1         INNLEDNING

 

 

Dokumentet gir en oversikt over de rutiner og regler som gjelder for dokumentbehandling i det regionale helseforetaket, helseforetakene og Hemit. Formålet med dokumentet er å sikre at det innarbeides felles og standardiserte saksbehandlings- og dokumentbehandlingsrutiner som er i samsvar med gjeldende lover og forskrifter.

 

Det er et overordnet mål at dokumentflyten skal skje hurtigst mulig. Rutinene skal videre sikre at saksbehandlingen blir tilstrekkelig dokumentert og arkivert, uten unødvendig dobbelt­arkivering. Dokumentet beskriver rutinene for saksbehandling/dokumentbehandling, og tar utgangspunkt i et dokument fra det kommer inn til postmottaket, registreres, oversendes til saksbehandler, sendes mellom ulike saksbehandlere og leder. Videre beskrives hvordan det ekspederes til mottaker på papir og ved bruk av elektronisk digital forsendelse.

 

I Helse Midt-Norge brukes det elektroniske dokumentasjonssystemet Elements, heretter kalt «Elements».

 

Det er utarbeidet et grunnleggende e-læringskurs. Kurset er obligatorisk for alle som saks­behandler i Elements og er tilgjengelig i læringsportalen. I læringsportalen finnes også flere e-læringskurs for Elements ut over det obligatoriske.

 

Ansvaret for revidering av rutinedokumentet og brukerveiledningene ligger hos Helse Midt-Norge RHF – via regionalt arkivledernettverk. Regionalt arkivledernettverk ledes av arkivansvarlig i det regionale helseforetaket og består av arkivledere i alle helseforetak og Hemit. Alle deltakerne i arkivforum har et selvstendig ansvar for å bidra til kvalitetssikring og nyskaping i arbeidet med å bredde Elements og arkivforståelse.

2         HVA ER SAKSBEHANDLING?

 

Med saksbehandling menes i denne sammenheng alt arbeid knyttet til det å motta og/eller produsere informasjon som ledd i den virksomhet helseforetakene utøver.

 

Arkivforskriften stiller krav om arkivering av alle dokumenter som etter offentlighetsloven regnes som saksdokumenter for virksomheten og er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon. Dette gjelder både dokumenter som virksomheten sender og mottar, men også interne dokumenter. Arkivverdighet er uavhengig av hvordan et doku­ment kommer inn til foretaket. Det er innholdet i informasjonen som er sendt, mottatt, delt eller på annet vis formidlet, som er avgjørende for om innholdet skal arkiveres. Dette innebærer at brev på papir, e-post, SMS, faks og telefonsamtaler kan være saksdokumenter som skal registreres i Elements.

 

Hvis dokumentene både er gjenstand for saksbehandling og har dokumentasjonsverdi skal de også journalføres. Journalføring er en systematisk og fortløpende loggføring av opplys­ninger om innkommende og utgående dokumenter, samt interne dokumenter som inngår i saksbehandlingen.

 

Dokumenter som ikke er arkivverdige skal ikke journalføres. Ikke-arkivverdige dokumenter er verken gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, og de har gjerne en tidsbegrenset interesse.

 

I Helse Midt-Norge er det innført elektronisk saksbehandling og elektronisk arkiv. Dette innebærer at saksbehandlingen skal skje elektronisk, både av leder, saksbehandler og arkivar. Felles postmottak arkiverer ikke papir, med unntak av dokumenter nevnt under pkt. 3.4. Skannet versjon av papir er å anse som originaldokument.

 

I Helse Midt-Norge er alle helseforetakene og Hemit definert som selvstendige arkivskapere. En arkivskaper er en organisatorisk enhet eller en person som skaper arkiv som ledd i sin virksomhet. Det betyr at korrespondanse mellom helseforetakene er å oppfatte som ekstern korrespondanse. Hvert enkelt arkivskaper har sitt eget elektroniske arkiv for lagring og gjenfinning av alle arkivverdige dokumenter.

 

2.1        Forholdet mellom sakarkiv og pasientjournal

Det kan noen ganger oppleves uklart om et dokument hører hjemme i sakarkivet eller i pasientjournalen. Helse- og omsorgsdepartementet og Kultur og kirkedepartementet definerer i et brev av 15.01.2007 stilet til offentlige organer forholdet mellom virksomhetens journalføringsplikt etter arkivloven og helsepersonells dokumentasjonsplikt etter helsepersonel­loven og pasientjournalforskriften på denne måten:

 

«Som utgangspunkt skal alle utgående og inngående dokumenter til virksomheten journalføres og arkiveres i sakarkivet. Dette gjelder også dokumenter som omhandler den helsehjelpen pasienten har mottatt, men der formålet med dokumentet ikke er å dokumentere helsehjelpen, for eksempel:

-          brev om pasienter til/fra offentlige helsemyndigheter, for eksempel Statens

helsetilsyn eller Norsk pasientskadeerstatning

-          brev til/fra forsikringsselskaper i forbindelse med skadeserstatningssaker

-          brev til/fra pasienter, når de ikke er direkte knyttet til den helsehjelpen vedkommende får eller skal få.

 

Alle dokumenter av denne typen skal journalføres og arkiveres i sakarkivet i samsvar med arkivforskriftens bestemmelser.».

