· Sikre at all arkivverdig dokumentasjon arkiveres i sak- og arkivsystemet uavhengig av hvor det produseres eller mottas
· Ivareta arkivlovens § 6 Arkivansvaret
· Ivareta arkivforskriften § 9 Journalføring
· Ivareta arkivforskriften § 12 Behandling av dokument som skal inngå i et arkiv
· Denne rutinen omhandler ikke pasientadministrative fagsystem
· Alle ansatte i foretaket
· Leders ansvar er å sikre at denne rutinen er kjent for sine ansatte
3. Definisjon
Arkivverdig –
Fagsystem -
· er elektroniske systemer som ivaretar særskilte funksjoner innen ett eller flere fagfelt
· er skreddersydd for registrering og behandling av data knyttet til hele eller deler av en virksomhets oppgaver
· kan også brukes på tvers av virksomheter og faggrenser
· alle system som ikke har en godkjent arkivkjerne
Eksempel på fagsystem – Outlook, Filsystem (hjemmeområde), Sharepoint, Teams, Prosjektweb, Intranett, Onenote, Tieto Personal, eSøknad/eRapport, m.fl.
4. Beskrivelse
Hovedregelen er at alt som er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon skal arkiveres i sak- og arkivløsningen
· Informasjon som mottas eller sendes direkte til den enkelte ansatte og som inneholder verdi som dokumentasjon skal arkiveres
· Informasjon som produseres eller mottas i andre systemer og som inneholder verdi som dokumentasjon skal arkiveres
Alle som har tilgang til sak- og arkivsystemet skal overføre/arkivere direkte og fortløpende. Dersom tilgang mangler bestilles dette i tilgangsportalen av nærmeste leder.
5. Referanser
Arkivverket – Veileder for arkivering og journalføring
Norsk Arkivråd - Veiledning i arkivarbeid med fagsystemer
Forfatter: |
Aini Camilla Halle (RHF Rådgiver) |
---|---|
Godkjent av: |
May Britt Melandsø Kjelsaas (RHF Seniorrådgiver) |
Dokumentadministrator: | Ingeborg Bakk Halle (RHF Rådgiver) |
Dokument-ID: | 1398 |
Gyldig fra: | 20.06.2025 |
Revisjonsfrist: | 20.06.2027 |
Mindre justeringer i hoveddokument og vedlegg 1.