Arkiveringsrutiner i rekrutteringsprosessen i Helse Midt-Norge v. 1.1

Hensikt og omfang

Prosedyren skal sikre at alle som arbeider med rekruttering i Helse Midt-Norge behandler all dokumentasjon som produseres underveis i rekrutteringsprosesser korrekt.

I denne prosedyren er det foretatt en regional vurdering på hvilke dokumenter man må ta vare på for ettertiden, og hvilke Helse Midt-Norge må ta vare på i en periode for å behandle alle nivåer i rekrutteringsprosessen korrekt. Det meste av rekruttering foregår i fagsystemet Webcruiter, og man har derfor vurdert hvilke typer dokumenter som skal overføres til vårt saksbehandlingssystem Elements for arkivering. Det er også vurdert hvilke dokumenter som skal arkiveres som inngående og utgående i Elements, da dette vil være det som offentligheten får se gjennom vår publisering av offentlig postjournal.

Ansvar

Hvert enkelt helseforetak har ansvar for å gjennomføre prosedyren.
Rekrutteringsnettverket har ansvar for vedlikehold av prosedyren.

HR- direktør nettverket har ansvar for å godkjenne prosedyren - Godkjent 15.01.2022

Arbeidsbeskrivelse

Steg i Rekrutteringsprosessen	Dokument som produseres	System det produseres i	Hvor oppbevares dokumentet	Bevaring	Dokumentype I/U/X
Henvendelse om ny stilling - på epost - et oppstartsmøte	Epost/Word internt foregår utenom Webcruiter.	Outlook		Nei Makuleres manuelt
1 Behovsvurdering
jobbanalyse	Jobbanalyse	WebCruiter Legges direkte inn	WebCruiter	Nei Makuleres i WebCruiter 12 mnd. etter at stilling er markert som avsluttet
Ulike søknader	Søknad – bemanningskontroll-utvalget (STO, HMR, HNT)	Sharepoint HNT: bemanningskontroll APO: muntlig	Sharepoint (Ikke arkivverdig; STO, HMR, HNT)	Ikke en del av regional rutine
2 Utlysning
Utlysning	Stillingsannonse	Legges direkte inn i WebCruiter	Webcruiter	Ja Overføres automatisk til Elements	U
3 Søknadshåndtering
Søknader - Motta - Behandle - Utvelge	Søknader og CV	WebCruiter	WebCruiter	Nei Makuleres i WebCruiter 12 mnd. etter at stilling er markert som avsluttet Kun søknad/CV til den som blir ansatt blir arkivert (se punkt 4)
Topplederstillinger: - Administrerende direktør - Avdelingsdirektør	Søknader og CV Unntak fra regel om å ikke arkivere søknader med CV hos søkere	WebCruiter Ved bruk av eksterne, sørg for å få tilsendt dokumentasjon for arkivering	Webcruiter Eller hos eksternt firma	Ja – alle søknader med CV Overføres manuelt til Elements i tilsettingsmappe	X
	Offentlig søkerliste	WebCruiter	Overføres automatisk til Elements i tilsettingsmappe	Ja Overføres automatisk til Elements Makuleres i WebCruiter 12 mnd etter at stilling er markert som avsluttet	U
	Utvidet søkerliste	WebCruiter	Overføres automatisk til Elements i tilsettingsmappe	Ja Overføres automatisk til Elements Makuleres i WebCruiter 12 mnd etter at stilling er markert som avsluttet	X
Vurdering av søker som ønsker være uoff	Korrespondanse til og fra søker	WebCruiter	Webcruiter	Makuleres i WebCruiter 12 mnd etter at stilling er markert som avsluttet
Avslag	Avslagsbrev jobbsøkere	WebCruiter	Webcruiter	Makuleres i WebCruiter 12 mnd etter at stilling er markert som avsluttet
Fortrinnsrett	e-post	e-post sendes ut fra WebCruiter	Webcruiter	Makuleres i WebCruiter 12 mnd etter at stilling er markert som avsluttet
Caser	Brukes i 1 eller 2. gangs intervju	Word - sendes på e-post til kandidat i forkant	Kan sendes ut via WebCruiter som vedlegg i en e-post - lagres da som logg	Makuleres i WebCruiter 12 mnd etter at stilling er markert som avsluttet
Tester	Bestilles fra ekstern leverandør		Testresultat lastes opp og legges ved kandidat i WebCruiter	Makuleres i WebCruiter 12 mnd etter at stilling er markert som avsluttet
Grovsortere søkere	Ingen dokument
Innkalle til intervju	Korrespondanse med søkere: e-post i WebCruiter		WebCruiter	Makuleres i WebCruiter 12 mnd etter at stilling er markert som avsluttet