 

3         JOURNALFØRING OG ARKIVVERDIGE DOKUMENTER

3.1        Begreper knyttet til sak- og arkivsystem

 

Sak

Består av journalposter/dokumenter som blir produsert i forbindelse med saksbehandling, f. eks. en klagesak. Saken får et unikt saksnummer som alle tilhørende journalposter knyttes til.  Det registreres også metadata (saksopplysninger). All henvendelse i en sak skal i samme saksmappe.

 

Journalpost

Er en forsendelse som inneholder ett eller flere dokumenter som inngår i en saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, f.eks. et brev med vedlegg. Metadata fra brevet (hoveddokumentet), som f. eks. avsender/mottaker og dokumentdato, registreres og knyttes opp mot en sak.

 

Dokument

Defineres som «En logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, fremvisning eller overføring». Et dokument kan altså romme tekst, tegning, grafikk, fotografier, video, tale osv. Et dokument er alltid knyttet til en journalpost, enten som et hoveddokument eller et vedlegg.

 

Arkivdeler og ordningsprinsipp

Et arkiv er delt opp i arkivdeler som angir logisk eller fysisk arkivering av saker. I Helse Midt-Norge er det arkivdeler for administrative saker (sakarkiv) og for personalmapper (personalarkiv). Hver arkivdel er ordnet etter ett og samme ordningsprinsipp (klassering). I historiske databaser finner man tidligere arkivdeler.

Klassering/ordningsprinsipp HMN benytter er Arkivnøkkel for helseforetak.  

 

Arkivdel	Ordningsprinsipp (klassering)	Ordningsverdi (arkivkode)
Administrative saker (sakarkiv)	Arkivnøkkel for helseforetak	Funksjonsbasert
Innkjøp (sakarkiv)	Arkivnøkkel for helseforetak	Funksjonsbasert
Personalarkiv (objektarkiv)	Fødselsnummer (objekt)	Fødselsnummer
Personalarkiv sluttet (objektarkiv)	Fødselsnummer (objekt)	Fødselsnummer

 

3.2        Dokumenter som skal registreres i Elements – listen er ikke uttømmende

Eksempler på dokumenttyper som skal registreres i Elements.

 

Dokumenttyper/områder	Eksempler
Avtaler	Samarbeidsavtaler, leverandøravtaler
Bankgarantier
Blogg (egenprodusert i regi av foretaket)
Forhandlingssaker	Protokoller mellom arbeidsgiver og fagforening
Henvendelser fra det offentlige	Gjelder også dokumentasjon i Altinn
Henvendelser fra private
Høringsuttalelser
Interne notater	Som er ledd i en saksbehandling, herunder faglige uttalelser, interne bestillinger/beslutninger/forslag
Klager/tvist	Krever skriftlig svar/avgjørelse
Korrespondanse mellom helseforetakene og RHF-et
Møtedokumentasjon - intern	Innkallinger til og referater fra (følgende er minstekrav); -          Ledermøter -          Klinikkmøter -          Avdelingsmøter -          mm ·         Møter med beslutning skal dokumenteres ·         Også presentasjoner/vedlegg skal arkiveres
Møtedokumentasjon - ekstern	Innkallinger til og referater fra (følgende er minstekrav); -          Regionale møter -          Nasjonale møter -          Foretak/kommune -          mm ·         Møter med beslutning skal dokumenteres ·         Også presentasjoner/vedlegg skal arkiveres
Nyhetsbrev	Egenprodusert
Organisasjons-/administrative saker
Pasientskadeerstatningssaker (NPE)
Personalsaker	Dokumenter knyttet til ansettelsesforholdet, den ansattes avtale, oppfølgning NAV
Pressemeldinger
Prinsipielle uttalelser/vedtak
Prosjekt	Prosjektdirektiv, møtereferat, sluttrapport og øvrige dokumenter og korrespondanse som har verdi som dokumentasjon journalføres fortløpende.   Ved prosjektstart skal prosjektleder opprette ny sak for prosjektet og legge merknad med URL-adresse til Sharepointsiden på saksnivå. Ved regionale prosjekt skal prosjektdokumentasjonen arkiveres hos Helse Midt-Norge RHF. Ved lokale prosjekter skal prosjektdokumentasjonen arkiveres hos det enkelte helseforetak.
Rapporter	Årsrapport, prosjektrapport m.m. utarbeidet av eget foretak
Rapportering til Helse- og omsorgsdepartementet (HOD)	Årlig melding, tertialrapport, månedsrapportering m.m
Samarbeid med andre organisasjoner
SMS	Når SMS benyttes til saksbehandling
Sosiale medier	Når sosiale medier benyttes til saksbehandling
Strategiplaner	Alle regionale planer som er vedtatt

 

3.3        Dokumenter som ikke skal registreres – listen er ikke uttømmende

Eksempler på ulike dokumenter som ikke skal registreres i Elements.

 

Dokumenttyper/områder	Merknader
Bøker, tidsskrifter, aviser, brosjyrer, reklame
Fakturaer	Sendes videre til lønn- og regnskaps avd/SAP
Hotellbestillinger, reisebestillinger	Utføres gjennom G Travel
Eksterne invitasjoner til kurs, konferanse, seminar ol	Gjelder masseutsendelser uten navngitte mottaker
Materiell fra kurs og konferanser
Ordrebekreftelser	Gjelder varebestillinger
Post til fagforeninger	Som ikke er ledd i saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon
Reiseregninger	Sendes videre til lønn- og regnskaps avd.
Sykemeldinger	Sendes til personalavdeling
Timelister	Skal føres i PRS
Kursmateriell og presentasjoner	Hvis det er vurdert til å ikke inneha verdi som dokumentasjon i noen grad

 

3.4        Dette skal også tas vare på i papirformat

Følgende dokumenter skal på grunn av skriftlig signatur arkiveres i papirformat i tillegg til at de skannes inn i Elements. Disse papirdokumenter blir arkivert i fysisk arkiv:

• Bankgarantier
• Avtaler med leverandører
• Kontrakter

 

3.5        Vedlegg som ikke skannes inn i Elements

• Vedlegg som ikke har verdi som dokumentasjon eller er ledd i sakshandling.

