Rapportering fra HF til RHF i Helse Midt-Norge

Prosedyre (EIE)

 

Forfatter	Sven Olav Wold
Revisjonsfrist	31.12.2027
Sist revidert	11.02.2026
Revisjonsnr.	2
Godkjenner	Ole Magnus Nyheim

 

1. Introduksjon. 3

1.1 Formål 3

1.2 Omfang og gyldighet. 3

1.3 Roller og ansvar. 3

1.4 Øvrige relevante dokumenter og krav. 3

1.5 Definisjoner. 4

2. Rapportering fra HF til RHF. 4

2.1 Månedlig virksomhetsrapport. 5

2.2 Tertialrapport. 5

2.3 Årlig melding. 5

2.4 Årsregnskap og årsberetning. 6

 

1. Introduksjon

1.1 Formål

Dette dokumentet beskriver en prosedyre for rapportering fra HF til RHF i Helse Midt-Norge. Prosedyren inngår i hovedprosess for eierstyring i Helse Midt-Norge, og beskriver hvordan rapporteringen som gjøres regelmessig fra HF til RHF skal gjennomføres.

1.2 Omfang og gyldighet

Prosedyren omfatter all fast rapportering til det regionale helseforetaket fra helseforetakene i regionen, dvs. all rapportering Helse Midt-Norge RHF krever av underliggende helseforetak og som gjøres regelmessig.

Innspill til budsjett / langtidsbudsjett regnes her ikke som rapportering, og omfattes derfor ikke av prosedyren. Øvrig, særskilt rapportering som ikke skjer med fast regelmessighet omfattes heller ikke av prosedyren. Dette kan for eksempel gjelde underveisrapportering på oppdrag etter en særskilt frist fastsatt i styringskrav og rammer, eller rapportering på særfinanisering / øremerkede midler ut over det som måtte kreves i årlig melding. Rapportering av denne typen skal sendes til Helse Midt-Norge RHFs postmottak dersom ikke annet er angitt.

Prosedyren er gyldig frem til en ny versjon av dokumentet er godkjent. 

1.3 Roller og ansvar

Prosedyren eies og forvaltes av Helse Midt-Norge RHF. Den publiseres i regional prosedyrebank, og kobles derfra inn i foretakenes EQS. Det er de aktuelle foretakenes ansvar å innrette sin virksomhet i tråd med dokumentet, og gjøre det kjent i egen organisasjon. 

Dokumentansvarlig i Helse Midt-Norge RHF følger opp behov for revidering av prosedyren. Dette skal som et minimum vurderes annethvert år. Helseforetakene i Midt-Norge har et selvstendig ansvar for å gi tilbakemelding til Helse Midt-Norge RHF dersom de anser at dokumentet bør endres utenom denne fristen. Dokumentansvarlig i Helse Midt-Norge RHF skal da vurdere behovet for å revidere dokumentet. 

Ved større revisjoner eller behov for utfasing skal alle helseforetakene i Midt-Norge involveres i prosessen fra starten av. Dette innebærer at de skal varsles om gjennomgangen i god tid i forkant, og gis tid og anledning til å sette av ressurser til å bidra inn i prosessen. Mindre redaksjonelle endringer kan gjøres av dokumentansvarlig i Helse Midt-Norge RHF uten videre prosess, og kommuniseres til HF.

1.4 Øvrige relevante dokumenter og krav

Rapporteringskravene fra HF til RHF følger av og er overordnet beskrevet i en rekke dokumenter. Prosedyre for rapportering fra HF til RHF må være i samsvar med disse dokumentene:

·         Helseforetaksloven

·         Regnskapsloven

·         Vedtekter i HF og RHF

·         Styreinstrukser for HF og RHF

·         Styrearbeid i regionale helseforetak (veileder, HOD)

·         Instruks for administrerende direktør i Helse Midt-Norge RHF

·         Rammeverk for virksomhetsstyring i Helse Midt-Norge

·         Rammeverk for eierstyring i Helse Midt-Norge

·         Rammeverk og prosedyre for risikostyring i Helse Midt-Norge

1.5 Definisjoner

Følgende begrep anses som sentrale for forståelsen og bruken av prosedyren:

ØBAK Økonomi, bemanning, aktivitet og kvalitet. System for rapportering av sentrale virksomhetsdata.

Topp ti risiko Beskrivelse og vurdering av de ti øverste risikoene i foretaket de kommende tolv månedene.

Gevinstrealisering Å planlegge og organisere med tanke på å hente ut gevinster

av et tiltak, og å følge opp disse gevinstene slik at de faktisk blir realisert.

Årlig melding Melding som skal redegjøre for virksomheten i det foregående år, herunder gjennomføring av krav stilt til virksomheten.

Årsregnskap / årsberetning En redegjørelse fra styret og daglig leder som blant annet viser utviklingen i virksomheten og forutsetninger for fortsatt drift.

2. Rapportering fra HF til RHF

Det er fem helseforetak som eies av Helse Midt-Norge RHF:

·         St. Olavs hospital HF

·         Helse Møre og Romsdal HF

·         Helse Nord-Trøndelag HF

·         Sykehusapotekene i Midt-Norge HF

·         Hemit HF

Helseforetakene skal avgi følgende faste rapportering til Helse Midt-Norge RHF:

·         Månedlig virksomhetsrapport

·         Tertialrapport

·         Årlig melding

·         Årsregnskap og årsberetning

Mal og frister for månedlig og tertialvis rapportering settes av Helse Midt-Norge RHF tidlig hvert år i dialog med helseforetakene. Det forutsettes at mal som benyttes ved rapportering til eier også benyttes ved styrebehandling hos helseforetak.

