Arkivering av prosjekter i Helse Midt-Norge - Regional prosedyre

1.   Generelt om dokumentet

1.1 Formål

Formålet med denne prosedyren er å sikre korrekt og enhetlig arkivering av prosjektdokumentasjon i Helse Midt-Norge. Prosedyren skal bidra til at arkivverdige prosjektdokumenter blir dokumentert, bevart og gjort gjenfinnbare både underveis i prosjektet og i ettertid. 

Prosedyren skal videre sikre at ansvaret for arkivering er tydelig plassert hos prosjektleder, med mulighet for delegering av oppgaver knyttet til arkivering. 

1.2 Omfang og gyldighet:
Prosedyren gjelder for alle prosjekter der foretaket er prosjekteier, inkludert regionale og interne prosjekter.

Vedrørende IKT-prosjekt se prosedyre i prosjektmetodikken - Hemit Prosjektkontor.

1.3 Roller og ansvar

Prosjektleder: Har hovedansvar for at prosjektets dokumenter blir arkivert fortløpende. Ved endring av prosjektleder: Saksansvarlig må endres i sak- og arkivsystemet. Som deltaker i et regionalt prosjekt har hvert foretak ansvar for å arkivere sin kommunikasjon i prosjektet.

1.4 Øvrige relevante dokumenter og krav

Arkivloven med forskrifter, gjeldende rutiner for dokumentbehandling i sak- og

Arkivsystemet og intern prosjektmetodikk i Helse Midt-Norge

1.5 Definisjoner

Prosjekt: En tidsavgrenset, unik arbeidsinnsats som gjennomføres for å oppnå et spesifikt, forhåndsdefinert mål. Prosjekter brukes ofte for å håndtere endringer, utvikle nye produkter, innføre teknologi eller gjennomføre store omstillinger.

2. Hoveddel

2.1 Generelle krav til arkivering

Alt som er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon skal arkiveres. Sak- og arkivsystemet er knyttet opp mot det enkelte foretak og arkivering skjer ikke på tvers.

Dokumentasjon skal arkiveres fortløpende gjennom hele prosjektperioden. 

2.2 Oppstart av prosjekt

Ved prosjektets oppstart skal prosjektleder sørge for følgende:

·         Gjøre alle prosjektdeltakere gjøres kjent med denne prosedyren

·         Opprette ny sak i Elements:

·         Navngiving: Prosjekt – <prosjektnavn> + evt. prosjektnr.

·         Ordningsverdi (arkivkode): Velg riktig kode, f.eks. 930–935.

·         Arkivere prosjektdirektivet som første dokument.

2.3 Vurdering av arkivverdighet

Arkiver hvis ett eller flere av disse kriteriene er oppfylt:

·         Er dokumentet gjenstand for saksbehandling?

·         Har dokumentet verdi som dokumentasjon?

·         Dokumenterer det HF/HMNs handlinger eller beslutninger?

·         Er det viktig for offentlighet, historikk eller fremtidig gjenbruk?

2.4 Registrering i sak- og arkivsystemet

·         Utgående dokumenter: Registreres som Utgående journalpost.

·         Inngående dokumenter: Registreres som Inngående journalpost.

·         Arbeidsdokumenter/notater: Bruk Notat uten oppfølging.

2.5 Dokumenttyper som skal arkiveres

Eksempler på arkivverdig dokumentasjon. Listen er ikke utfyllende.

·         Plandokumenter og styringsdokumenter

·         Behovsanalyse / Oppdrag / Oppstartsdokument

·         Foranalyserapport

·         ROS-analyserapport

·         Prosjektdirektiv og prosjektmandat

·         Kommunikasjon - Korrespondanse/dialog

·         Beslutninger

·         Anskaffelser og minikonkurranser

·         Avtaler, kontrakter og avrop på avtaler

·         Endringsmeldinger

·         Møtedokumentasjon - Referater og presentasjoner fra møter

·         Evalueringer og kvalitetsrapporter

·         Rapporter - Statusrapporter og revisjonsrapporter

·         Prosjektleveranser - endelige versjoner

·         Sluttrapport

·         Høringssvar

·         Interne notater

2.6 Tips for god praksis

·         Arkiver fortløpende – ikke vent til prosjektet avsluttes.

·         Vurder bruk av flere saksmapper ved stor dokumentmengde.

Noe dokumentasjon må lagres to eller flere steder for å ivareta prosjektdialogen og

arkivbehovet. Siden alle HF er egne juridiske enheter må enkelte dokumenter

arkiveres i alle foretak som er med i prosjektet. Alle som er en del av prosjektet er

ansvarlig for sin egenproduserte dokumentasjon.