Prosedyren skal sikre
• at pasienter får riktig helsehjelp til rett tid i henhold til lover, forskrifter og prioriteringsveiledere
• at vurderingsbrudd og fristbrudd unngås
• at pasienter som vil få eller har fått fristbrudd får informasjon og følges opp
• at gjennomsnittlig ventetid fra ny henvisning er mottatt til helsehjelp er påbegynt, er under det antall dager som er gitt av Helsedirektoratet for aktuelt fagområde og tilfredsstiller nasjonale styringskrav
• riktig registrering og jevnlig rydding og vedlikehold av ventelister
Prosedyren gjelder for
• alle enheter som yter helsehjelp
Klinikksjef / divisjonssjef / avdelingssjef har ansvaret for at prosedyren følges i sin helhet
|
Område |
Sørge for-ansvar |
|
Driftsplanlegging |
• sikre god planleggingshorisont, slik at pasienter skal kunne gis avtale minimum 6 måneder fram i tid • klinikken/enheten følger Helse Midt-Norges rutiner for oppfølging av pasienter på venteliste, se fanen «Relatert» • tilpasse egen kapasitet og vurdere ekstern oppfølging o Tilbakeføre pasienter til henviser o Endre konsultasjonsvarighet, -frekvens og intervall o Endre intern oppgavefordeling o Bruke eksterne helsetjenesteytere |
|
Henvisninger til vurdering |
• henvisninger gjennomgås og vurderes fortløpende og senest innen 5 virkedager av personell med riktig kompetanse • ved mistanke om alvorlig sykdom vurderes henvisningen omgående • frist gis i henhold til nasjonale prioriteringsveiledere • pasienter skal tilskrives innen 10 virkedager (Prioriteringsforskriften § 4) |
|
Nyhenviste pasienter |
• ingen pasienter skal oppleve fristbrudd • unngå planlagte fristbrudd (time etter frist for helsehjelp) • ved fare for fristbrudd skal Helfo varsles – se flytskjema (skjemaet er under revisjon) o være ansvarlig for å gi klarsignal for økte kostnader ved bruk av Helfo o utpeke 2-3 ansatte som skal overvåke fristbrudd og registrere i Fristbruddportalen • intern hast skal ikke overstige 60 dager for nyhenviste pasienter |
|
Forløpspasienter |
• Ivareta medisinsk forsvarlighet for pasienter som har påbegynt helsehjelp ved å bruke «Prioritet» og «Intern hast» o definer hvilke diagnoser og tilstander som skal gis Prioritet 01: «Kan ikke vente ut over dato for Intern hast» o iverksett tiltak for pasienter som har passert dato for Intern hast (avtalebrudd) |
|
Område |
Arbeidsoppgave |
|
Vurdering av henvisning |
• vurderes innen 5 virkedager (7 kalenderdager) • vurderes omgående ved mistanke om kreft eller annen alvorlig sykdom • nasjonale faglige retningslinjer/prioriteringsveiledere legges til grunn, men vurderingen individualiseres på grunnlag av informasjon i henvisningen • benytt tilstandsgruppe ved vurdering hvis tilgjengelig for aktuell tilstand, og gjør individuelle tilpasninger ved behov • vurdere behov for kontaktlege/-psykolog og koordinator i spesialisthelsetjenesten – se relatert • vurdere om konsultasjonen kan gjennomføres som video/telefon-konsultasjon eller ved fysisk oppmøte |
|
Utfall av vurdering
|
