Rapportering fra HF til RHF i Helse Midt-Norge

Prosedyre (EIE)

 

 

1. Introduksjon. 3

1.1 Formål 3

1.2 Omfang og gyldighet. 3

1.3 Roller og ansvar. 3

1.4 Øvrige relevante dokumenter og krav. 3

1.5 Definisjoner. 4

2. Rapportering fra HF til RHF. 4

2.1 Statusrapportering (månedlig). 4

2.2 Utvidet statusrapportering (tertialvis). 5

2.3 Årlig melding. 5

2.4 Årsregnskap og årsberetning. 6

 

1. Introduksjon

1.1 Formål

Dette dokumentet beskriver en prosedyre for rapportering fra HF til RHF i Helse Midt-Norge. Prosedyren inngår i hovedprosess for eierstyring i Helse Midt-Norge, og beskriver hvordan rapporteringen som gjøres regelmessig fra HF til RHF skal gjennomføres.

1.2 Omfang og gyldighet

Prosedyren omfatter all fast rapportering til det regionale helseforetaket fra helseforetakene i regionen, dvs. all rapportering Helse Midt-Norge RHF krever av underliggende helseforetak og som gjøres regelmessig.

Innspill til budsjett / langtidsbudsjett regnes her ikke som rapportering, og omfattes følgelig ikke av prosedyren. Øvrig, særskilt rapportering omfattes heller ikke av prosedyren, da den ikke skjer med en fast regelmessighet. Dette kan for eksempel gjelde underveisrapportering på oppdrag etter en særskilt frist fastsatt i styringskrav og rammer, eller rapportering på særfinansiering / øremerkede midler ut over det som måtte kreves i årlig melding.

Prosedyren er gyldig frem til en ny versjon av dokumentet er godkjent. 

1.3 Roller og ansvar

Prosedyren eies og forvaltes av Helse Midt-Norge RHF. Den publiseres i regional prosedyrebank, og kobles derfra inn i foretakenes EQS. Det er de aktuelle foretakenes ansvar å innrette sin virksomhet i tråd med dokumentet, og gjøre det kjent i egen organisasjon. 

Dokumentansvarlig i Helse Midt-Norge RHF følger opp behov for revidering av prosedyren. Dette skal som et minimum vurderes årlig. Helseforetakene i Midt-Norge har et selvstendig ansvar for å gi tilbakemelding til Helse Midt-Norge RHF dersom de anser at dokumentet bør endres utenom denne fristen. Dokumentansvarlig i Helse Midt-Norge RHF skal da vurdere behovet for å revidere dokumentet. 

Ved større revisjoner eller behov for utfasing skal alle helseforetakene i Midt-Norge involveres i prosessen fra starten av. Dette innebærer at de skal varsles om gjennomgangen i god tid i forkant, og gis tid og anledning til å sette av ressurser til å bidra inn i prosessen. Mindre redaksjonelle endringer kan gjøres av dokumentansvarlig i Helse Midt-Norge RHF uten videre prosess, og kommuniseres til HF.

1.4 Øvrige relevante dokumenter og krav

Rapporteringskravene fra HF til RHF følger av og er overordnet beskrevet i en rekke dokumenter. Prosedyre for rapportering fra HF til RHF må i være i samsvar med disse dokumentene:

·         Helseforetaksloven

·         Regnskapsloven

·         Vedtekter i HF og RHF

·         Styreinstrukser for HF og RHF

·         Styrearbeid i regionale helseforetak (veileder, HOD)

·         Instruks for administrerende direktør i Helse Midt-Norge RHF

·         Prosedyre for utforming av styringskrav og rammer i Helse Midt-Norge

·         Prosedyre for årlig melding fra Helse Midt-Norge RHF

·         Prosedyre for statusrapportering til HOD fra Helse Midt-Norge RHF

·         Prosedyre for risikostyring i Helse Midt-Norge

1.5 Definisjoner

Følgende begrep anses som sentrale for forståelsen og anvendelsen av prosedyren:

ØBAK: Økonomi, bemanning, aktivitet og kvalitet. System for rapportering av sentrale

virksomhetsdata.

Topp ti risiko: Beskrivelse og vurdering av de ti øverste risikoene i foretaket de kommende tolv

månedene.

Gevinstrealisering: Å planlegge og organisere med tanke på å hente ut gevinster av et tiltak, og å

følge opp disse gevinstene slik at de faktisk blir realisert.

Årlig melding: Melding som skal redegjøre for virksomheten i det foregående år, herunder

gjennomføring av krav stilt til virksomheten.

Årsregnskap / årsberetning: En redegjørelse fra styret og daglig leder som blant annet

viser utviklingen i virksomheten og forutsetninger for fortsatt drift.

2. Rapportering fra HF til RHF

Det er fem helseforetak som eies av Helse Midt-Norge RHF:

·         St. Olavs hospital HF

·         Helse Møre og Romsdal HF

·         Helse Nord-Trøndelag HF

·         Sykehusapotekene i Midt-Norge HF

·         Hemit HF

Helseforetakene skal avgi følgende faste rapportering til Helse Midt-Norge RHF:

·         Statusrapportering (månedlig)

·         Utvidet statusrapportering (tertialvis)

·         Årlig melding

·         Årsregnskap og årsberetning

Mal og frister for rapporteringen settes av Helse Midt-Norge RHF tidlig hvert år i dialog med helseforetakene. Det forutsettes at mal som benyttes ved rapportering til eier også benyttes ved styrebehandling hos helseforetak.

