Område

Sørge for-ansvar

Driftsplanlegging

·         sikre god planleggingshorisont, slik at pasienter skal kunne gis avtale minimum 6 måneder fram i tid

·         klinikken/enheten følger Helse Midt-Norges rutiner for oppfølging av pasienter på venteliste, se fanen «Relatert»

·         tilpasse egen kapasitet og vurdere ekstern oppfølging

o   Tilbakeføre pasienter til henviser

o   Endre konsultasjonsvarighet, -frekvens og intervall

o   Endre intern oppgavefordeling

o   Bruke eksterne helsetjenesteytere

Henvisninger til vurdering

·         henvisninger gjennomgås og vurderes fortløpende og senest innen 5 virkedager av personell med riktig kompetanse

·         ved mistanke om alvorlig sykdom vurderes henvisningen omgående

·         frist gis i henhold til nasjonale prioriteringsveiledere

·         pasienter skal tilskrives innen 10 virkedager (Prioriteringsforskriften § 4)

Nyhenviste pasienter

·         ingen pasienter skal oppleve fristbrudd

·         unngå planlagte fristbrudd (time etter frist for helsehjelp)

·         ved fare for fristbrudd skal Helfo varsles – se  flytskjema (skjemaet er under revisjon)

o   være ansvarlig for å gi klarsignal for økte kostnader ved bruk av Helfo

o   utpeke 2-3 ansatte som skal overvåke fristbrudd og registrere i Fristbruddportalen

·         intern hast skal ikke overstige 60 dager for nyhenviste pasienter

Forløpspasienter

·         Ivareta medisinsk forsvarlighet for pasienter som har påbegynt helsehjelp ved å bruke «Prioritet» og «Intern hast»

o   definer hvilke diagnoser og tilstander som skal gis Prioritet 01: «Kan ikke vente ut over dato for Intern hast»

o   iverksett tiltak for pasienter som har passert dato for Intern hast (avtalebrudd)

Område

Arbeidsoppgave  

Vurdering av henvisning

·         vurderes innen 5 virkedager (7 kalenderdager)

·         vurderes omgående ved mistanke om kreft eller annen alvorlig sykdom

·         nasjonale faglige retningslinjer/prioriteringsveiledere legges til grunn, men vurderingen individualiseres på grunnlag av informasjon i henvisningen

·         benytt tilstandsgruppe ved vurdering hvis tilgjengelig for aktuell tilstand, og gjør individuelle tilpasninger ved behov

·         vurdere behov for kontaktlege/-psykolog og koordinator i spesialisthelsetjenesten – se relatert

·         vurdere om konsultasjonen kan gjennomføres som video/telefon-konsultasjon eller ved fysisk oppmøte

Utfall av vurdering

Dersom henvisningen godtas

·         Opprett relevante forordninger eller gi informasjon om oppgaven til sekretær

Dersom henvisningen avvises

·         Fyll inn relevant informasjon og begrunnelsen for avslaget

Dersom henvisning er feilsendt:

·         Benytt Omdiriger – velg riktig mottaker [XXX ADM xxx]

o   Eks: STO ADM Endokrinologi

o   gjelder kun for interne mottakere

Dersom henvisning er mangelfull:

·         Benytt Infoforespørsel. Henvisning kommer tilbake i In Basket etter 3 dager ved mangel på respons

Videre plan for den enkelte pasient

·         forordne ny avtale for oppfølging

o   angi forventet dato for neste ledd i forløpet (= dato for Intern hast)

·         dersom helsehjelp skal avsluttes benytt forordning Avsluttes

·         når det er aktuelt, angi korrekt verdi i feltet Prioritet for å sikre riktig oppfølging på avtalen

o   betyr «kan ikke vente ut over forventet dato (prioritet 1)

o   angi subgruppe dersom aktuelt for din avdeling

o   angi undergruppe dersom aktuelt for din avdeling

o   suppler gjerne med Planleggingsinstruksjoner

·         vurdere behov for kontaktlege/-psykolog og koordinator i spesialisthelsetjenesten – se relatert

Område

Arbeidsoppgave  

Henvisningsflyt Pasienter med henvisning

Alle virkedager

·         Gjennomgå fane Henvisninger/autorisasjon i liste over arbeidslister

Eksempel

o   Ny forespørsel: [STO xxx]

o   Avventer gjennomgang: [STO Vurdering xxx]

o   Autorisert: [STO Ferdig vurdert xxx]

·         Kontroller at pasientens fastlege er registrert i storyboard, og oppdater ved behov (via Journal – velg Helsefaglig team i storyboard)

·         Opprett forløpsperiode Henvisning mottatt

o   Opprett forløpsperiode for pakkeforløp hvis aktuelt

·         Henvisninger på pasienter i forløp (samme helsetilstand)

o   Knytt henvisning til allerede eksisterende henvisningsperiode, hvis systemet ikke allerede har opprettet. Vurderingsdato første instans registreres manuelt for henvisninger fra aktører utenfor Helseplattformen

o   Dersom vi mottar ny henvisning på pasient, som vi tidligere har behandlet for samme tilstand, er hovedregelen at ny henvisningsperiode opprettes

·         Kommer henvisningen i form av epikrise, må denne opprettes som en henvisning. Følg deretter vanlig henvisningsflyt. Se brukerveiledning: Epikriser i e-meldingsrapporter BV-210-102