Dersom henvisningen godtas • Opprett relevante forordninger eller gi informasjon om oppgaven til sekretær
Dersom henvisningen avvises • Fyll inn relevant informasjon og begrunnelsen for avslaget
Dersom henvisning er feilsendt: • Benytt Omdiriger – velg riktig mottaker [XXX ADM xxx] o Eks: STO ADM Endokrinologi o gjelder kun for interne mottakere
Dersom henvisning er mangelfull: • Benytt Infoforespørsel. Henvisning kommer tilbake i In Basket etter 3 dager ved mangel på respons |
|
Videre plan for den enkelte pasient |
• forordne ny avtale for oppfølging o angi forventet dato for neste ledd i forløpet (= dato for Intern hast) • dersom helsehjelp skal avsluttes benytt forordning Avsluttes • når det er aktuelt, angi korrekt verdi i feltet Prioritet for å sikre riktig oppfølging på avtalen o betyr «kan ikke vente ut over forventet dato (prioritet 1) o angi subgruppe dersom aktuelt for din avdeling o angi undergruppe dersom aktuelt for din avdeling o suppler gjerne med Planleggingsinstruksjoner • vurdere behov for kontaktlege/-psykolog og koordinator i spesialisthelsetjenesten – se relatert |
|
Område |
Arbeidsoppgave |
|
Henvisningsflyt Pasienter med henvisning |
Alle virkedager • Gjennomgå fane Henvisninger/autorisasjon i liste over arbeidslister Eksempel o Ny forespørsel: [STO xxx] o Avventer gjennomgang: [STO Vurdering xxx] o Autorisert: [STO Ferdig vurdert xxx] • Kontroller at pasientens fastlege er registrert i storyboard, og oppdater ved behov (via Journal – velg Helsefaglig team i storyboard) • Opprett forløpsperiode Henvisning mottatt o Opprett forløpsperiode for pakkeforløp hvis aktuelt • Henvisninger på pasienter i forløp (samme helsetilstand) o Knytt henvisning til allerede eksisterende henvisningsperiode, hvis systemet ikke allerede har opprettet. Vurderingsdato første instans registreres manuelt for henvisninger fra aktører utenfor Helseplattformen o Dersom vi mottar ny henvisning på pasient, som vi tidligere har behandlet for samme tilstand, er hovedregelen at ny henvisningsperiode opprettes • Kommer henvisningen i form av epikrise, må denne opprettes som en henvisning. Følg deretter vanlig henvisningsflyt. Se brukerveiledning: Epikriser i e-meldingsrapporter BV-210-102
• NPR DQ Henvisninger med mer enn 14 dager fra mottak til vurdering (Merkantil – Daglig og ukentlig oppfølging, ID 782718) o Nyhenviste pasienter o Forløpspasienter |
|
Henvisningsflyt Pasienter uten henvisning |
Akutte pasienter • Alle kontakter i akuttmottak, poliklinikk og sengepost må være koblet til en henvisningsperiode med en tilknyttet henvisning. Hvis henvisning ikke er mottatt elektronisk, må det opprettes en henvisning manuelt før pasienten skrives/sjekkes ut. o Dersom pasienten kommer via akuttmottak og skrives inn i sykehus har akuttmottak ansvar for at henvisningsperiode med koblet henvisning er opprettet før pasienten forlater akuttmottaket. o Dersom pasienten møter direkte på avdeling, har avdelingen ansvar for at henvisningsperioden med koblet henvisning er opprettet før pasienten forlater avdeling.