All rapportering skal styrebehandles av HF. Styrebehandling i HF-ene bør være før styrebehandling i RHF-et, men rapporten kan oversendes administrativt før den er styrebehandlet. Dersom det i etterkant blir avvik mellom den administrativt innsendte rapporteringen og den styrebehandlede, skal dette opplyses om til RHF.

For alle rapporteringsformene nevnt i denne prosedyren skal det være utpekt en kontaktperson i HF og RHF.

2.1 Statusrapportering (månedlig)

Det skal rapporteres månedlig i henhold til fastsatt mal for statusrapporter og gjennom ØBAK, samt månedlig likviditetsrapport. Malene gjøres tilgjengelig for helseforetakene i virksomhetsportalen. Den månedlige rapporteringen fra HF-ene bidrar med innhold til RHF-ets månedlige rapportering til HOD, og fristene for rapportering er satt med henblikk på dette.

Rapporteringen legges inn av helseforetakene på området for regional rapportering i virksomhetsportalen. I tillegg sendes styrebehandlet statusrapport til postmottak i RHF-et, med kopi til kontaktperson.

2.2 Utvidet statusrapportering (tertialvis)

Den tertialvise statusrapporten tilsvarer den månedlige rapporten, i tillegg til at den er utvidet med ytterligere innhold, deriblant:

·         Topp ti risiko

·         Status og risiko for utvalgte oppdrag, samt for øvrige oppdrag hvor det er høy sannsynlighet for at mål ikke nås

·         Status for investeringer og gevinstrealisering i utvalgte prosjekter

Den tertialvise statusrapporten skal gi mer omfattende informasjon om status og utviklingstrender enn det som er mulig og hensiktsmessig i den månedlige rapporteringen. Dette inkluderer en vurdering av risiko- og gevinstbildet i foretaket.

Rapporteringen legges inn av helseforetakene på området for regional rapportering i virksomhetsportalen. I tillegg sendes styrebehandlet statusrapport til postmottak i RHF-et, med kopi til kontaktperson.

Det skal i tillegg rapporteres tertialvis inn til regional oversikt over eksterne tilsyn og revisjoner. Rapporteringen skal gi en oversikt over varslede, pågående og avsluttede tilsyn. Rapporteringen skjer i felles webløsning i tråd med mal, og det er opp til HF-ene om de vil rapportere denne informasjonen til sine respektive styrer.

2.3 Årlig melding

Innholdet i årlig melding er tredelt: En innledende oppsummering av året som har gått, fulgt av rapportering på oppdrag gitt i foretaksmøter, i tillegg til et avsluttende kapittel om styrets planer.

Fristen for innsending av komplett, styrebehandlet årlig melding er 15. februar hvert år. Dette gjøres til postmottak i RHF-et, med kopi til kontaktperson. Av hensyn til Helse Midt-Norge RHFs egen rapportering til HOD, settes det en tidligere frist for helseforetakenes administrative innsending av rapporteringen på oppdragene til RHF-et. Denne fristen vil vanligvis være 1. februar.

Den administrative innsendingen av rapporteringen gjøres i en egen rapporteringsløsning som administreres av Helse Midt-Norge RHF. Alle oppdrag som det skal rapporteres på i årlig melding legges fortløpende inn i løsningen av Helse Midt-Norge RHF. Helseforetakene fordeler deretter oppdragene i egen organisasjon, med ansvarlig leder og saksbehandler.

Oppdragsrapporteringen regnes som administrativt innsendt til RHF når helseforetaket har satt status «Godkjent til årlig melding» i løsningen. I tillegg sendes styrebehandlet Årlig melding til postmottak i RHF-et, med kopi til kontaktperson. Som for øvrig rapportering skal det opplyses til RHF-et dersom det i etterkant blir avvik mellom den administrativt innsendte rapporteringen og den styrebehandlede.

Rapporteringsløsningen for årlig melding har en eksportfunksjon, som kan benyttes av helseforetakene for å generere delen av årlig melding som omhandler oppdragsrapportering. Det foreligger en egen veiledning for bruk av rapporteringsløsningen.

Årlig melding godkjennes i foretaksmøte hvert år innen utgangen av juni måned.

2.4 Årsregnskap og årsberetning

Helseforetakene i Midt-Norge er pliktig til å utarbeide årsregnskap og årsberetning med tilhørende pliktige vedlegg, jfr. regnskapsloven § 3-1 og helseforetakslovens § 43. Signert årsregnskap og årsberetning sendes til postmottak i RHF-et med kopi til kontaktperson, og godkjennes i foretaksmøte hvert år innen utgangen av juni måned. Det oversendes årlig årsoppgjørsbrev til alle foretak der krav til rapporteringsinnhold og rapporteringsfrister framgår.

Årsregnskapet skal følge nasjonal regnskapsmal for årsregnskap for helseforetak. Regionalt årsoppgjørsprogram skal benyttes ved utarbeidelse av årsregnskapet. Pliktige vedlegg, lederlønnserklæring og likestilling og diskrimineringsredegjørelse skal rapporteres etter nasjonale maler.