Henvendelse om ny stilling

-          på epost

-          et oppstartsmøte

Epost/Word internt foregår utenom Webcruiter.

Outlook

Nei

Makuleres manuelt

1 Behovsvurdering

jobbanalyse

Jobbanalyse

WebCruiter

Legges direkte inn

WebCruiter

Nei

Makuleres i WebCruiter 12 mnd. etter at stilling er markert som avsluttet

Ulike søknader

Søknad – bemanningskontroll-utvalget

(STO, HMR, HNT)

Sharepoint

HNT: bemanningskontroll

APO: muntlig

Sharepoint

(Ikke arkivverdig;

STO, HMR, HNT)

Ikke en del av regional rutine

2 Utlysning

Utlysning

Stillingsannonse

Legges direkte inn i WebCruiter

Webcruiter

Ja

Overføres automatisk til Elements

U

3 Søknadshåndtering

Søknader

-          Motta

-          Behandle

-          Utvelge

Søknader og CV

WebCruiter

WebCruiter

Nei

Makuleres i WebCruiter 12 mnd. etter at stilling er markert som avsluttet

Kun søknad/CV til den som blir ansatt blir arkivert (se punkt 4)

Topplederstillinger:

-          Administrerende direktør

-          Avdelingsdirektør

Søknader og CV

Unntak fra regel om å ikke arkivere søknader med CV hos søkere

WebCruiter

Ved bruk av eksterne, sørg for å få tilsendt dokumentasjon for arkivering

Webcruiter

Eller hos eksternt firma

Ja

– alle søknader med CV

Overføres manuelt til Elements i tilsettingsmappe

X

Offentlig søkerliste

WebCruiter

Manuell overføring til Elements i tilsettingsmappe

Ja

Overføres manuelt til Elements

Makuleres i WebCruiter 12 mnd etter at stilling er markert som avsluttet

U

Utvidet søkerliste

WebCruiter

Manuell overføring til Elements i tilsettingsmappe

Ja

Overføres manuelt til Elements

Makuleres i WebCruiter 12 mnd etter at stilling er markert som avsluttet

X

Vurdering av søker som ønsker være uoff

Korrespondanse til og fra søker

WebCruiter

Webcruiter

Makuleres i WebCruiter 12 mnd etter at stilling er markert som avsluttet

Avslag

Avslagsbrev jobbsøkere

WebCruiter

Webcruiter

Makuleres i WebCruiter 12 mnd etter at stilling er markert som avsluttet

Fortrinnsrett

e-post

e-post sendes ut fra WebCruiter

Webcruiter

Makuleres i WebCruiter 12 mnd etter at stilling er markert som avsluttet

Caser

Brukes i 1 eller 2. gangs intervju

Word

-          sendes på e-post til kandidat i forkant

Kan sendes ut via WebCruiter som vedlegg i en e-post

-          lagres da som logg

Makuleres i WebCruiter 12 mnd etter at stilling er markert som avsluttet

Tester

Bestilles fra ekstern leverandør

Testresultat lastes opp og legges ved kandidat i WebCruiter

Makuleres i WebCruiter 12 mnd etter at stilling er markert som avsluttet

Grovsortere søkere

Ingen dokument

Innkalle til intervju

Korrespondanse med søkere:

e-post i WebCruiter

WebCruiter

Makuleres i WebCruiter 12 mnd etter at stilling er markert som avsluttet

Notater fra intervju

Notater:

-          Intervju mal

-          Referanseintervju dokument

-          Egen mal

Oppbevares ikke da vurdering av kandidatene sammenstilles i «innstilling med vurderinger»

Innstilling med vurderinger

Innstilling til ansettelse      

Webcruiter

Manuell overføring til Elements i tilsettingsmappe

Ja

Overføres manuelt til Elements

X

Registrering i TP og bestilling av tilganger til relevante systemer

Oversendelse av arbeidsoppdrag til den som registrerer dette i TP

-          attester

-          vitnemål etc

Ulik håndtering pr HF:

STO: LP-konsulent mottar dokumenter, registrerer i PRS og TP.

HNT og HMR: HR-sekretariatet registrerer opplysninger fra arbeidsavtale i personal- og lønnssystemet TP. Lønn får kopi av avtale, og sjekker riktig registrering

RHF og HEMIT: Lønnsmelding/personalskjema sendes lønn HNT som registrerer i TP og bestille tilganger/pulskort.

Intern HR får alle dokumenter via Webcruiter, dette arkiveres i Elements.

APO: HR registrerer opplysninger fra arbeidsavtalen i personal- og lønnssystemet TP. Lønn får kopi av avtale, og sjekker at det er riktig registrert.

4 Ansette

Tilbud

Tilbudsbrev i Word

Elements med egen mal (Ephorte/ESA)TP

APO og HEMIT: Sender tilbud via Outlook, arkiverer i Elements.

Ved standardisering av arbeidsprosess og utvikling av PRS vil det foreligge en felles praksis med elektronisk signering via Digipost. Dette vil gjelde både for tilbudsbrev og arbeidsavtale produsert i TP. Aksept eller avslag vil komme elektronisk fra kandidat.

Er på plass, men ikke alle har tatt i bruk – samt må bli enig om god arkivering herfra

Tilbudsbrev arkiveres i Elements i tilsettingsmappe.

Ferdig signert avtale skal i Elements i Personalmappen

Ja

Elements

U

I

Tilbud

Tilbudsbrev - aksept

Elements i personalmappen

Ja

Elements

I

Tilbud

Tilbudsbrev – avslag

WebCruiter

Elements i tilsettingsmappen

Ja

Elements

I

Forhandling

Forhandling med søker ang. vilkår i tilbud  - ny arbeidsavtale sendes ut

e-post

Elements i personalmappen?

Nei

Beslutning skal arkiveres i personalmappen

X

Hemit: I/U

Avslag

Gi tilbakemelding til ikke aktuelle finalekandidater epost

WebCruiter

Makuleres i WebCruiter 12 mnd etter at stilling er markert som avsluttet

Avtale

Ansettelse avtale Arbeidsavtale i Word

Egen mal i TP

Elements i personalmappen

Ja

Elements

I/U

Lønnsmelding /

Personalskjema

Lønnsmelding /

Personalskjema

(samme dokument)

Egen mal

Sendes via Outlook eller Elements

Ja

Elements

U

Søknad og CV til den som blir ansatt

Søknad og CV med vedlegg

WebCruiter

Manuell overføring til Elements i personalmappen

Ja

Elements

X

5 Avslutning av rekrutteringsprosessen

Bestille øvrige tilganger

Bestille tilganger

-          Puls

-          pc kort

AIM

AIM skal ta hånd om dette. Inntil videre følges lokal prosedyre.

Nei

Helseskjema

Helseskjema

Må fylles ut før oppstart, sendes ut sammen med tilbudsbrev/arbeidskontrakt.

Sendes av nyansatt i post til BHT

Ja

Elements

Sendes til BHT for registrering/arkivering

X

Ønske velkommen

Velkommen-brev til kandidat

Egen mal i Elements

Skrives direkte i Elements i personalmappen

Ja

Elements

U

Klagerett

Klagerett

Webcruiter

Webcruiter

Makuleres i WebCruiter 12 mnd etter at stilling er markert som avsluttet

Klagerett saksbehandling

Klage med svar og håndtering

Lokale prosedyrer

Ja Elements rekrutteringsmappe

I/U