Innledning

Smartverktøy (SmartTools) er skrivesnarveier man kan bruke for å trekke inn ulik informasjon
direkte i for eksempel notat, besøkssammendrag eller brev i Helseplattformen. Man skiller mellom fire ulike typer Smartverktøy:

·         SmartPhrase: Brukes for å trekke inn lengre setninger, fraser eller notatmaler

·         SmartLink: Brukes for å trekke inn strukturert journalført informasjon fra et sted, som for eksempel pasientens navn eller resultat fra kartlegging

·         SmartText: Standard notatmaler som ligger på systemnivå tilgjengelig for alle ut fra gitte kriterier

·         SmartList: Brukes for å trekke inn en valgliste

Lokal tilgangsstyrer kan tildele ansatte rollen “SmartPhrase-administrator” i HP IAM. Hensikten med å ha SmartPhrase-administratorer er å ha noen få som oppretter kvalitetssikrede SmartPhrases for sin avdeling/enhet. Slik kan man standardisere måten å dokumentere på, med et enklere vedlikeholdsarbeid enn SmartPhrases som deles på brukernivå.

 

Hensikt og omfang

Prosedyren skal:

·         Beskrive hvilken opplæring SmartPhrase-administrator må gjennomføre før den kan opprette SmartPhrases på systemnivå

·         Beskrive hvilke begrensninger SmartPhrase-administrator må forholde seg til og hva man med rollen tillates å opprette 

 

Arbeidsbeskrivelse

Utføres av	Ansvar/Arbeidsoppgave
Klinikksjef med stab, eventuelt delegert til seksjonsleder/fagansvarlig	·         Utnevne ansatt som skal tildeles rollen SmartPhrase-administrator ·         Sikre at sluttbruker som får tildelt rollen også tildeles kompetanseplan og gjennomfører opplæring
Lokal tilgangsbestiller Helseplattformen IAM	·         Tildele brukermal “HP SMARTPHRASE-ADMINISTRATOR BRUKERMAL” på forespørsel fra leder
Ansatt/SmartPhrase-administrator	·         Gjennomføre opplæring ·         Sette seg inn i brukerveiledningen “SmartVerktøy BV-210-080" ·         Vedlikeholde egenopprettede SmartPhrases, slik at de alltid inneholder oppdatert og korrekt innhold
Helseplattformen/avd. for e-helse	·         Sikre at det foreligger oppdatert og tilgjengelig opplæringsmateriell

 

Retningslinjer

·         Ved utsendelse av epikrise skal i utgangspunktet SmartTexter som ligger tilgjengelig i systemet benyttes. Hvis man oppretter en SmartPhrase som potensielt skal sendes ut som en epikrise, skal "Retningslinjer for SmartPhraser som brukes i nottatyper som kan inngå i epikrise" følges. Notater som sendes ut som epikrise skal inneholde sectioning SmartLinks “Lenke til e-melding", “Videre plan” og “Forløp og behandling”

 

·         Ansatt skal ha gjennomført opplæring via kompetanseplan før den kan opprette SmartPhrases på avdelingsnivå

·         SmartPhrase-administrator kan opprette SmartPhraser til og med avdelingsnivå, men ikke på lokasjon- eller organisasjonsnivå

·         SmartPhrase-administrator skal ikke redigere SmartPhrases som allerede ligger på lokasjons- og organisasjonsnivå

 

Relatert:

Regional prosedyre, EQS ID 919: Dokument «Dokumentasjon av helsehjelp - Epikrise», ID 919 - EQS

Brukerveiledning (HP): SmartVerktøy BV-210-080

Video utsending av poliklinisk notat inkludert funksjonen til Sectioning SmartLinks: EL238 Poliklinisk epikrise for behandlere

Retningslinjer for Smartphraser som brukes i nottattyper som kan inngå i epikrise