Hvis Elements ikke er tilgjengelig, sjekk om det har kommet melding om planlagt driftsstans. Er det ikke planlagt driftsstans skal HEMIT varsles.

 

Hensikt og omfang

Sikre forsvarlig manuell håndtering av dokumenter ved nedetid av sak- og arkivløsning og sikre at arkivverdige dokumenter, både inngående, utgående og notater ikke går tapt.

 

Ansvar

·         Postmottak/Arkiv/Dokumentsenter i Helse Midt-Norge

·         Alle

 

Arbeidsbeskrivelse

Mottak og distribusjon av dokumenter utenom sak- og arkivsystemet

Ved driftsstans i sak- og arkivsystemet skal man kopiere all arkivverdig brevpost (både inngående og utgående) og føre det inn i midlertidig journal. Papirkopi merket med "Ikke skannet og registrert” fordeles ut til leder/saksfordeler/saksbehandlerne slik at saksbehandling kan utføres. Dokumenter som ikke er unntatt offentlighet kan skannes til e-post og sendes til saksbehandler. Mottatt e-post videresendes til saksbehandlere og føres inn i midlertidig journal. Merk at dokumenter unntatt offentlighet ikke kan sendes på e-post.

 

Behandling av dokumenter

Postmottak/arkivet registrerer dokumenter, både eksterne og interne, i den midlertidige postjournalen. Ta kopi av originaldokumentet. Originalen oppbevares inntil nødprosedyren er avsluttet og dokumentet kan registreres i Elements.

 

Utgående dokumenter

Saksbehandler produserer dokumentene utenfor sak- og arkivløsningen. Saksbehandler importerer egen saksbehandling i Elements så snart systemet er tilbake i drift. Arkivet registrerer utgående dokumenter i Elements på grunnlag av tilsendt e-post til postmottak, mottatt papirkopi og registreringene i den midlertidige postjournalen.

 

Midlertidig postjournal (finnes under «Relatert»)

Arkivet fører en midlertidig postjournal over inn- utgående dokumenter og notater, som inneholder følgende opplysninger:

·         Avsender/mottaker

·         Opplysninger om dokumentinnhold

·         Dokumentdato

·         Klassering (anbefales)

·         Saks- og dokumentnummer dersom dette er kjent

·         Saksbehandler dersom dette er kjent

 

Aktivitet når sak- og arkivsystemet er i drift igjen

Når systemet igjen er tilgjengelig, registreres originaldokumentene i Elements på grunnlag av den midlertidige journalen. Dokumentene skannes og fordeles til leder/saksbehandler. Saksbehandler makulerer kopiene. Er det påført merknader, legges disse inn i Elements under merknader til journalposten. Saksbehandler importerer egen saksbehandling i Elements så snart systemet er tilbake i drift.