Sjekk om det har kommet melding om planlagt driftsstans. Er det ikke planlagt driftsstans skal HEMIT varsles.

 

Hensikt og omfang

Sikre forsvarlig manuell håndtering av dokumenter ved nedetid av sak- og arkivløsning og sikre at arkivverdige dokumenter, både inngående, utgående og notater ikke går tapt.

 

Ansvar

•         Postmottak/Arkiv/Dokumentsenter i Helse Midt-Norge

•         Alle

 

Gjennomføring

Mottak og distribusjon av dokumenter utenom sak- og arkivsystemet

Ved driftsstans i sak- og arkivsystemet skal man kopiere all arkivverdig brevpost (både inngående og utgående) og føre det inn i midlertidig journal. Papirkopi merket med "Ikke skannet og registrert” fordeles ut til leder/saksfordeler/saksbehandlerne slik at saksbehandling kan utføres. Dokumenter som ikke er unntatt offentlighet kan skannes til e-post og sendes til saksbehandler. Mottatt e-post videresendes til saksbehandlere og føres inn i midlertidig journal. Merk at dokumenter unntatt offentlighet ikke kan sendes på e-post.

 

Behandling av dokumenter

Postmottak/arkivet registrerer dokumenter, både eksterne og interne, i den midlertidige postjournalen. Ta kopi av originaldokumentet. Originalen oppbevares inntil nødprosedyren er avsluttet og dokumentet kan registreres i Elements.

 

Utgående dokumenter

Saksbehandler produserer dokumentene utenfor sak- og arkivløsningen. Saksbehandler importerer egen saksbehandling i Elements så snart systemet er tilbake i drift. Arkivet registrerer utgående dokumenter i Elements på grunnlag av tilsendt e-post til postmottak, mottatt papirkopi og registreringene i den midlertidige postjournalen

 

Midlertidig postjournal (finnes under «Relatert»)

Arkivet fører en midlertidig postjournal over inn- utgående dokumenter og notater, som inneholder følgende opplysninger:

•         Avsender/mottaker

•         Opplysninger om dokumentinnhold

•         Dokumentdato

•         Klassering (anbefales)

•         Saks- og dokumentnummer dersom dette er kjent

•         Saksbehandler dersom dette er kjent

 

Aktivitet når sak- og arkivsystemet er i drift igjen

Når systemet igjen er tilgjengelig, registreres originaldokumentene i Elements på grunnlag av den midlertidige journalen. Dokumentene skannes og fordeles til leder/saksbehandler. Saksbehandler kasserer kopiene. Er det påført merknader, legges disse inn i Elements under merknader til journalposten. Saksbehandler importerer egen saksbehandling i Elements så snart systemet er tilbake i drift. Om det er spørsmål eller noe som er uklart, ta kontakt med arkivtjenesten.