Hensikt og omfang
Dokumentet skal sikre god og ensartet praksis for utarbeidelse av regionale fagprosedyrer i Helse Møre og Romsdal HF (HMR), Helse Nord-Trøndelag HF (HNT) og St. Olavs hospital HF (STO) og omfatter beskrivelse av hvordan en oppretter og reviderer fagprosedyrer. Dokumentet gjelder for ansatte som har fått rollen som dokumentadministrator i den regionale prosedyrebanken. Mer utfyllende brukerveiledning er tilgjengelig nederst i inngangsbildet i EQS.
Ansvar
Alle dokumentadministratorer skal holde oversikt over egne prosedyrer og varsle nærmeste leder dersom de bytter avdeling, slutter i foretaket eller av andre årsaker ikke skal være dokumentadministrator. Leder for aktuelt fagledernettverk er ansvarlig for at dokumentene overføres til ny dokumentadministrator og at vedkommende får opplæring.
Opprette ny prosedyre
Gå til Arbeidsdel i EQS
Velg Dokumenter – Nytt dokument
Følgende bilde kommer opp på skjermen:
|
Tittel |
Dette angir dokumentets tittel. Start med emne/tema, deretter hovedfagområde, eventuelt underliggende eller annet samhandlende fagområde. · Eksempel 1: Innleggelse av blærekateter. Urologi · Eksempel 2: Epikrise. Dokumentasjon av helsehjelp. HP Ord som går igjen ofte (for eksempel Retningslinje, Prosedyre eller Sykepleie ved…) utelates eller legges sist i tittelen. |
|
Dokumenttype |
Velg Regional fagprosedyre |
|
Enhet |
Velg enhet ved å trykke Endre. Velg det øverste nivået, Regional prosedyrebank |
|
Dokument - kategorier |
Trykk på Endre. Velg aktuell kategori ut fra fagområde. Kategorien som velges er avgjørende for at kobling til lokal EQS blir korrekt. Velg primært en eller to dokumentkategorier. Merk: Dokumentkategorimenyen er skjult, men åpnes ved å trykke på ikonet øverst til venstre i visningsdelen:
|
Avanserte egenskaper
Klikk på Avanserte egenskaper som vist i bildet under.
|
Revisjonsfrist |
Det er viktig at prosedyrer i kvalitetsstyringssystemet holdes oppdatert. Gyldighetsperiode vurderes for hver enkelt prosedyre når den utformes. Hovedregelen er 2 års gyldighet når ikke annet er bestemt. Kortere eller lengre gyldighetsperioder kan fastsettes dersom prosedyrens innhold tilsier det (for eksempel hyppige faglige endringer eller stabile langsiktige rutiner). |
|
Hva skjer etter revisjonsfrist |
For hver prosedyre skal det angis hva som skal skje dersom revisjon ikke er gjennomført innen revisjonsfristen. Det er tre mulige valg: · Dokumentet utfases · Dokumentet er fortsatt gyldig · Dokumentet er fortsatt gyldig, men merkes med en advarsel (rødt kryss) – standard innstilling Dokumentadministrator får beskjed fra EQS-systemet under Oppgaver og på e-post når et dokument nærmer seg revisjonsfrist. |
|
Forfatter |
Velg de som har utarbeidet innholdet i dokumentet. Alle tre HF-ene må være representert. |
|
Utarbeidet ved enhet |
Velg Regional prosedyrebank |
|
Søkeord |
Det skal legges inn ekstra søkeord for lett å gjenfinne prosedyrer. Kan skrives med eller uten komma. For eksempel: hjerneslag trombektomi trombolyse. |
|
Dokument under utforming tilgjengelig for andre i arbeidsdelen |
Det skal stå slik:
|
|
Vis lenke for utskrift |
|
|
Søkbart fra visningsdelen |
|
|
Kan eksporteres |
Annet innhold
|
Nøkkelinfo
|
Egenskaper: Ved behov for endring av egenskaper.
Revisjonskommentar: Fyll inn grunnlaget for dokumentet og om noe er endret ved revisjoner. Revisjonskommentarene vises i dokumentets fane Mer info.
|
|
Relatert
|
Man kan velge å legge til: Dokumenter: Lenker til regionale prosedyrer – søk etter og velg aktuell EQS-ID.
Vedlegg: Word dokumenter skal ha egen EQS ID.
Lenker: Internett/intranett
Alt som relateres må legges til før dokumentet godkjennes.
|
Opprett dokument
Trykk på 
Fyll ut Regional fagprosedyre - Mal. Anbefales da forhåndsinnstillingene forsvinner ved klipp/lim eller importering.
Innhold
Etter at dokumentet er ferdigstilt, trykk på Bakgrunn.
Velg deretter de kapitlene som skal ligge bak fanen Bakgrunn. Trykk på pilen for å flytte dette til Valgte kapitler. Husk å lagre.