 

 

 

 

 

 

 

4         DOKUMENTFLYT

 

I dette kapitlet beskrives en generell arbeidsprosess for dokumentbehandling.

Først blir rollene i Elements beskrevet, deretter beskrives selve dokumentflyten.

4.1        Roller i Elements og ansvarsfordeling

 

Saksbehandlers ansvar og oppgaver vedrørende dokumentasjon i Elements

Saksbehandler er ansvarlig for å lagre arkivverdig dokumentasjon i Elements. Alle saksbehandlere har et medansvar for at HMN oppfyller arkivlovens formål slik at all aktivitet og saksbehandling blir dokumentert på en helhetlig og forsvarlig måte til bruk i nåtid og for ettertiden.

 

Følgende oppgaver må utføres av saksbehandler i Helse Midt-Norge:

• Fullføre opplæring via tildelt kompetanseplan fordelt fra leder
• Gjøre seg kjent med gjeldende prosedyrer
• Sørge for at egen saksbehandling dokumenteres fortløpende;
• Også arkivverdige dokumenter som mottas eller opprettes i andre systemer

o   Dette gjelder også intern dokumentproduksjon (for eksempel prosjektdokumentasjon og referat)

o   Følge opp ubesvart post innen frist

o   Skjerme saker og dokumenter som inneholder sensitiv informasjon ved behov

o   Ferdigstille journalposter med status Reservert

o   Følge skriveregler for titler på saksmappe og journalpost.

o   Ferdigstille kompletterte saksmapper som kan avsluttes

• Svare ut innsynsbegjæringer på egne saker.
• Gi beskjed til brukerstøtte hvis saksdokumenter ikke er fullstendig eller lesbare.

·        Ansvarlig for å gi beskjed til saksfordeler/postmottak hvis post blir fordelt feil

• Vite hvem som er superbruker Elements i egen avdeling
• Vurdere overføring av aktive saker hvis slutter i organisasjonen

 

Leders ansvar og oppgaver vedrørende dokumentasjon i Elements

Leder er ansvarlig for å lagre arkivverdig dokumentasjon i Elements. Dokumenter som etter Offentleglova §4 er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon, er å ansees som arkivverdig. Leder skal være en pådriver for at saksbehandler følger dokumenthåndteringsprosedyrer, samt etterleve disse prosedyrene selv.

 

Følgende oppgaver må utføres av leder i Helse Midt-Norge:

• Gjøre seg kjent med Elements ved å gjennomføre obligatoriske kurs.

·        Er saksansvarlig for personalmappene for sine ansatte, noe som ikke kan delegeres videre, og skal håndtere dette jmf personalmapperutine

• Bestille tilganger i IAM til saksbehandlere i egen avdeling
• Sørge for at ansatte på sin avdeling gjennomfører obligatoriske kurs ved å fordele kompetanseplan.
• Gjøre seg og sin avdeling kjent med dokumentbehandlingsprosedyrer
• Legge til rette for at saksbehandlingen i avdelingen dokumenteres fortløpende;
• Sikre overføring av arkivverdige dokumenter som mottas eller opprettes i andre systemet

o   Dette gjelder også intern dokumentproduksjon i avdelingen (for eksempel prosjektdokumentasjon og referat)

• Fordele avdelingens ufordelte post (kan delegeres til saksfordeler)
• Legge føringer for utgående brev som skal godkjennes
• Godkjenne dokumenter elektronisk i tråd med HMNs retningslinjer for dette.
• Holde oversikt over avdelingens restanser.
• Informere arkivleder om planlagte organisatoriske endringer som kan få betydning for arkivtjenesten.
• Informere arkivleder når det vurderes å utvikle, innføre eller endre bruken av administrative rutiner og systemer, slik at arkivfaglige problemstillinger kan avklares på et tidlig tidspunkt.

·        Vite hvem som er avdelingens superbruker Elements, og involvere denne i avdelingens arbeid med systemet.

 

Saksfordeler

Saksfordeler har ansvar for å:

-          fordele post i aktuell avdeling

-          utføre leders oppfølgingsoppgaver i Elements ved behov

 

Superbruker

I tillegg til de rollene som eksisterer i Elements har Helse Midt-Norge gjennom oppgraderingen til Elements utnevnt en superbruker i hver avdeling/klinikk/enhet.

Superbrukeren har ansvar for å:

-          bistå sin avdeling i opplæring og rådgivning i dokumentasjonshåndtering

-          gi opplæring i bruk av Elements

 

Arkivar

Det finnes to ulike arkivarroller som kan tilpasses ulike ansvarsområder etter behov.

Oppgavefordelingen og bruk av de ulike rollene vil kunne variere fra foretak til foretak.

