Utføres av

Ansvar/ Arbeidsoppgave

E-helse

Behandle og vurdere forespørsler om nye In Basket-grupper fra ledere i klinikkene, og oppretter bestilling dersom aktuelt.

Klinikkens leder

Har et overordnet ansvar for

·         at det er definert hvem som skal følge opp klinikkens In Basketgrupper. For oversikt, se rapport "Aktive In Basket gruppe [ID 817007]

·         å sørge for at alle In Basket-grupper i egen klinikk til enhver tid har medlemmer i gruppen med administratortilgang (Undermal: HP IB POOL MANAGER SUBTEMPLATE eller HP HF KLINISK LEDER SUBTEMPLATE)

·         å sørge for at meldinger i In Basket-grupper håndteres regelmessig. For oversikt, se rapport "Oversikt - In basketgrupper [ID 809911]"

·         at ansatte i egen klinikk har fått opplæring i In Basket og vet hvordan de skal håndtere meldinger 

·         å etablere rutiner for hvilke In Basket-grupper oppgavemeldinger og andre forespørsler skal sendes til, og gjøre disse kjent blant ansatte

·         Ved behov for sletting av grupper, meld behovet direkte til Helseplattformen AS via Hemittorget.

·         Ved behov for endring av navn på grupper, send forespørsel til E-helse/klinisk IKT via skjema

·         Ved behov for oppretting av ny gruppe, send forespørsel til E-helse/klinisk IKT via skjema. Forutsetningen for å opprette nye grupper er at det eksisterer et klart behov som ikke er dekt av klinikkens eksisterende grupper.

Den som er ansvarlig for en In Basket-gruppe (administrator)

·         Bemanne In Basket-gruppen med aktuelle ansatte ved å legge til eller fjerne ansatte ved fravær, permisjoner og endring av oppgaver, for å sikre at meldinger følges opp daglig

·         Varsle leder dersom meldinger i In Basket-gruppe ikke blir fulgt opp innen rimelig tid

Leder

·         Legge til ansatte man har ansvar for i sin In Basket-administratordashbord og sørge for at de følger opp personlige In Basket meldinger, se BV relatert

·         Sørg for at ansattes personlige In Basket følges opp ved fravær, og at meldinger i In Basket er håndtert når ansettelse avsluttes

·         Sørge for at In Basket grupper følges opp i alle ferier

Ansatt

·         Håndtere egen In Basket. Ferdigstille dokumenter ved å signere, svare ut, videresende og følge opp

·         Registrere seg inn i tildelte In Basket-grupper for å håndtere meldinger

·         Resultater skal håndteres daglig og senest innen 14 dager

·         Uferdig dokumentasjon skal håndteres daglig

Ansatt som slutter (og som ikke begynner på nytt arbeidssted som bruker Helseplattformen

·         Håndter alle meldinger i din personlige In Basket

·         Marker fravær i 1 år og legg inn din leder som stedfortreder, slik at andre ansatte kan se at du har sluttet

Ansatt som skal ha ferie eller permisjon

·         Marker fravær i In Basket, og registrer deg ut av alle In Basket- grupper

·         Avtal med kollega som skal følge opp, og gi hen tilgang til din In Basket. Det er viktig at man tilknytter en eller flere kolleger til egen In Basket slik at det dekker hele fraværsperioden (Eks. dersom Ansatt A har knyttet ansatt B til sin In Basket, og ansatt B knytter ansatt C vil ikke ansatt C kunne lese meldinger i ansatt A sin In Basket.)

Ansatt som har redusert stilling og som ikke får fulgt opp egen «In Basket»

·         Gi tilgang til egen In Basket til kollega som skal følge opp

·         Kollega må tilknytte seg

Ansatt som flytter til ny avdeling/annet sted med Helseplattformen

·         Håndter alle meldinger i In Basket før skifte av arbeidssted

·         Registrer deg ut av In Basket-grupper

·         Dersom du mottar meldinger vedrørende pasienter fra tidligere arbeidssted, videresend meldinger til aktuell In Basket-gruppe i din tidligere avdeling hvis behov