Kontrollrutine (rapport) – alle virkedager

·         NPR DQ Henvisninger med mer enn 14 dager fra mottak til vurdering (Merkantil – Daglig og ukentlig oppfølging, ID 782718)

o   Nyhenviste pasienter

o   Forløpspasienter

Henvisningsflyt Pasienter uten henvisning

Akutte pasienter

·         Alle kontakter i akuttmottak, poliklinikk og sengepost må være koblet til en henvisningsperiode med en tilknyttet henvisning. Hvis henvisning ikke er mottatt elektronisk, må det opprettes en henvisning manuelt før pasienten skrives/sjekkes ut.

o   Opprett kun forløpsperiode Akutt (ikke henvisning mottatt)

o   Dersom pasienten kommer via akuttmottak og skrives inn i sykehus har akuttmottak ansvar for at henvisningsperiode med koblet henvisning er opprettet før pasienten forlater akuttmottaket.

o   Dersom pasienten møter direkte på avdeling, har avdelingen ansvar for at henvisningsperioden med koblet henvisning er opprettet før pasienten forlater avdeling.

Pasienter som henviser seg selv

Se brukerveiledning: Pasient henviser seg selv HV-157-080

Nyhenviste pasienter

Alle virkedager

·         Planlegge helsehjelp innen Frist for helsehjelp angitt av vurderende behandler jf. Pasient- og brukerrettighetsloven §2-1

·         Tilskrive pasienter om resultat av vurderingen fortløpende og senest innen 10 virkedager jf. Pasient- og brukerrettighetsloven §2-2:

o   Avtale med dato og tidspunkt gis til pasienter som har frist innen 4 måneder

o   Ukenummer for avtale kan gis til pasienter som har frist om 4 måneder eller mer, når avtale med dato og tidspunkt ikke kan gis direkte

·         Tilskrive pasienter om avtale

o   Gi avtale minimum 2 uker før frist for å redusere risiko for fristbrudd ved sykehusutsettelse

o   Dersom avtalen er mindre enn 2 uker etter vurderingsdato, må pasienten kontaktes per telefon i tillegg til brev/SMS for å sikre at pasienten får innkallingen

·         Fristbrudd: Følg regionalt flytskjema og meld pasient til Helfo når aktuelt - se flytskjema. (skjemaet er under revisjon)

Kontrollrutine (rapport) – alle virkedager

·         Fristbrudd - dynamisk etter brukerrettigheter ID 802062

·         Planlagte fristbrudd dynamisk etter brukerrettigheter ID 801981

Henvisninger fra avtalespesialist

Merk: Ny rettighetsvurdering skal kun gjøres ved scenario 1. Ved scenario 2 og 3 skal behandler kun ta stilling til videre plan

1. HF overtar behandling som avtalespesialist ikke kan/ vil utføre

Pasienter som er utredet og behandlet av en avtalespesialist skal som hovedregel rettighetsvurderes i spesialisthelsetjenesten

2. Henvisning fra HF til avtalespesialist, og tilbake til HF

Pasienter som henvises tilbake fra avtalespesialist (ble henvist til og har vært rettighetsvurdert i HF tidligere), skal ikke rettighetsvurderes på nytt, men regnes som pasient i forløp

Henvisningsperioden gjenåpnes, henvisning kobles til perioden og legges til vurdering for å ta stilling til videre plan. Status på innledende henvisning kan endres fra Lukket til Autorisert

3. Kontroller i HF etter helsehjelp hos avtalespesialist

Pasienter som har mottatt helsehjelp hos avtalespesialist, og overføres for videre kontroller ved HF (for eksempel pga. opphør av avtalehjemmel, flytting osv.), skal ikke rettighetsvurderes på nytt.

Henvisning registreres med følgende informasjon

·         Rett til helsehjelp = Henvisningen er ikke aktuell for rettighetsvurdering

·         Utfall av vurdering = Kontroll

·         Det skal ikke registreres fristdato

Henvisningen legges til vurdering for å ta stilling til videre plan

Purring på henvisning

Se brukerveiledning «Håndtering innkommende henvisning», kapittel 5.1

Pasienter som har påbegynt helsehjelp

(det er registrert ventetid slutt-dato)

Alle virkedager

·         Planlegge helsehjelp i henhold til behandlers dato for intern hast og prioritet – benytt «arbeidsliste for ventelister»

o   Prioritet 01 skal gis avtale først

Klage på vurdering

Rutiner ved klager på vurderingen - se lokal prosedyre

Rapportering

Analysesjef

Ukentlig

Rapportere til administrerende direktør, klinikk-, divisjons-, og avdelingsledelse med utgangspunkt i punktmåling blant ventende pasienter i PAS

·         vurderingsbrudd og gjennomsnittlig vurderingstid

·         fristbrudd

·         gjennomsnittlig ventetid

o   ventende

o   avviklet

·         Passert planlagt tid ("avtalebrudd") for forløpspasienter 

Månedlig

Rapportere til Hovedledelsen (NPR-tall) over fristbrudd og gjennomsnittlig ventetid

Seksjon for kliniske IKT-funksjoner

Sørge for

·         analyser av fristbrudd

·         identifisering av problemområder og kapasitetsutfordringer 

·         iverksetting av tiltak i samarbeid med de kliniske avdelinger og HMN RHF