 

• Arkivar ved Felles postmottak har ansvar for å:

-          Registrere, skanne og fordele alle arkivverdige dokumenter som kommer inn til postmottaket og importsentral

-          påføre tilgangskode dersom det er aktuelt

-          sette på ordningsverdi (arkivkode/fødselsnummer)

-          kvalitetssikre og journalføre utgående post

-          følge opp organisasjonens restanser

-          publisere offentlig postjournal

-          kvalitetssikre innholdet i saksbehandlingssystemet fortløpende

-          tilby kurs innen Elements

-          ta ut, sende og følge opp restanseliste

 

·        Arkivar på «klinikk»-nivå kan ha ansvar for å:

-          kvalitetssikre registreringer utført av saksbehandlerne og ledere i egen avdeling/seksjon i henhold til interne rutiner

-          bistå med fordeling av post i henhold til interne rutiner

-          være superbruker i egen avdeling

 

4.2        Innkommet post til foretaket

4.2.1     Innkommet post – Felles postmottak

 

Sortering og åpning

·         All post som er gjenstand for saksbehandling skal som hovedregel mottas i felles postmottak (brevpost, digital forsendelse, intern post, e-post)

·         Brevpost som er arkivverdige skal skannes og registreres i Elements

o   Dokumentavdelingene tar vare på papiroriginaler i minimum 1 måned, deretter makuleres de, med unntak av dokumenter nevnt i pkt. 3.4

o   Vedlegg som ikke lar seg skanne må etterspørres elektronisk hos avsender

o   Post som er åpnet, men som ikke skal journalføres i Elements, fordeles/sendes til saksbehandler;

§  Blader, aviser, reklame, regninger og annen dokumentasjon

·         Arkivverdige e-postmeldinger til felles postmottak, registreres i Elements

·         Digital forsendelse til importsentral registreres i Elements

·         Arkivverdige rekommanderte sendinger registreres i Elements

 

Feiladressert post

Felles postmottak eller den enkelte avdeling omadresserer og returnerer feiladressert post til avsender eller Posten Norge.

 

Personlig post

·         Med personlig post menes brev hvor mottakers navn er angitt før foretakets navn. Personlig adressert post åpnes i felles postmottak. Egne rutiner for HNT.

 

Returpost

Returpost åpnes av felles postmottak for å finne ut hvem som er avsender og sendes så videre til riktig avsender internt. Konvolutten stemples.

 

Rekommandert post

·         Dersom rekommandert post ikke er personlig adressert, behandles den på samme måte som vanlig innkommet post.

·         Rekommandert post som er personlig adressert sendes uåpnet direkte til mottaker. REK-nr. og mottaker registreres iht. interne rutiner.

 

Mistenkelig post

·         Hvis man mottar mistenkelige brev/pakker skal man ikke riste eller åpne disse. Posten plasseres i en pose og man skal varsle nærmeste leder (arkivsjef/stedfortreder) for videre håndtering. Ved stor mistanke kontaktes politiet umiddelbart på tlf. 112 for videre veiledning og håndtering.

 

Fordeling

·         Felles postmottak fordeler innkommet post i henhold til interne rutiner i foretaket.

·         All post skal som hovedregel være ferdig registrert og viderefordelt innen ett virkedøgn.

 

4.2.2     Innkommet post - saksbehandler

 

Saksbehandler får post via 3 kanaler:

1. Elektronisk i Elements (som skannede dokumenter eller e-post via postmottak)
2. Elektronisk via e-postsystemet Outlook (i egen postboks)
3. Direkte adressert til person/avdeling

 

• Den enkelte saksbehandler har plikt til å vurdere om direkte mottatt post (e-post/papir) er å anse som arkivverdige dokumenter.
• Dersom en saksbehandler mottar arkivverdig e-post, har saksbehandler selv ansvar for å registrere denne i Elements.
• Dersom saksbehandler mottar arkivverdige dokumenter i papir skal disse sendes arkivet for skanning og registrering.
• Saksbehandler har ansvar for straks å returnere/videresende post til postmottak dersom den er feilsendt eller kommet direkte.

 

4.2.3     Innkommet post – leder

 

Ledere har, i tillegg til det som er nevnt under «Saksbehandler», ansvar for enhetens ufordelte post:

• Leder har ansvar for at enhetens ufordelte post fordeles til saksbehandlere daglig.
• Dersom post er sendt til feil avdeling/enhet, må leder returnere posten til Dokumentavdelingene; gjerne med en merknad om hva som er riktig adressat.
• Leder kan, om ønskelig, delegere ovennevnte oppgaver til en utnevnt saksfordeler

 

4.2.4     Post til saksbehandling

 

Post til saksbehandling er en mottatt skriftlig henvendelse som skal behandles og besvares/avskrives i Elements. Alle saksbehandlere og ledere har ansvar for daglig oppfølging av post til saksbehandling.

 

Post til saksbehandling kan behandles på to måter:

1. Besvare ved å utarbeide en skriftlig tilbakemelding på henvendelsen (brev/e-post/notat i Elements).
2. Avskrive (en «kvittering» for at den mottatte journalposten er ferdigbehandlet) uten å utarbeide et skriftlig svar.

Avskriving kan gjøres på tre ulike måter:

TO – tatt til orientering	Dette alternativet brukes dersom innholdet i dokumentet som avskrives ikke fører til en handling.
TE – tatt til etterretning	Dette alternativet brukes når innholdet i dokumentet som avskrives fører til en handling.
TLF – besvart pr telefon	Dette alternativet brukes dersom den skriftlige henvendelsen besvares pr telefon. Essensen i telefonsamtalen skal dokumenteres i merknadsfeltet for journalposten.

