Beskrivelse av oppdraget mellom Regional enhet for behandlingshjelpemidler (REB), St. Olavs hospital HF og Sykehusapotekene i Midt-Norge HF (Sykehusapoteket) v. 1.0

Innledning og hensikt

De regionale helseforetakene fikk fra 1. januar 2003 overført ansvaret for behandlingshjelpemidler og forbruksmateriell fra folketrygden. Helse Midt-Norge har i sine styringsdokumenter til St. Olavs hospital HF og Sykehusapoteket beskrevet at tjenesten skal administreres som en regional tjeneste ved St. Olavs hospital, med støtte for utlevering av medisinsk utstyr fra Sykehusapoteket.

Hensikten med prosedyren er å beskrive samarbeidet mellom REB og Sykehusapoteket, samt å regulere utleveringen av nærmere angitte forbruksmateriell til pasienter som får behandling fra spesialisthelsetjenesten utført hjemme.

Ansvar og omfang

Prosedyren omfatter administrasjon, innkjøp, lagerføring og utlevering av forbruksmateriell.

Utlevering av materiellet skjer direkte til pasientene fra Sykehusapotekets avdelinger, eller ved pakkeforsendelse. Sykehusapoteket velger til enhver tid rimeligste transportløsning som dekker behovet. Sykehusapoteket er ansvarlig for at det finnes avtaler på slik transport og at transportørene tilfredsstiller krav til Good Distribution Practice (GDP). Kostnadene til forsendelsene omfattet av denne beskrivelsen dekkes av REB.

Det skal avholdes minimum to statusmøter mellom Sykehusapoteket og REB sine representanter pr. år. Representanter bør ha jevnlig dialog utover dette for å sikre god samhandling.

Arbeidsbeskrivelse

Utføres av

Arbeidsoppgave

SYA

Økonomi
Sykehusapoteket skal ha dekket sine kostnader i forbindelse med tjenesten. Det skal for hvert regnskapsår lages et oppsett over forventede kostnader som presenteres for REB. Kostnaden med administrasjon av tjenesten skal synliggjøres for hver måned og oppdeles i ulike type kostnader og aktiviteter, jfr. punkt Rapportering.

SYA

Reklamasjon
Sykehusapoteket skal ha et system for reklamasjonsoppfølging av produkter som har en garantert levetid og følge opp dette både mot pasient, leverandør og Sykehusinnkjøp.

SYA

Avtaleforvaltning
Sykehusapoteket skal gjøre seg kjent med regionale og nasjonale avtaler og følge disse. Om det oppdages omsetning på utstyr som ikke er omfattet av avtale skal Sykehusapoteket ta initiativ for å få slik avtale på plass.

REB/SYA

Samarbeidsarena

Det er ønskelig med en samarbeidsarena mellom Sykehusapoteket og REB der begge parter kan utveksle kunnskap og erfaringer for å forbedre pasientbehandlingen. Gjennom en slik samarbeidsarena vil begge parter kunne jobbe sammen for å finne nye løsninger og innovasjoner som kan forbedre pasientbehandlingen ytterligere. Dette kan gjennomføres blant annet ved felles kurs og fagdager og hospitering mellom Sykehusapoteket og REB.

REB/SYA

Opplæring og samhandling mellom Sykehusapoteket og REB

REB og Sykehusapoteket skal inkludere hverandre, dele informasjon og utveksle erfaringer på områder som er felles og knyttet til administrasjon, innkjøp og utlevering av forbruksmateriell. Dette innebærer følgende punkter:

  • Endringer, avtaleimplementering/arbeid med nye avtaler valg og opplæring.
  • Tilstrebe felles prinsipper for reklamasjonshåndtering, både opp mot leverandører og pasienter, slik at alle parter opplever dette som likt.  Holde hverandre orientert ved relevant dialog med leverandører og andre parter, for eksempel avdelinger på sykehusene og helseforetaket.
  • Dele meldinger om mangelsituasjoner, sikkerhetsmeldinger og meldinger om kvalitetssvikt, og samarbeide om løsning på konkrete situasjoner der dette er aktuelt.
  • Sykehusapoteket har tilgang til REB sin database med oversikt over pasienter og deres utstyr og forbruksmateriell.

SYA

Rapportering

Det skal leveres rapporter månedlig med tanke på hva som er utlevert og kostnad på hvert helseforetak/apotek. Rapporten skal inneholde en oversikt som viser hva som er utlevert av forbruksmateriell, og være oppdelt i varekost (uten påslag), transportutgifter/frakt (Bring og annen transport) samt administrasjonskostnader. Selve varekostnaden skal deles opp i kategoriene insulin, ernæring og annet forbruksmateriell.

Referanser

Good Distribution Practice (GDP)