Utarbeidet/revidert av: Regionalt arkivlederforum

 

1.      Hensikt og omfang

·         Sikre at all arkivverdig dokumentasjon som opprettes eller mottas i andre systemer skal arkiveres i Elements.

·         Ivareta arkivforskriften § 9 Journalføring

·         Ivareta arkivforskriften § 12 Behandling av dokument som skal inngå i eit arkiv

 

2.      Ansvar/målgruppe

·         Alle ansatte i foretaket ved bruk av fagsystem

·         Ledere er ansvarlig for å sikre at denne rutinen er kjent for sine ansatte

 

3.      Definisjon

Fagsystem – Fra et arkiv/dokumentasjonsperspektiv er det ikke viktig om vi kaller det fagsystem eller ikke. Etter arkivlova er alle IT-systemer like mye arkiv. Spørsmålet er hva de inneholder og hvordan man håndterer innholdet.

 

4.      Gjennomføring

Nr.	Handling	Ansvarlig
1	Hovedregelen er at alt som er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon skal arkiveres i sak-arkivløsningen Elements	Alle
2	E-post og dokumenter som mottas eller sendes direkte til den enkelte ansatte og som inneholder verdi som dokumentasjon skal arkiveres i sak-arkivløsningen Elements	Saksbehandler/Leder
3	Dokumenter som produseres eller mottas i andre systemer og som inneholder verdi som dokumentasjon skal arkiveres i sak-arkivløsningen Elements	Saksbehandler/Leder

 

5.      Referanser

Lov om arkiv [arkivlova] - Lovdata

Forskrift om offentlege arkiv - Lovdata

Om dokumentfangst og arkivering i elektroniske arkiver - Arkivverket

Veiledning_i_arkivarbeid_med_fagsystemer.pdf (arkivrad.no)