Utføres av

Ansvar/arbeidsoppgave

Helseplattformen

·         Sikre at funksjonalitet for tilgangsstyring (inkludert innhold i maler) er satt opp i tråd med beslutninger i faglig beslutningsstruktur.

·         Publisere og avpublisere maler i HP IAM etter beslutning i forvaltningsforum for tilganger. Nye maler skal godkjennes av forvaltningsmøtet før de publiseres.

·         Sikre at det foreligger mapping for alle eksisterende kombinasjoner av org.enhet og funksjonskode, med unntak av de kombinasjonene hvor det er besluttet at tildeling av tilganger skal utføres manuelt.

·         Tilgjengeliggjøre informasjon om innholdet i de ulike malene.

·         Sørge for opplæringsmateriell og følge opp saker i saksbehandlingssystemet ServiceNow.

·         Sørge for at nødvendig verktøy for revisjon av manuelt tildelte tilganger er på plass.

HEMIT

·         Overføre HR data til Helseplattformen jfr. beslutninger tatt av HF.

·         Håndtere feilsaker fra ansatte om tilganger til HP og videreformidle til HP ved behov.

Forvaltningsmøte tilgangsstyring i Helseplattformen

·         Følge opp vedlikeholdsbehov knyttet til mappingregler for EMP og SER.

·         Forvaltning av tilgangsbestilling og problemstillinger knyttet til Helseplattformen IAM.

HR regionalt

·         Har systemansvar for funksjonskoderegisteret. Regional gruppe behandler søknader om nye funksjonskoder og har ansvar for å melde inn til HP ved oppretting av nye funksjonskoder.

HR

·         Ajourholde ansettelser i personalsystemet, inkl. avslutte ikke aktive ansettelser

·         Ved endringer og nyopprettelse av personalenheter (org.enheter) som har betydning for ansattes tilganger skal Helseplattformen informeres. Endringer må meldes inn 2 uker før endringen skal tre i kraft.

·         Ved flytting av ansatte fra en org.enhet til en annen skal det i sak til HP angis hvor de ansatte flyttes fra og hvor de flyttes til. Helseplattformen kan ut ifra denne informasjonen kopiere over EMP-mapping til den nye organisasjonsenheten.

·         Melde i ServiceNow dersom en ansatt endrer id fra hjelpenummer til d-nummer, eller fra d-nummer til norsk fødselsnummer i personalsystemet.

Foretakets informasjonssikkerhetsansvarlige

·         Har det overordnede ansvar for informasjonssikkerhet, tilgangsstyring og revisjon av tilganger.

Foretakets e-helseavdeling

·         Delegert ansvar fra informasjonsikkerhetsansvarlig til å

o   bestille endringer i innholdet i innloggingsmaler

o   bestille endringer i mappingregler for EMP og SER

o    bestille operatørtilgang til tilgangsbestillere i Helseplattformen IAM etter anmodning fra klinikksjef, inkludert lab breddingsteam

o    gjennomføre revisjon av ansatte med operatørtilgang i HP IAM

·         Bestille opplæringsmateriell fra Helseplattformen.

·         Opprette og vedlikeholde kompetanseplan for tilgangsbestillere.

Foretakets fagavdeling

·         Etablere rutiner for tildeling av tilganger til studenter og gjøre rutinene kjent for praksisstedene og veiledere.

Foretakets forskningsavdeling

·         Etablere rutiner for tildeling av tilganger til interne og eksterne forskere og forskningsmonitorer.

Klinikksjef med stab/ leder stabsavdeling

·         Definere hvilke ansatte i egen klinikk som skal ha operatørtilgang i Helseplattformen IAM, og melde dette inn til e-helse/klinisk IKT via eget skjema.

·         Tildele kompetanseplan «HMN: HP, Kompetanseplan for tilgangsbestillere HP IAM» og følge opp at tilgangsbestillere har gjennomført kompetanseplanen.

·         Ved nyopprettelse av organisasjonsenheter:

o   Varsle fra til lokal tilgangsbestiller om å bestille tilganger i HP IAM dersom det er behov for at manuelt tildelte tilganger tildeles på nytt

o    Varsle E-helse/klinisk IKT der det er behov for opprettelse av mappingregler for automatisk tildeling av maler eller sette klinikerdetaljer.

Tilgangsbestiller Helseplattformen IAM

·         Gjennomføre kompetanseplan

·         Tildele maler manuelt i Helseplattformen IAM der standardmapping ikke dekker den ansattes tjenstlig behov i tråd med klinikkens/stabsavdelingens policy. Sluttdato skal angis dersom behovet er midlertidig.

·         Fjerne manuelt tildelte tilganger når disse ikke lenger er relevant.

·         Melde til e-helse avdeling når mapping mangler eller er uhensiktsmessig på e-post-adresser:

o   St. Olav: e-helse@stolav.no

o   HNT: e-helse@helse-nordtrondelag.no

o   HMR: klinisk.ikt-hmr@helse-mr.no

·         Bistå ledere, ansatte og studenter i egen klinikk i spørsmål som gjelder tilgang til Helseplattformen.

Tilgangsbestiller HP IAM HP Link breddingsteam

Tilgangsbestillere i breddingsteam kan tildele tilgang til HP Link til eksterne legekontor knyttet til alle HF, uavhengig av hvor tilgangsbestiller er ansatt.

·         Tildele tilgang til ansatte ved eksterne legekontor som skal benytte løsning for rekvirering via HP LINK.

·         Revidere tilgang til ansatte ved eksterne legekontor.

Leder med personalansvar

·         Vedlikeholde turnus i RS for ansatte og studenter.

·         Ansvarlig for at egne ansatte til enhver tid har riktige og gyldige ansettelser i personalsystemet.

·         Sørge for at ansatte har hensiktsmessige funksjonskoder ut ifra oppgavene de er satt til å utføre.

·         Gjennomføre revisjonskampanjer.

Ansatte

·         Melde til nærmeste leder eller tilgangsbestiller dersom egne tilganger i Helseplattformen må endres, både ved for lite og for mye tilgang.