 

4.2.5     Saksbehandlingstid for helseforetakene

 

Det følger av forvaltningsloven at man skal «forberede og avgjøre saken uten ugrunnet opphold». Dette er et utslag av kravet om god forvaltningsskikk som blant annet innebærer å gi grundig, rask og korrekt saksbehandling. Dersom foretaket vet at det ikke vil klare å svare på henvendelsen innen en måned, skal det så snart som mulig, og innen en måned, gis et foreløpig svar hvor det opplyses om antatt svartid.

 

Saksbehandlingstid for innsynsbegjæringer er 5 dager.

 

4.2.6     Restansekontroll

Restansekontroll utføres jevnlig (minst hver tredje måned) for å sikre at HMN sin saksbehandling skjer raskt, effektivt og innenfor oppsatte frister. Det er den enkelte saksbehandler og leder som har ansvar for å overholde svarfrist. Det skal alltid tas ut restanselister for saksbehandlere som skal slutte eller skal ut i permisjon. Restansekontrollen skal bidra til å sikre at statistikk over HMN sin saksbehandlingstid er korrekt. Det skal søkes etter restanser eldre enn 2 uker. Listene, skjermede, sendes den enkelte saksbehandler med frist på 7 dager (virkedager) for rydding og eventuell tilbakemelding til arkivtjenesten dersom noe har lengre saksbehandlingstid enn normalt.

 

 

 

 

 

 

4.3        Saksbehandling

4.3.1     Opprettelse av sak og journalpost

 

I Helse Midt-Norge kan saksbehandler opprette både saker og journalposter i sak- og arkivsystemet.

Alle dokumenter som saksbehandler mottar elektronisk i Elements er allerede registrert i en sak. Dersom saksbehandler skal utarbeide et nytt dokument, må dette enten registreres i en eksisterende sak eller så må det opprettes en ny sak.

 

Sakstitler og journalposttitler skal være korte, men konsise. Det er viktig å tenke på gjenfinnbarheten og at det skal være enkelt å søke opp saken både for saksbehandler selv og andre.

Finnes under «Relatert»: Vedlegg 1: Skriveregler HMN

Finnes under «Relatert»: Vedlegg 1.2: Skriveregler STO

 

4.3.2     Saksmappetyper

Bruk av saksmappetyper gir en gevinst i form av automatisk standard arkivdel med evt. tilgangskode. Gjør det mulig å ta ut statistikk og gjør det mulig å søke etter mappetype.

Finnes under «Relatert»: Vedlegg 2: Saksmappetyper og Dokumentkategorier HMN

Finnes under «Relatert»: Vedlegg 3: Saksmappetyper og Dokumentkategorier STO

 

4.3.3        Journalposttyper

Når man skal utarbeide et dokument kan ulike dokumenttyper velges. Dette avhenger blant annet av om mottaker av dokumentet er ekstern eller intern. Der er ulike Word-maler tilknyttet de forskjellige dokumenttypene. Oversikten nedenfor er ment som en veiledning.

 

Du kan opprette følgende typer journalposter med tilhørende dokumenter:

Type	Brukes når
I	Inngående dokument (brev, e-post, faks m.m.) fra en ekstern person/virksomhet
U	Utgående dokument (brev, referat, faks, e-post m.m.) til en ekstern person/virksomhet
N	Internt notat (e-post, internt referat, notat) sendes innad i eget foretak ·        Benyttes i de tilfeller hvor mottaker skal ha et oppfølgingsansvar («Post til behandling»)
X	Internt notat uten oppfølging (e-post, internt referat, møteinnkalling, notat) sendes innad i eget foretak ·        Benyttes i de tilfeller hvor mottaker ikke skal ha et oppfølgingsansvar ·        Benyttes i de tilfeller hvor hensikten kun er å informere ·        Benyttes i de tilfeller man ønsker å dokumentere noe ut over selve saksbehandlingen, «egennytte»
S	Saksframlegg benyttes når man skriver sak til styremøte
Y	Arbeidsdokument ikke arkivverdig

 

4.3.4     Dokumentkategorier

Bruk av dokumenttyper gir en gevinst i form av for eksempel automatisk frist.

Gjør det mulig å søke etter og å ta ut statistikk på dokumenttype.

Finnes under «Relatert»: Vedlegg 2: Saksmappetyper og Dokumentkategorier HMN

Finnes under «Relatert»: Vedlegg 3: Saksmappetyper og Dokumentkategorier STO

 

4.3.5     Journalpoststatuser

 

En journalpost vil ha ulike statuser i Elements, alt etter hvor i prosessen den er.

 

Ulike statuser en journalpost kan ha:

