|
Rolle |
Ansvarsoppgaver |
|
Regionalt arkivlederforum |
Faglig ansvar for kompetanseplan når det gjelder innhold og evaluering. |
|
HR |
Har sammen med regionalt arkivlederforum ansvar for kontinuerlig vurdering av om kravene i kompetanseportalen svarer ut læringsmålene i regional kompetanseplan. |
|
Arkivleder |
Legge til rette for/ bidra med opplæringstiltak (e-læring, klasseromkurs og liknende) |
|
Nærmeste leder |
Ansvar for tildeling av kompetanseplan i kompetanseportalen |
|
Ansvar for tildeling av arbeidsoppgaver, roller, funksjoner |
|
|
Legge til rette for gjennomføring av opplæring |
|
|
Dokumentere opplæring ved å godkjenne gjennomført individuell kompetanseplan i kompetanseportalen |
|
|
Sikre at sine ansatte prioriterer dokumentering |
|
|
Gjøre seg kjent med rutiner for håndtering av personalmapper og håndtere personalmapper |
|
|
Gjøre seg kjent med rutiner for håndtering av tilsettingssaker |
|
|
Den enkelte ansatte |
Gjennomføre pålagt opplæring i Kompetanseportalen/Læringsportalen |
|
Deltema |
Læringsmål |
Målgruppe |
Læringsaktivitet |
Frekvens |
|
Nybegynner i Elements (uansett rolle) |
Grunnleggende kunnskap for å kunne saksbehandle og finne igjen dokumentasjon i arkivsystemet. Kunne dokumentere ekstern og intern korrespondanse i Elements. Forstå hva som skal i sakarkivet og hva som skal i pasientjournalen (evt. andre pasientjournalsystem) |
Alle ansatte som skal saksbehandle i Elements. |
e-læringskurs: Elements innføring (obligatorisk i Læringsportalen)
Navigasjonssedler på eget område i Virksomhetsportal
Superbruker i egen avdeling har særlig ansvar for oppfølging av nybegynner
Ved behov for ytterligere opplæring, vurderes klasseroms-undervisning/1 til 1 med arkivtjeneste |
Ved tildeling av bruker i Elements og krav fra nærmeste leder om å være saksbehandler |
|
Saksbehandlere |
Oppfriske kunnskap for å kunne saksbehandle og dokumentere etter gjeldende lovverk. |
Alle ansatte som benytter/har tilgang til Elements |
e-læringskurs årlig: Elements innføring (obligatorisk i Læringsportalen)
Navigasjonssedler på eget område i Virksomhetsportal |
Minimum årlig og ved behov
|
|
Ledere |
Vedlikeholde kunnskap for å kunne lede egen avdeling gjennom saksbehandling og dokumentere etter gjeldende lovverk.
|
Alle ledere som benytter/har tilgang til Elements |
e-læringskurs årlig: Elements innføring (obligatorisk i Læringsportalen)
Ved tilsetting og annethvert påfølgende år:
· e-læringskurs: Personalmapper for ledere i HMN
· Gjennomgå nøye kapittel 5.1 Leders ansvar: EQS 756 Rutiner for dokumentbehandling i saksbehandlingssystemet i Helse Midt-Norge
Navigasjonssedler på eget område i Virksomhetsportal |
|
|
Godkjennings-flyt |
(Ledere bør ha klare retningslinjer for sine ansatte når det gjelder godkjenningsrutiner) Kunnskap om hvordan godkjenne brev før de skal sendes ut enten via post eller digital forsendelse. Både teoretisk og teknisk forståelse for godkjenningsflyt. |
Ledere og andre som skal kvalitetssikre dokument gjennom godkjenning.
|
Navigasjonssedler på eget område i Virksomhetsportal
EQS 756 Rutiner for dokumentbehandling i saksbehandlingssystemet i Helse Midt-Norge
|
Som nyoppstartet leder eller ved behov når leder skal kvalitetssikre utgående brev før ekspedering |
|
Behandling av innsynskrav av administrative saker, ikke pasientjournaler
|
Kunne vurdere behov for bruk av hjemmel på dokumentasjon man er saksbehandler på og vurdere merinnsyn når man mottar begjæring om innsyn
|
Saksbehandler som får innsynskrav |
Navigasjonssedler på eget område i Virksomhetsportal
EQS 751 Innsynsbegjæringer i Helse Midt-Norge EQS 756 Rutiner for dokumentbehandling i saksbehandlingssystemet i Helse Midt-Norge
e-læringskurs DIGDIR Kompetanseportalen
HNT bruker lokal variant |
Årlig - For alle saksbehandlere som behandler dokumentasjon det kan kreves innsyn i
|
|
Fordeling
|
Kunne viderefordele journalposter til saksbehandling i klinikk/avdeling |
Superbruker eller utnevnt saksfordeler i klinikk/ avdeling |
Navigasjonssedler på eget område i Virksomhetsportal EQS 756 Rutiner for dokumentbehandling i saksbehandlingssystemet i Helse Midt-Norge |
Ved tildeling av rolle/oppgave som fordeler eller ved behov for oppfriskning av kunnskap om fordeling |
|
Superbruker-forum
|
Jevnlig oppfølging av superbrukere for å sikre informasjonsdeling om systemet og nye funksjoner |
Utnevnt superbruker i klinikk/ avdeling |
Superbrukerforum på fysiske eller digitale forum/møter |
Annenhver måned eller frekvens som opprettes etter behov |
|
Arkivtjeneste Sakarkiv /Postmottak |
Beherske saksbehandlermodul i historisk base og produksjonsbase som arkivansatt |
Ansatt i sakarkiv |
Bestille arkivkurs via leverandør ved behov
|
Ved behov |
|
Arkivtjeneste System-administrator |
Beherske systemadministrator tilknyttet Elements |
Utnevnt system-administrator |
Bestille kurs via leverandør ved behov |
Ved behov |
|
Utvalgssekretær |
Beherske møtemodulen i Elements |
Ansatte som håndterer møtemodulen i Elements |
Bestille kurs via leverandør ved behov
Navigasjonssedler på eget område i Virksomhetsportal |
Ved behov |