Sjekk om det har kommet melding om planlagt driftsstans. Er det ikke planlagt driftsstans skal HEMIT varsles.
Hensikt og omfang
Sikre forsvarlig manuell håndtering av dokumenter ved nedetid av sakarkivløsning og sikre at arkivverdige dokumenter, både inngående, utgående og notater ikke går tapt.
Ansvar
· Postmottak/Arkiv/Dokumentsenter
· Alle saksbehandlere
Arbeidsbeskrivelse
Ved driftsstans i sak-arkivsystemet skal man kopiere all arkivverdig brevpost (både inngående og utgående) og føre det inn i midlertidig journal. Papirkopi merket med "Ikke skannet og reg” fordeles ut til leder/saksfordeler/saksbehandlerne slik at saksbehandling kan utføres. Dokumenter som ikke er unntatt offentlighet kan skannes til e-post og sendes til saksbehandler. Mottatt e-post videresendes til saksbehandlere og føres inn i midlertidig journal. Merk at dokumenter unntatt offentlighet ikke kan sendes på e-post.
Behandling av dokumenter
Postmottak/arkivet registrerer dokumenter, både eksterne og interne, i den midlertidige postjournalen. Ta kopi av originaldokumentet. Originalen oppbevares inntil nødprosedyren er avsluttet og dokumentet kan registreres i Elements.
Saksbehandler produserer dokumentene utenfor sak-arkivløsningen. Saksbehandler importerer egen saksbehandling i Elements så snart systemet er tilbake i drift. Arkivet registrerer utgående dokumenter i Elements på grunnlag av tilsendt e-post til postmottak, mottatt papirkopi og registreringene i den midlertidige postjournalen
Arkivet fører en midlertidig postjournal over inn- utgående dokumenter og notater, som inneholder følgende opplysninger:
· Avsender/mottaker
· Opplysninger om dokumentinnhold
· Dokumentdato
· Klassering (anbefales)
· Saks og dokumentnummer dersom dette er kjent
· Saksbehandler dersom dette er kjent
Når systemet igjen er tilgjengelig, registreres originaldokumentene i Elements på grunnlag av den midlertidige journalen. Dokumentene skannes og fordeles til leder/saksbehandler. Saksbehandler kasserer kopiene. Er det påført merknader, legges disse inn i Elements under merknader til journalposten. Saksbehandler importerer egen saksbehandling i Elements så snart systemet er tilbake i drift.
Forfatter: |
Aini Camilla Halle (RHF Rådgiver) |
---|---|
Godkjent av: |
Rannveig Tellemand Storeng (RHF Seniorrådgiver) |
Dokumentadministrator: | Toril Grøtte (RHF Rådgiver) |
Dokument-ID: | 1353 |
Gyldig fra: | 06.07.2023 |
Revisjonsfrist: | 05.07.2024 |
Opprettet i regional prosedyrebank.