Kode	Status	Betydning	Utfører
R	Reservert	Dokumentet er under arbeid	Arkivar/saksbehandler/leder
S	Registrert av saksbehandler	Inngående brev og e-post som er importert fra Outlook	Saksbehandler/leder
G	Til godkjenning	Dokumentet er sendt til godkjenning til leder	Saksbehandler
F	Ferdig	Dokumentet er ferdigstilt og klart for å bli ekspedert For interne notater betyr det at notatet er tilgjengelig for de interne mottakerne	Saksbehandler/leder
E	Ekspedert	Brevet er ekspedert / sendt til mottaker ·         Når saksbehandler har ekspedert/sendt brevet ved hjelp av digital forsendelse. ·         Saksbehandler har sendt brevet i papirpost og har endret status manuelt fra F til E.	Saksbehandler/leder
M	Midlertidig journalført	Midlertidig journalført av arkivet	Arkivar
J	Journalført	Dokumentet er journalført og blir automatisk konvertert til PDF/A. Journalposten er også klar for å bli publisert på offentlig journal (postlista) Dokumenter som arkivet selv oppretter, får status J direkte. Det betyr at arkivet tar kvalitetskontroll samtidig med at det opprettes. Arkiv skal daglig ta et søk som henter opp alle journalposter som har status E og S for å kvalitetssikre og journalføre disse. Dokumentet blir da konvertert til PDF/a. Det kan ikke gjøres endringer i dokumenter i status J.	Arkivar
A	Avsluttet	Dokumentene er arkivert og registreringen er avsluttet. Dokumenter i et sakarkiv som er arkivert uten journalføring, skal være med i avleveringen/deponeringen dersom de ikke har blitt kassert før uttrekket blir produsert	arkivar
U	Utgått	Journalposten er utgått eller slettet	arkivar

4.3.6     Felles maler i Helse Midt-Norge

 

Alle malene i Elements har «bokmerker» som fletter inn metadata (informasjon om mottaker, saksnummer, dato) som blir registrert før selve brevet opprettes. Dette inkluderer også navnene til saksbehandler og leder.

For dokumenter som krever (elektronisk) godkjenning av leder, er det utarbeidet maler hvor navn og tittel på nærmeste leder automatisk blir flettet inn i brevet. Det er derfor viktig at rett mal blir valgt, avhengig av hvem som skal signere og hvilket ledd i organisasjonen rollen din hører til.

Elektronisk godkjenning utført av leder blir loggført i Elements og det vil fremgå i malen at leder har godkjent dokumentet elektronisk. Malene skal ha følgende tekst som erstatter signatur:

 

Dokumentet er elektronisk signert og har derfor ikke håndskrevne signaturer

 

4.3.7     Vanlig ekspedering, elektronisk godkjenning av leder og ekspedering med parafering

Når saksbehandler (vanlig ekspedering) og leder (ekspedering med parafering) godkjenner en journalpost elektronisk i Elements, blir navnet automatisk flettet inn i dokumentet. Dette er «signaturen», og dokumentet signeres ikke med blekk.

 

Vanlig ekspedering

Vanlig ekspedering (sending) benyttes for journalposter som ikke krever leders godkjenning. Vanlig ekspedering skjer ved at saksbehandler ferdigstiller og ekspederer dokumentet (endrer status fra R til F eller E).

Vanlig ekspedering benyttes for brev, notater og e-post som bærer preg av å være en ren ekspederingssak (eksempelvis bekreftelse på mottatt søknad, forespørsel om mer dokumentasjon, oversending til vurdering osv.) eller utsendelse av ulike standardbrev.

 

Ekspedering med parafering

Å parafere er å medunderskrive et dokument.

·        Hovedregelen er at alle dokumenter skal være godkjent før ekspedering (utsendelse).

·        Leder må godkjenne den endelige versjonen av dokumentet og utfører godkjenning i Elements.

·        Leder kan ved alminnelig delegasjon gi en saksbehandler tillatelse til å sende ut brev uten parafering

·        Dokumentets innhold og saksbehandlers fullmakter avgjør om dokumentet skal ekspederes med eller uten parafering

 

Alle utgående brev hvor saksbehandler paraferer for leder, skal være elektronisk godkjent av leder, i Elements. Dette gjelder dokumenter:

• med prinsipielt innhold

·        som binder opp foretaket

·        som har et kontroversielt innhold

·        som krever avklaring

4.4        Utgående post fra helseforetakene

 

I Helse Midt-Norge er hovedregelen at brev skal ekspederes (sendes) elektronisk ved bruk av elektronisk digital forsendelse (EDF).
EDF er løsningen til DigDir (Digitaliseringsdirektoratet) og holder sikkerhetsnivå fire. Det innebærer at også sensitiv informasjon kan sendes sikkert med løsningen.

 

Privatpersoner blir søkt opp i Folkeregisteret og verifiseres ved hjelp av fødselsnummer. Virksomheter blir søkt opp i Enhetsregisteret og verifiseres ved hjelp av organisasjonsnummer.

Dersom mottaker ikke har digital postkasse, blir dokumentet automatisk skrevet ut, konvoluttert og sendt pr. post. Dette skjer ved automatisert prosess.

 

Kontaktkort benyttes for utsendelser via fysisk post. Informasjon om adressat opprettes som kontaktkort. Dette må utføres manuelt av postmottak/saksbehandler.

5         TILGANGSBESKYTTELSE OG SKJERMING

 

I Helse Midt-Norge er alle dokumenter og saker i utgangspunktet offentlige og foretakene skal praktisere meroffentlighet. Det vises i denne sammenheng til offentleglova § 11 om merinnsyn:

 

«Når det er høve til å gjere unntak frå innsyn, skal organet likevel vurdere å gi heilt eller delvis innsyn. Organet bør gi innsyn dersom omsynet til offentleg innsyn veg tyngre enn behovet for unntak.»

 

Opplysninger som er taushetsbelagte skal alltid unntas offentlighet.

 

Skal man unnta opplysninger fra offentligheten skal dette gjøres ved å påføre tilgangskode, lovhjemmel og evt. skjerming av tittel og avsender/mottaker.

Å skjerme et dokument/journalpost er ikke ensbetydende med at hele dokumentet kan unntas. Ved innsynsbegjæring vurderes skjerming på nytt.

