Dokumentasjon av helsehjelp- In Basket v. 1.1

Innledning

In Basket i Helseplattformen (HP) benyttes for å håndtere meldinger og kommunikasjon som f.eks prøvesvar og uferdige dokumenter. Hver av disse meldingene vil kreve ulik oppfølging basert på hva meldingen handler om. De fleste meldingene i In Basket er ikke skrevet i In Basket selv, men blir generert av andre funksjoner i systemet og sendes når aktiviteter fullføres av deg selv eller annet helsepersonell. In Basket må ikke forveksles med «Sikker Chat», hvor du ikke kan forvente at mottaker leser meldingen og følger opp. Alle kliniske ansatte med tilgang til Helseplattformen har en åpen In Basket. Selv om du har flere ansettelser vil du fortsatt bare ha én In Basket.

Resultater som blir sendt til In Basket som ikke lenger er i bruk vil dirigeres til en «Error-pool» som Helseplattformen har ansvar for å følge opp. 

Hensikt og omfang

Prosedyren skal:

·         bidra til sikker og effektiv kommunikasjon om pasienter

·         bidra til at meldinger og oppgaver i In Basket håndteres og følges opp forsvarlig

Prosedyren gjelder alle ansatte som har tilgang til Helseplattformen.

 

In Basket-grupper

·         In basket-grupper en funksjonalitet som gjør at flere ansatte kan motta samme melding.

·         Dersom et gruppemedlem håndterer en melding vil dette vises i In Basket hos de andre gruppemedlemmene.

·         Alle In Basket grupper skal ha en administrator.

  

 

Viktige In Basket-grupper er:

·         STO ADM [fagområde] GRUPPE: Hvert fagområde/tjeneste har sin In Basket gruppe. Disse har navn som starter med «STO ADM». Her kommer epikriser, dialogmeldinger, skannede resultater og generelle forespørsler til avdelingen. Resutater som har havnet i «Error-pool» videresendes også hit

·         STO PLO: Her kommer e-meldinger (PLO meldinger og dialog meldinger) på pasienter som er innlagt

·         STO [subgruppe] legegruppe: Her kommer henvisninger til vurdering og generelle henvendelser til legegruppen

 

Dashbord og rapporter som viser meldinger som ikke er håndtert i In Basket:

·         «Leder- Medisinskfaglig ansvarlig», alle rapporter

·         «eMeldinger i mitt helseforetak», rapport «Ubehandlede eMeldinger i In Basket»

·         «In Basket administratordashbord»

Arbeidsbeskrivelse

 

Utføres av

Ansvar/ Arbeidsoppgave

Avdeling for e-helse

Behandle søknader om nye In Basket grupper innmeldt i Service Now

Klinikksjef

Har et overordnet ansvar for:

·         at meldinger i In Basket i egen klinikk følges opp

·         å utnevne en In Basket ansvarlig i klinikken  

·         å sørge for at alle In Basket- grupper i egen klinikk til enhver tid har en primæradministrator

·         at ansatte i egen klinikk har fått opplæring i In Basket og vet hvordan de skal håndtere meldinger       

·         å etablere rutiner for hvilke In Basket-grupper oppgavemeldinger og andre forespørsler skal sendes til, og gjøre disse kjent blant ansatte

In Basket ansvarlig i klinikk

Sørg for at klinikken har hensiktsmessige In Basket- grupper. (Se oversikt over In Basket-grupper relatert)

 

Meld sak i ServiceNow og be om at gruppe deaktiveres dersom grupper ikke er hensiktsmessige.

 

Meld sak i ServiceNow dersom det er behov for nye In Basket grupper:

 

I saken oppgis:

·         Ønsket navn på gruppen

·         Formål med gruppen

o   Hva er det gruppen skal løse?

o   Skal gruppen erstatte en annen gruppe?

·         Navn på primæradministrator og en tilleggsadministrator

Primæradministrator for In Basket gruppe

     

·         Bemann In Basket gruppe med aktuelle ansatte ved å legge til eller fjerne ansatte (v/fravær/permisjon) for å sikre at meldinger følges opp daglig

·         Varsle leder dersom meldinger i In Basket gruppe ikke blir fulgt opp innen rimelig tid  

Leder

·         Sørg for at ansattes In Basket følges opp ved fravær og at meldinger i In Basket er håndtert når ansettelse avsluttes

·         Sørg for at ansatte følger opp personlige In Basket meldinger

Ansatt

·         Håndter egen In Basket

o   Med håndtering menes: Ferdigstille dokumenter herunder, signere, svare, videresende og følge opp

·         Registrer deg inn i tildelte In Basket- grupper for å håndtere meldinger

·         Resultater skal håndteres daglig og senest innen 14 dager

·         Uferdig dokumentasjon skal håndteres daglig og senest innen 14 dager     

Ansatt som slutter (og som ikke begynner på nytt arbeidssted som bruker Helseplattformen

·         Marker fravær i In Basket

o   Sett fravær til ett år og sett inn kollega, som skal følge opp

·         Logg deg ut av gruppepostkasser du er medlem i ​

 

Ansatt som skal ha ferie eller permisjon

·         Marker fravær i In Basket

o   Sett fravær i perioden og sett inn kollega som skal følge opp

·         Logg deg ut av gruppepostkasser du er medlem i ​

 

Ansatt som har redusert stilling og som ikke får fulgt opp egen In Basket

·         Tilknytt din In Basket til kollega, som skal følge opp

o   Gi tilgang til kollega

o    Kollega må tilknytte seg

Ansatt som flytter til ny avdeling/annet sted med Helseplattformen

·         Håndter meldinger i In Basket før skifte av arbeidssted

·         Fjern In Basket- grupper fra din tidligere avdeling

·         Dersom du mottar meldinger vedrørende pasienter fra tidligere arbeidssted, videresend meldinger til aktuell In Basket gruppe i din tidligere avdeling hvis behov

 

 

Relatert dokumentasjon/informasjon

In Basket- grupper på St. Olav, oversikt pr. 20.11.2023

 

Brukerveiledninger i Kunnskapsportalen:

In Basket

Vanlige In Basket meldinger

Registrere fravær i In Basket

Videresending av melding fra In Basket

 

EQS prosedyre

Dokument «E-meldinger, ansvarsfordeling», ID 48157 - EQS (helse-midt.no)

 

Lov og Helsepersonell

Lov om pasient- og brukerrettigheter