aktuelle pasienters journal i Helseplattformen. Rapportene inneholder krypterte helseopplysninger om enheten(e)s pasienter, og lagres lokalt på PC-en. Det kreves egen bruker og passord for å få tilgang til opplysningene – siden man ikke kan logge på med ID-kort når nettet er nede eller strømmen er vekke.

Nød-PC-bruker – Helseplattformen lager og lagrer gyldig brukernavn og passord på nød-PC-en for bruk ved nedetid

Nød-PC-ansvarlig klinikk – ansatt som er delegert oppgaven med å sikre at nød-PC er klar for bruk

Nød-PC-ansvarlig Fagavdeling/ e-helse – ansatt som er delegert oppgaven med å sikre at prosedyrer og informasjon er oppdatert og tilgjengelig, mottar påloggingskonvolutter og distribuerer dem til nød-pc-ansvarlige ved enhetene

 

Rapporter: For oversikt over hvilke type rapporter en enhet har, se relatert.

 

Utstyr

Nød-PC – også kalt BCA-PC for Business Continuity Access – er en stasjonær PC som er i jevnlig bruk. Den må stå tilkoblet til sykehusnettet med kabel og reservekraft der dette er tilgjengelig. PC-en må være koblet til en egen lokal skriver med kabel. PC-skjermen må også stå i reservekraft. Også skriveren skal være tilknyttet reservekraft der dette er tilgjengelig.

PC-en får installert en egen Puls sprint-versjon for nød-PC-er. PC som står tilkoblet skanner eller betalingsterminal eller er satt opp som Puls spesial, kan derfor ikke benyttes.

Nød-PC-en er spesielt merket for å gjøre den enklere å identifisere, og skal ikke flyttes. Den skal stå påslått hele tida for å sikre at viktige kliniske opplysninger høstes og lagres. Dersom en nød-PC restartes på grunn av heng, treghet eller sikkerhetsoppdatering, vil data synkroniseres når PC-en igjen er på nett.

Nød-PC-en blir kontinuerlig overvåket av Helseplattformen som har rutiner for å iverksette tiltak – typisk varsle sykehuset – for å sikre at nød-PC-en igjen kommer på nett. Helseplattformen overvåker også pålogginger på løsningen, og varsler sykehuset om dette for oppfølging

Skriveren er en standard laserskriver som står tilknyttet nød-PC-en med lokal kabel, samt ha reservestrøm. Papirkapasitet: 5-10 ark per pasient er typisk antall utskrifter. Kapasiteten må beregnes ut fra antallet pasienter som dekkes av nød-PC-en.

Plassering – nær den kliniske virksomheten der pasienten mottar helsehjelp, samtidig ikke tilgjengelig for uvedkommende.

·         Sengeposter og døgnenheter - Helseplattformen anbefaler ca 1 nød-PC per 20 senger. Kan være i arbeidsstasjonen eller et kontor tilknyttet enheten.

·         Poliklinikker – 1 PC per lokalisasjon, som en arbeidsstasjon, ekspedisjon eller kontor tilknyttet enheten. Merk at nød-PC-en ikke kan benyttes sammen med lokal skanner eller betalingsterminal.

·         Operasjonsområder – Helseplattformen anbefaler 1 nød-PC per operasjonsområde.

 

Relaterte dokumenter

Brukerveiledning (HP) nød-PC ved nedetid

 

Plakat til å henge ved nød-PCene

Prosedyrer HNT/HMR/Stolav: Beredskapsplaner ved avbrudd i kritiske IKT-systemer