Pasienter som henviser seg selv Se brukerveiledning: Pasient henviser seg selv HV-157-080
|
|
Nyhenviste pasienter |
Alle virkedager • Planlegge helsehjelp innen Frist for helsehjelp angitt av vurderende behandler jf. Pasient- og brukerrettighetsloven §2-1 • Tilskrive pasienter om resultat av vurderingen fortløpende og senest innen 10 virkedager jf. Pasient- og brukerrettighetsloven §2-2: o Avtale med dato og tidspunkt gis til pasienter som har frist innen 4 måneder o Ukenummer for avtale kan gis til pasienter som har frist om 4 måneder eller mer, når avtale med dato og tidspunkt ikke kan gis direkte • Tilskrive pasienter om avtale o Gi avtale minimum 2 uker før frist for å redusere risiko for fristbrudd ved sykehusutsettelse o Dersom avtalen er mindre enn 2 uker etter vurderingsdato, må pasienten kontaktes per telefon i tillegg til brev/SMS for å sikre at pasienten får innkallingen • Fristbrudd: Følg regionalt flytskjema og meld pasient til Helfo når aktuelt - se flytskjema. (skjemaet er under revisjon)
Kontrollrutine (rapport) – alle virkedager • Fristbrudd - dynamisk etter brukerrettigheter ID 802062 • Planlagte fristbrudd dynamisk etter brukerrettigheter ID 801981 |
|
Purring på henvisning |
Se brukerveiledning «Håndtering innkommende henvisning», kapittel 5.1 |
|
Pasienter som har påbegynt helsehjelp (det er registrert ventetid slutt-dato) |
Alle virkedager • Planlegge helsehjelp i henhold til behandlers dato for intern hast og prioritet – benytt «arbeidsliste for ventelister» o Prioritet 01 skal gis avtale først
|
|
Klage på vurdering |
Rutiner ved klager på vurderingen - se lokal prosedyre
|
|
Rapport i gammelt system |
Rapport / arbeidsliste i Helseplattformen |
Dashbord |
ID |
Oppd.frekv. |
|
Nyhenviste pasienter – ikke vurdert innen vurderingsfrist (Populerer ut fra vurderingsdato) |
«Henvisninger med mer enn 14 dager fra mottak til vurdering» (10 virkedager = 14 kalenderdager) |
NPR Datakvalitet |
782718 |
Hver natt |
|
Forløpspasienter – ikke vurdert innen vurderingsfrist |
«Henvisninger med mer enn 14 dager fra mottak til vurdering» |
NPR Datakvalitet |
782718 |
Hver natt |
|
Henvisninger til vurdering |
Henvisning mangler innledende vurdering / innledende vurderingsdato |
NPR Datakvalitet |
664308 |
Hver natt |
|
Fristbrudd |
Fristbrudd - dynamisk etter brukerrettigheter |
Nyhenviste alle ventende på dine avdelinger |
802062 |
Hver time |
|
Planlagte fristbrudd |
Planlagte fristbrudd - dynamisk etter brukerrettigheter |
Nyhenviste alle ventende på dine avdelinger |
801981 |
Hver time |
|
Henvisningsperioder uten aktive ventelister |
Henvisningsperioder uten aktiv plan |
Søkes opp |
632687 |
Hver 5. time |
|
Under 120 dager ventetid Frist for helsehjelp |
Filtrer
venteliste (arbeidsliste) på fristdato under 120 dager. Midlertidig:
Sorteringsmulighet. |
|
Arbeidsliste |
Instant |
|
Over 120 dager ventetid Frist for helsehjelp |
Forløpsperiode – pasienter med rett til helsehjelp som har ventet mer enn 120 dager |
Søkes opp |
593339 |
Hver time |
|
Utsatt av sykehuset eller samarbeidspart (ulike koder) |
1:
Nyhenviste alle ventende mangler ventetid sluttdato (Utsatt av sykehuset? Ja)
|
1: Nyhenviste alle ventende på dine avdelinger 2: Søkes opp |
1: 801696 2: 683259 |
1: Hver time 2: Instant |
|
Utsatt av medisinske årsaker |
Nyhenviste alle ventende mangler ventetid sluttdato (Utsatt av sykehuset? Nei) |
Nyhenviste alle ventende på dine avdelinger |
801696 |
Hver time |
|
Utsatt av pasient |
Nyhenviste alle ventende mangler ventetid sluttdato (Utsatt av sykehuset? Nei) |
Nyhenviste alle ventende på dine avdelinger |
801696 |
Hver time |
|
Intern hast |
1: Midlertidig: Planlegg innen dato – Forventet dato, prosedyredato 2: SD-modell «Planlagte episoder (Passert planlagt tid)» |
|
|
1: (ukjent) 2: Hver natt |
|
Rapportering Analysesjef |