Ved tvil, kontakt postmottak.

 

5.1        Tilgangsstyring

 

For å ivareta personvernet og hensynet bak bestemmelser i offentleglova, benyttes tilgangskoder og nivåautorisasjoner for å begrense hva den enkelte bruker får lese og søke etter i Elements. På den måten hindrer systemet at alle brukere får tilgang til all informasjon.

Hvilke tilgangskoder og autorisasjoner den enkelte får, avhenger av hvilken rolle vedkommende har og hvilke oppgaver vedkommende skal utføre. Organisasjonsstrukturen i Elements speiler Tieto Personal (TP).

Arkivledere har egen oversikt over utvidete tilgangskoder som er gitt ut fra tjenstlig behov frem til teknisk løsning er på plass og ledere kan søke om dette via personalsystemet.

 

 Roller i Elements, ikke utfyllende:

Rolle	Kode
Arkivansvarlig	AR1
Arkivpersonell	AR2
Leder	LD
Saksbehandler	SB
Saksfordeler	SF
Utvalgssekretærer/Møtesekretær	US

 

Oversikt over tilgangsstyring i Helse Midt-Norge

-          fordelt på roller (Saksbehandler, Saksfordeler, Leder)

-          fordeles automatisk ved opprettelser av roller via AD synk

-          tilgang til ytterligere tilgangskoder fordeles etter tjenstlig behov, og da fordelt på

§  kun for egne saker

§  for egen enhet

§  for hele organisasjonen

Finnes under «Relatert»: Vedlegg 4: Tilgangsstyring fordelt på roller HMN

Finnes under «Relatert»: Vedlegg 5: Tilgangsstyring fordelt på roller STO

5.1.1     Leserettigheter

Alle medarbeidere med en rolle i sak- og arkivsystemet vil ha lesetilgang til saker eller dokumenter som er offentlige (dvs. saker og dokumenter som ikke er påført en tilgangskode). Leserettighet er en brukers rettighet og mulighet til å lese informasjon på tvers av avdelinger i foretaket.

5.1.2     Skriverettigheter

 

Skriverettigheter er en brukers mulighet til å opprette/skrive/endre i saker, journalposter og dokumenter. Hovedregelen er at en saksbehandler kun kan skrive i egne dokumenter og avdelingens dokumenter, med mindre det opprettes en tilgangsgruppe.

 

5.2        Tilgangsgrupper

 

Tilgangsgrupper benyttes for å gi en gruppe brukere tilgang til saker og journalposter på tvers av den administrative strukturen. Eksempel på slike grupper kan være saksbehandlere som arbeider innenfor et felles saksområde som inneholder graderte saker og dokumenter, eller som skal ha registreringsrettigheter i samme saksmappe.

 

I utgangspunktet er det som regel bare saksbehandleren selv og vedkomnes leder som har skrivetilgang til egne saker og tilhørende dokumenter. Denne tilgangen kan utvides ved å gi tilgang til en bestemt gruppe personer i organisasjonen. Slike tilgangsgrupper kan bestå av en eller flere saksbehandlere, gjerne på tvers av avdelinger. Dokumentavdelingene oppretter slike faste grupper. Som saksbehandler kan du opprette en ad-hoc gruppe knyttet til en sak eller en journalpost.

 

5.3        Tilgangskoder og hjemler

 

Tilgangskode i kombinasjon med hjemmel benyttes for å skjerme sensitiv informasjon for uberettiget innsyn.

Finnes under «Relatert»: Vedlegg 6: Tilgangskoder HMN

Finnes under «Relatert»: Vedlegg 7: Tilgangskoder STO

 

5.4        Skjerming

Sensitiv informasjon i saks- eller journalposttittel må aktivt skjermes/sladdes, slik at teksten ikke ligger åpent tilgjengelig i offentlig journal og for alle brukere i virksomheten.

 

Dette gjøres ved å markere den delen av teksten som skal skjermes, f.eks. «Arbeidsforhold – Bernt Hansen».  Høyreklikk på markert del og velg riktig skjermingsmetode. Man kan her velge både "merk tekst som skjermet" og "merk tekst som personnavn". Begge metoder skjermer informasjonen man ønsker unntatt offentlighet.  

6         UNNTATT OFFENTLIGHET OG OFFENTLIG POSTJOURNAL

 

Som offentlig virksomhet har vi plikt til å utarbeide en offentlig postjournal. Alle inn- og utgående dokumenter som har fått status J (journalført) i Elements danner grunnlag for våre offentlige postlister. Postlistene legges tilgjengelig for publikum og presse på helseforetakenes internettsider. Rutinen skal til enhver tid være tilgjengelig i Helse Midt-Norge RHF sin EQS, under regionale prosedyrer.

 

Alle kan be om innsyn i dokumentene våre. Det er ikke nødvendig å oppgi noen grunn for hvorfor innsyn ønskes.

 

6.1        Rutine for innsynsbegjæring

 

Alle foretakene i Helse Midt-Norge følger regional rutine for behandling av innsynsbegjæring. Ansvaret for vedlikehold, oppfølging og eventuelle endringer i rutinen ligger hos regionalt arkivforum som består av arkivlederne i foretakene.

Rutinen skal til enhver tid være tilgjengelig i Helse Midt-Norge RHF sin EQS, under regionale prosedyrer.

7         SIKKERHETSLOVEN

 

Dokumenter som faller inn under sikkerhetsloven med forskrifter, håndteres i egne rutiner.