Notater fra intervju	Notater: - Intervju mal - Referanseintervju dokument - Egen mal	Refapp dersom det benyttes	Lagres i refapp i 6 mnd, deretter automatisk sletterutine i refapp	Oppbevares ikke da vurdering av kandidatene sammenstilles i «innstilling med vurderinger»
Innstilling med vurderinger	Innstilling til ansettelse	Webcruiter	Manuell overføring til Elements i tilsettingsmappe	Ja Overføres manuelt til Elements. Egen knapp i webcruiter overfør til arkiv.	X
Registrering i TP og bestilling av tilganger til relevante systemer	Oversendelse av arbeidsoppdrag til den som registrerer dette i TP - attester - vitnemål etc	Ulik håndtering pr HF: STO: LP-konsulent mottar dokumenter, registrerer i PRS og TP. HNT og HMR: HR-sekretariatet registrerer opplysninger fra arbeidsavtale i personal- og lønnssystemet TP. Lønn får kopi av avtale, og sjekker riktig registrering RHF og HEMIT: Lønnsmelding/personalskjema sendes lønn HNT som registrerer i TP og bestille tilganger/pulskort. Intern HR får alle dokumenter via Webcruiter, dette arkiveres i Elements. APO: HR registrerer opplysninger fra arbeidsavtalen i personal- og lønnssystemet TP. Lønn får kopi av avtale, og sjekker at det er riktig registrert.
4 Ansette
Tilbud	Tilbudsbrev i Word	Elements med egen mal (Ephorte/ESA)TP APO og HEMIT: Sender tilbud via Outlook, arkiverer i Elements. Ved standardisering av arbeidsprosess og utvikling av PRS vil det foreligge en felles praksis med elektronisk signering via Digipost. Dette vil gjelde både for tilbudsbrev og arbeidsavtale produsert i TP. Aksept eller avslag vil komme elektronisk fra kandidat. Er på plass, men ikke alle har tatt i bruk – samt må bli enig om god arkivering herfra	Tilbudsbrev arkiveres i Elements i tilsettingsmappe. Ferdig signert avtale skal i Elements i Personalmappen	Ja Elements	U I
Tilbud	Tilbudsbrev - aksept		Elements i personalmappen	Ja Elements	I
Tilbud	Tilbudsbrev – avslag	WebCruiter	Elements i tilsettingsmappen	Ja Elements	I
Forhandling	Forhandling med søker ang. vilkår i tilbud - ny arbeidsavtale sendes ut	e-post	Elements i personalmappen?	Nei Beslutning skal arkiveres i personalmappen	X Hemit: I/U
Avslag	Gi tilbakemelding til ikke aktuelle finalekandidater epost		WebCruiter	Makuleres i WebCruiter 12 mnd etter at stilling er markert som avsluttet
Avtale	Ansettelse avtale Arbeidsavtale i Word	Egen mal i TP	Elements i personalmappen	Ja Elements	I/U
Lønnsmelding / Personalskjema	Lønnsmelding / Personalskjema (samme dokument)	Egen mal Sendes via Outlook eller Elements		Ja Elements	U
Søknad og CV til den som blir ansatt	Søknad og CV med vedlegg	WebCruiter	Manuell overføring til Elements i personalmappen	Ja Elements	X
5 Avslutning av rekrutteringsprosessen
Bestille øvrige tilganger	Bestille tilganger - Puls - pc kort	AIM	AIM skal ta hånd om dette. Inntil videre følges lokal prosedyre.	Nei
Helseskjema	Helseskjema		Må fylles ut før oppstart, sendes ut sammen med tilbudsbrev/arbeidskontrakt. Sendes av nyansatt i post til BHT	Ja Elements Sendes til BHT for registrering/arkivering	X
Ønske velkommen	Velkommen-brev til kandidat	Egen mal i Elements	Skrives direkte i Elements i personalmappen	Ja Elements	U
Klagerett	Klagerett	Webcruiter	Webcruiter	Makuleres i WebCruiter 12 mnd etter at stilling er markert som avsluttet
Klagerett saksbehandling	Klage med svar og håndtering	Lokale prosedyrer		Ja Elements rekrutteringsmappe	I/U

Forfatter:	Aini Camilla Halle (RHF Rådgiver)
Godkjent av:	May Britt Melandsø Kjelsaas (RHF Seniorrådgiver)
Dokumentadministrator:	Vebjørn Romfog (RHF Rådgiver)
Dokument-ID:	1351
Gyldig fra:	23.10.2024
Revisjonsfrist:	23.10.2025

Hensikt og omfang

Prosedyren skal sikre at alle som arbeider med rekruttering i Helse Midt-Norge behandler all dokumentasjon som produseres underveis i rekrutteringsprosesser korrekt.

Ansvar

Arbeidsbeskrivelse

Revisjonskommentar