Ukentlig Rapportere til administrerende direktør, klinikk-, divisjons-, og avdelingsledelse med utgangspunkt i punktmåling blant ventende pasienter i PAS • vurderingsbrudd og gjennomsnittlig vurderingstid • fristbrudd • gjennomsnittlig ventetid o ventende o avviklet • Passert planlagt tid ("avtalebrudd") for forløpspasienter
Månedlig Rapportere til Hovedledelsen (NPR-tall) over fristbrudd og gjennomsnittlig ventetid |
|
Seksjon for kliniske IKT-funksjoner |
Sørge for • analyser av fristbrudd • identifisering av problemområder og kapasitetsutfordringer • iverksetting av tiltak i samarbeid med de kliniske avdelinger og HMN RHF |
|
Begrep |
Forklaring |
|
Avtalebrudd
|
Avtalebrudd oppstår for forløpspasienter når avtale (time/innleggelse) gis etter dato for intern hast. Rapporteres til NPR uavhengig av om avtalen er en prioritert avtale eller ikke |
|
Forløpspasient |
Pasienter hvor helsehjelp er påbegynt, og ytterligere helsehjelp i form av utredning, behandling eller kontroll planlegges. Se også prioritert avtale |
|
Forløpsperiode |
Er en periode under henvisningsperioden som viser hvilke mål vi jobber mot for den enkelte pasient. Forløpsperioden vises som en tidslinje og har definerte mål som kan kobles mot planlagt aktivitet |
|
Frist for helsehjelp |
Dato som helsehjelp senest skal igangsettes. Juridisk garanti. Se Pasient- og brukerrettighetsloven § 2.1b og 2.2 – se relatert lenke |
|
Fristbrudd |
Fristbrudd oppstår hvis helsehjelp ikke er startet innen dato for frist for helsehjelp. Pasienten har da juridisk rett til helsehjelp fra annen tjenesteyter og meldes Helfo fristbruddportal |
|
Henvisningsperiode |
Tidsperiode fra mottak av henvisning for ett og samme syketilfelle |
|
Intern hast |
Dato for når helsehjelp skal gis for neste avtale (time/innleggelse). For nyhenviste pasienter kan dato gis før dato for frist for helsehjelp, dersom utredning og supplerende undersøkelser må gjennomføres før helsehjelp påbegynnes, for eksempel operasjon |
|
Pakkeforløp kreft/ Pasientforløp psykisk helse og rus |
Et pakkeforløp/pasientforløp PH/rus skal være et helhetlig, kunnskapsbasert og standardisert pasientforløp som skal bidra til at alle pasienter får rett behandling til rett tid. Pakkeforløp/Pasientforløp er utviklet nasjonalt, og vi rapporterer forløpstid til NPR |
|
Pasientforløp, helhetlig |
Sammenhengende beskrivelse av en eller flere pasienters kontakter med ulike deler av helsevesenet i løpet av en sykdomsperiode |
|
Pasientforløp, standardisert |
En koordinert tverrfaglig og kunnskapsbasert prosess for en definert pasientgruppe, som kan omfatte utredning, behandling, oppfølging og omsorg |
|
Prioritert avtale |
Angi prioritet lik 01 for forløpspasienter dersom pasienten har en tilstand/diagnose som ikke kan vente ut over dato for intern hast, for eksempel ved utsettelser og ombestillinger. Angis per venteliste. Hensikten er å gjøre det mulig å skille avtalen fra andre avtaler hvor intern hast er uttrykk for en ønsket dato |
|
Venteliste |
I ventelisteforskriften defineres venteliste som et elektronisk register med ordnede opplysninger om pasienter som venter på undersøkelse eller behandling på institusjon. Venteliste er også brukt som beskrivelse av alle mellomliggende kontakter (innleggelse eller poliklinisk episode) fra start til slutt i en henvisningsperiode; hver kontakt/tiltak omtales som en venteliste (kontaktens «bakside») |
|
Vurdering |
Lege/behandlers vurdering av om pasienten skal gis rett til helsehjelp, og frist for helsehjelp – jf Prioriteringsforskriften – se relatert lenke. Kan også utføres av tverrfaglig vurderingsteam |
|
Vurderingsbrudd |
Henvisninger skal vurderes og pasienten skal tilskrives innen 10 virkedager – jf Prioriteringsforskriftens §4 (se merknader). Vurderingsbrudd oppstår og rapporteres til NPR dersom denne fristen ikke overholdes. Vurderingsdato rapporteres korrekt først når resultat av vurderingen er registrert |