Helse Midt-Norge                                                                                        

Dokumentfangst av arkivverdig informasjon i fagsystemer/IT-systemer

 

1.      Hensikt og omfang

•         Sikre at all arkivverdig dokumentasjon arkiveres i sak- og arkivsystemet uavhengig av hvor det produseres eller mottas

•         Ivareta arkivlovens § 6 Arkivansvaret

•         Ivareta arkivforskriften § 9 Journalføring

•         Ivareta arkivforskriften § 12 Behandling av dokument som skal inngå i et arkiv

•         Denne rutinen omhandler ikke pasientadministrative fagsystem

 

2.      Ansvar/målgruppe

•         Alle ansatte i foretaket  

•         Leders ansvar er å sikre at denne rutinen er kjent for sine ansatte

 

3.      Definisjon

Arkivverdig –

•         For å vurdere om informasjon som produseres i fagsystem/IT-system skal arkiveres, se vedlegg 1 under relatert: Vurdere arkivverdighet

Fagsystem -

•         er elektroniske systemer som ivaretar særskilte funksjoner innen ett eller flere fagfelt

•         er skreddersydd for registrering og behandling av data knyttet til hele eller deler av en virksomhets oppgaver

•         kan også brukes på tvers av virksomheter og faggrenser

•         alle system som ikke har en godkjent arkivkjerne

 

Eksempel på fagsystem – Outlook, Filsystem (hjemmeområde), Sharepoint, Teams, Prosjektweb, Intranett, Onenote, Tieto Personal, eSøknad/eRapport, m.fl.

 

4.      Beskrivelse

Hovedregelen er at alt som er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon skal arkiveres i sak- og arkivløsningen

•         Informasjon som mottas eller sendes direkte til den enkelte ansatte og som inneholder verdi som dokumentasjon skal arkiveres

•         Informasjon som produseres eller mottas i andre systemer og som inneholder verdi som dokumentasjon skal arkiveres

 

Alle som har tilgang til sak- og arkivsystemet skal overføre/arkivere direkte og fortløpende. Dersom tilgang mangler bestilles dette i tilgangsportalen av nærmeste leder.

 

5.      Referanser

Lovdata – Arkivloven

Lovdata – Arkivforskriften

Arkivverket – Veileder for arkivering og journalføring

Norsk Arkivråd - Veiledning i arkivarbeid med fagsystemer