Merk: Denne prosedyren er under utvikling

Denne prosedyren er en del av et regionalt prosjekt for å forbedre forvaltningsmodellen for regionale prosedyrer. Den er publisert for å støtte praksis i påvente av endelig ferdigstillelse. Innholdet kan bli justert basert på videre faglig vurdering, innspill fra brukere og oppdatert kunnskapsgrunnlag.

Vi oppfordrer til bruk og samtidig tilbakemelding dersom du har forslag til forbedringer.

 

Hensikt og omfang 

Dokumentet skal sikre god og ensartet praksis for utarbeiding av regionale fagprosedyrer i Helse Møre og Romsdal HF (HMR), Helse Nord-Trøndelag HF (HNT) og St. Olavs hospital HF (STO) og omfatter beskrivelse av hvordan en oppretter og reviderer prosedyrer.  
Dokumentet gjelder for ansatte som har fått rollen som dokumentadministrator i den regionale prosedyrebanken. Mer utfyllende brukerveiledning er tilgjengelig nederst inngangsbildet i EQS.   

  

 

Ansvar  
Alle dokumentadministratorer skal holde oversikt over egne prosedyrer og varsle nærmeste leder dersom de bytter avdeling, slutter i foretaket eller av andre årsaker ikke skal være dokumentadministrator. Leder er ansvarlig for at dokumentene overføres til ny dokumentadministrator og at vedkommende får opplæring. 

 

Prosedyretyper 

En prosedyre er en fremgangsmåte for å utføre en aktivitet eller en prosess. Prosedyrer er konkrete beskrivelser av hvordan avgrensede oppgaver skal/bør utføres. Dette skal ikke være en lærebok, men detaljert nok til at de som har utdannelse som kreves for arbeidet forstår beskrivelsen.   

·         Fagprosedyrer som gjelder ett fagområde, for eksempel: “Trombolyse”

·         Tverrfaglige fagprosedyrer som gjelder flere (eller alle) fagområder, for eksempel: “Traumeteam”

·         Systemprosedyrer gjelder alle fagområder, for eksempel “Epikrise” eller “Dokumentasjon av helsehjelp”

 

Vurder før du starter utarbeidelse av en ny prosedyre i EQS:

·         Les veileder for utarbeidelse av regionale prosedyrer

o   Undersøk om det allerede finnes en prosedyre som dekker temaet. 

o   Vurder om temaet kan integreres i en eksisterende prosedyre fremfor å opprette en ny

·         Sjekk kunnskapsbaserte verktøy i ditt helseforetak (VAR, Metodebok, NEL, FHI med flere) for å unngå dobbeltarbeid og sikre faglig kvalitet.

·         Prosedyrer i EQS skal være kortfattet, klar og konsis. Alle referanser og kilder skal oppgis.

 

Opprette ny prosedyre 

Gå til Arbeidsdel i EQS

 

Velg Dokumenter – Nytt dokument 

  

 

 

Følgende bilde kommer opp på skjermen:  

 

Tittel	Dette angir dokumentets tittel. Start med emne/tema, deretter hovedfagområde, eventuelt underliggende eller annet samhandlende fagområde. Eksempel 1: Innleggelse av blærekateter. Urologi Eksempel 2: Epikrise. Dokumentasjon av helsehjelp. HP Ord som går igjen ofte (for eksempel Retningslinje, Prosedyre eller Sykepleie ved…) utelates eller legges sist i tittelen.
Dokumenttype	Velg Regional fagprosedyre
Enhet	Velg enhet ved å trykke Endre. Velg det øverste nivået, Regional prosedyrebank   Regionale prosedyrer som er koblet tilbake i lokal EQS, får følgende ikon
Dokument - kategorier	Trykk på Endre. Velg aktuell kategori ut fra fagområde. Kategorien som velges er avgjørende for at kobling til lokal EQS blir korrekt. Velg primært en eller to dokumentkategorier.  Merk: Dokumentkategorimenyen er skjult i visningsbildet, men åpnes ved å trykke på ikonet øverst til venstre i visningsbildet:

 

Opprett dokument

Trykk på   

Fyll ut malen.

Innhold

Trykk på Bakgrunn

Velg deretter de kapitlene som skal ligge bak fanen Bakgrunn, trykk på pilen for å flytte dette til Valgte kapitler. Husk å lagre.

 

Nøkkelinfo – Egenskaper  

 

Avanserte egenskaper 

 

 

Revisjonsfrist	Det er viktig at prosedyrer i kvalitetsstyringssystemet holdes oppdatert. Gyldighetsperiode vurderes for hver enkelt prosedyre når det utformes. Hovedregelen er 2 års gyldighet når ikke annet er bestemt. Kortere eller lengre gyldighetsperioder kan fastsettes dersom prosedyrens innhold tilser det. (for eksempel hyppige faglige endringer eller stabile langsiktige rutiner)
Hva skjer etter revisjonsfrist	For hver prosedyre skal det angis hva som skal skje dersom revisjon ikke er gjennomført innen revisjonsfristen. Det er tre mulige valg.  1.    Dokumentet utfases 2.    Dokumentet er fortsatt gyldig 3.    Dokumentet er fortsatt gyldig, men merkes med en advarsel (rødt kryss)– standard innstilling Dokumentadministrator får beskjed fra EQS-systemet under Oppgaver og på e-post når et dokument nærmer seg revisjonsfrist.
Forfatter	Velg de som har utarbeidet innholdet i dokumentet. Alle tre HF-ene må være representert.
Utarbeidet ved enhet	Velg Regional prosedyrebank
Søkeord	Det skal legges inn ekstra søkeord for lett å gjenfinne prosedyrer
Dokument under utforming tilgjengelig for andre i arbeidsdelen	Skal stå slik:
Vis lenke for utskrift
Søkbart fra visningsdelen
Kan eksporteres

 

Nøkkelinfo – Revisjonskommentar	Fyll inn grunnlaget for dokumentet og om noe er endret ved revisjoner. Revisjonskommentarene vises i dokumentets fane Mer info.
Relatert	Man kan velge å legge til: ·         Dokument – EQS-dokument (regionale) ·         Vedlegg ·         Lenker - internett/intranett/lokale EQS Alt som relateres må legges til før dokumentet godkjennes.