All rapportering skal styrebehandles av HF. Styrebehandling i HF-ene bør være før styrebehandling i RHF-et, men rapporten kan oversendes administrativt før den er styrebehandlet. Dersom det i etterkant blir avvik mellom den administrativt innsendte rapporteringen og den styrebehandlede, skal dette opplyses om til RHF ved innsending av styrebehandlet rapportering.

For alle rapporteringsformene nevnt i denne prosedyren skal det være utpekt en kontaktperson i HF og RHF.

Se tabell 1 for oversikt over de ulike rapporteringstypene.

 

Tabell 1: Rapportering fra HF til RHF

Type rapportering	Frist	Hvor	Mal
Månedlig virksomhetsrapport	I etterkant av hver måned. Settes ved starten av året.	Område for regional rapportering Postmottak RHF	- Word-mal for virksomhetsrapport m/ vedlegg - ØBAK-mal (Excel) - Likviditetsrapport (Excel)
Tertialrapport	I etterkant av hvert tertial. Settes ved starten av året.	Område for regional rapportering Postmottak RHF	Vedlegg til virksomhetsrapport
Årlig melding	Defineres i rapporteringsvedlegg til oppdrag og bestilling. Normalt 01. februar (administrativ innsending) og 15. februar (styrebehandlet)	Sharepointløsning (administrativ innsending), postmottak RHF (styrebehandlet)	Mal for Årlig melding sendes til postmottak og kontaktpersoner i HF etter at HMN RHF har mottatt rapporteringsmal fra HOD, normalt medio desember
Årsberetning og årsregnskap	12. februar (utkast). Styresak m/forslag til årsberetning sendes også til RHF-et samtidig med utsendelse til styret.	Postmottak RHF
Annen rapportering med egne frister	Etter bestilling	Postmottak RHF

 

2.1 Månedlig virksomhetsrapport

Det skal rapporteres månedlig i henhold til fastsatt mal for virksomhetsrapport. I den forbindelse benyttes også Excel-mal for ØBAK og likviditetsrapport. Malene gjøres tilgjengelig for helseforetakene i virksomhetsportalen. Den månedlige rapporteringen fra HF-ene bidrar med innhold til RHF-ets månedlige rapportering til HOD, og fristene for rapportering er satt med henblikk på dette.

Rapporteringen legges inn av helseforetakene på området for regional rapportering i virksomhetsportalen. I tillegg sendes styrebehandlet virksomhetsrapport til postmottak i RHF-et.

2.2 Tertialrapport

Den tertialvise rapporteringen gjøres som vedlegg til virksomhetsrapporten etter hvert tertial i egen mal. Den skal gi mer omfattende informasjon om status og utviklingstrender enn det som er mulig og hensiktsmessig i den månedlige rapporteringen. Dette inkluderer blant annet en vurdering av risiko- og gevinstbildet i foretaket, status for oppdrag samt oversikt over aktuelle tilsyn og revisjoner.

Rapporteringen legges inn av helseforetakene på området for regional rapportering i virksomhetsportalen. I tillegg sendes styrebehandlet rapport til postmottak i RHF-et, med kopi til kontaktperson.

2.3 Årlig melding

Innholdet i årlig melding er tredelt: En innledende oppsummering av året som har gått, fulgt av rapportering på oppdrag gitt i foretaksmøter, i tillegg til et avsluttende kapittel om styrets planer.

Fristen for innsending av komplett, styrebehandlet årlig melding er 15. februar hvert år, eller påfølgende virkedag. Dette gjøres til postmottak i RHF-et, med kopi til kontaktperson. Av hensyn til Helse Midt-Norge RHFs egen rapportering til HOD, settes det en tidligere frist for helseforetakenes administrative innsending av rapporteringen på oppdragene til RHF-et. Denne fristen vil vanligvis være 1. februar eller påfølgende virkedag.

Den administrative innsendingen av rapporteringen gjøres i en egen rapporteringsløsning som administreres av Helse Midt-Norge RHF. Alle oppdrag som det skal rapporteres på i årlig melding legges fortløpende inn i løsningen av Helse Midt-Norge RHF. Helseforetakene fordeler deretter oppdragene i egen organisasjon, med ansvarlig leder og saksbehandler.

Oppdragsrapporteringen regnes som administrativt innsendt til RHF når helseforetaket har satt status «Godkjent til årlig melding» i løsningen. I tillegg sendes styrebehandlet Årlig melding til postmottak i RHF-et, med kopi til kontaktperson. Som for øvrig rapportering skal det opplyses til RHF-et dersom det i etterkant blir avvik mellom den administrativt innsendte rapporteringen og den styrebehandlede.

Rapporteringsløsningen for årlig melding har en eksportfunksjon, som kan benyttes av helseforetakene for å generere delen av årlig melding som omhandler oppdragsrapportering. Det foreligger en egen veiledning for bruk av rapporteringsløsningen.

Årlig melding godkjennes i foretaksmøte hvert år innen utgangen av juni måned.

2.4 Årsregnskap og årsberetning

Helseforetakene i Midt-Norge er pliktig til å utarbeide årsregnskap og årsberetning med tilhørende pliktige vedlegg, jfr. regnskapsloven § 3-1 og helseforetakslovens § 43. Signert årsregnskap og årsberetning sendes til postmottak i RHF-et med kopi til kontaktperson, og godkjennes i foretaksmøte hvert år innen utgangen av juni måned. Det oversendes årlig årsoppgjørsbrev til alle foretak der krav til rapporteringsinnhold og rapporteringsfrister framgår.

Årsregnskapet skal følge nasjonal regnskapsmal for årsregnskap for helseforetak. Regionalt årsoppgjørsprogram skal benyttes ved utarbeidelse av årsregnskapet. Pliktige vedlegg, lederlønnserklæring og likestilling og diskrimineringsredegjørelse skal rapporteres etter nasjonale maler.