8         LOVVERK

 

Det er flere lover som berører og regulerer dokumentbehandling og saksbehandling i offentlig sektor. Det er også viktig å ta i betraktning de skrevne og uskrevne regler som man legger i begrepet god forvaltnings­skikk. Dette omfatter stikkord som likebehandling (presedens), fullstendig beslutningsgrunnlag, at henvendelser besvares innen rimelig tid.

 

Nedenfor er en opplisting av noen sentrale lover:

 

Helseforetaksloven

Lov av 14. juni 2001 nr. 41 om helseforetak m.m. slår i § 5 blant annet fast at foretakene regnes som offentlige organer etter arkivloven.

 

Arkivloven med forskrifter

Lov av 4. desember 1992 nr. 126 om arkiv (arkivloven), samt forskrift av 11. desember 1998 nr. 1193 om offentlige arkiver (arkivforskriften). Arkivloven inneholder en del overordnede og grunnleggende bestemmelser om arkiv og spesielt om arkiv i offentlig forvaltning.

 

Forvaltningsloven med forskrifter

Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker. Gir generelle regler om saksbehandling, samt spesialiserte bestemmelser om taushetsplikt og partsoffentlighet.

Her skal særskilt nevnes:

eForvaltningsforskriften av 25. juni 2004. Forskrift om elektronisk kommunikasjon med og i forvaltningen.

 

Offentleglova med forskrifter

Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd av 19. mai 2006 nr. 16 . Den har betydning for journalføring, offentlig journal, innsyn og skjerming av informasjon.

 

Personopplysningsloven

Lov av 15. juni 2018 nr. 38 om behandling av personopplysninger.

Loven implementerer EUs personvernforordning som norsk rett og inneholder i tillegg utfyllende regler om behandling av personopplysninger i Norge.

 

9         ORD OG BEGREPER

 

Arkivdel

Arkivdel benyttes til å angi hvilken arkivserie en sak er arkivert i. Alle saker som er arkivert i en arkivdel, er ordnet etter et felles ordningsprinsipp. Eksempel: SAK, PERSONAL

 

Besvare post til saksbehandling

Utføres enten ved at man besvarer det inngående dokumentet (I) eller notatet (N) med et utgående brev eller notat. Alternativt at man tar dokumentet/notatet til etterretning/orientering. Det vil si at man utfører en aktiv handling og dokumenterer i sak- og arkivsystemet hva som er gjort.

 

Dokument

Dokument defineres som «en logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, fremvisning eller overføring».

 

Journalpost

Journalpost benyttes til å betegne en registrering av ett eller flere dokumenter som inngår i en felles forsendelse/ekspedisjon. En journalpost kan bestå av et hoveddokument og flere vedlegg.

 

Klassering

Klassering foretas ved at det registreres en eller flere ordningsverdier på en sak.

 

Løpenummer

Alle journalposter som er opprettet i Elements får et unikt løpenummer som følger journalposten, selv om journalposten blir flyttet fra en sak til en annen.

 

NOARK

Noark står for Norsk Arkivsystem. Elements er utviklet i henhold til kravspesifikasjonen Noark som Riksarkivet står bak. Noark-5 er den gjeldende standard for journalføring og arkivering i offentlige organer (statlige, fylkeskommunale og kommunale organer).

 

Ordningsprinsipp

Ordningsprinsipp for ordning av saker innenfor en arkivdel kan for eksempel være klassering eller fødselsnummer.  Ordningsprinsipp med tilhørende verdier kan også benyttes som søkebegrep for å lete frem saker som omhandler samme objekt eller emne.

 

Ordningsverdi

De verdier som er tillatt benyttet innenfor et ordningsprinsipp. I Helse Midt-Norge brukes «Arkivnøkkel for helseforetak».

 

Originaldokument

Dokumentet i den form det ble laget og sendt. Ved ren elektronisk saksbehandling er dette det digitale eksemplaret, og med fysisk underskrift det signerte papireksemplaret.

 

Post til saksbehandling

En restanse er en skriftlig mottatt henvendelse som ikke er behandlet/avskrevet. Henvendelsen kan være av typen I (inngående brev) og N (notat med oppfølging).

 

Saksbehandling

Alt arbeid knyttet til det å motta og/eller produsere informasjon som ledd i det arbeidet vi utfører.

 

Sak

Saksbegreper benyttes til å lenke registrerte dokumenter som logisk hører sammen til en felles identitet. I dette dokumentet brukes begrepene saksmappe og sak om hverandre.

Den felles identiteten skal gi bedre oversikt og gjøre gjenfinningen enklere.

 

Saksnummer

Alle saker/saksmapper som er opprettet i sak- og arkivsystemet får et unikt saksnummer.

10    INTERNE RUTINER M.M.

 

På foretakenes EQS skal følgende informasjon finnes:

-          Interne rutiner for postfordeling

-          Arbeidsbeskrivelse for arkivarer

-          Klassering (ordningsverdier) – Arkivnøkkel for helseforetak

-          Saksbehandlingsregler:

Finnes under «Relatert»: Vedlegg 8: Retningslinjer for saksbehandling ved HNT

 

-          Skriveregler:

Finnes under «Relatert»: Vedlegg 1: Skriveregler HMN

Finnes under «Relatert»: Vedlegg 1.2: Skriveregler STO

 

-          Lenker til navigasjonssedler

-          Lenker til relevant lovverk

Ansvaret for vedlikehold, oppfølging og eventuelle endringer ligger hos Felles postmottak i foretakene.