1. GENERELT
1.1 Hjemmel
Til grunn for dette reglementet ligger Lov om helseforetak av 15. juni 2001 og vedtekter for Helse Midt-Norge RHF og for foretak eid av Helse Midt-Norge RHF.
Alle byggetiltak og kjøp/salg skal gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser med tilhørende forskrift.
Når særlige forhold tilsier det, kan styret for Helse Midt-Norge RHF i det enkelte tilfelle helt eller delvis gjøre unntak fra dette reglementet.
Styret i Helse Midt-Norge RHFs og foretaksstyrenes myndighet kan delegeres videre.
1.2 Formål
Reglementets formål er å fremme effektiv saksbehandling og beslutningsadferd ved fordeling av vedtaksmyndighet til riktig beslutningsnivå, hensyntatt behovet for styring og kontroll.
1.3 Virkeområde, avgrensning
Reglementet gjelder for:
1. Byggetiltak
2. Forvaltning, drift, vedlikehold, utvikling, enøk og kulturminnevern
3. Omsetning av eiendom
4. Leie og fremleie av eiendom
2. BYGGETILTAK
2.1 Mål og rammer
Styret for Helse Midt-Norge RHF fastsetter mål og rammer for store byggetiltak og prioriterer byggetiltak i langtidsbudsjettet. Styret i Helseforetaket fastsetter og prioriterer mål og rammer for byggetiltak innenfor foretakets økonomiske handlingsrom.
Prosjekteier bør opprette styringsgruppe/prosjektstyre for prosjekter med kostnadsramme over 10 mnok. Det skal opprettes styringsgruppe/ prosjektstyre for prosjekter med kostnadsramme over 50 mnok, eller dersom kompleksitet eller andre forhold tilsier det.
2.2 Planfaser
Veileder for tidligfaseplanlegging av sykehusprosjekter (2017) forutsettes fulgt i byggetiltak som skal forelegges Helse Midt-Norge RHF.
Alle byggetiltak med kostnadsramme over 10 mnok skal være forankret i en overordnet plan for helseforetaket – utviklingsplan – før planlegging starter.
Byggetiltak med kostnadsramme over 10 mnok forutsettes utredet i planfasene som er gitt av Veileder tidligfaseplanlegging av sykehusprosjekter – konseptfase og forprosjektfase. Veileder for tidligfaseplanlegging av sykehusprosjekter forutsettes etterfulgt i byggetiltak som skal forelegges Helse Midt-Norge RHF. For byggetiltak med økonomisk ramme innenfor et helseforetaks fullmaktsgrense kan veilederens innholdskrav til faserapporter forenkles og tilpasses prosjektets kompleksitet og størrelse.
Helse Midt-Norge RHF skal ha til behandling alle faserapporter for byggetiltak som har en kostnadsramme som overstiger helseforetakenes fullmaktsgrense.
Enkelte byggetiltak forutsettes også forelagt Helse- og omsorgsdepartementet for godkjenning, jfr. Rundskriv I-4/2004 fra Helsedepartementet vedr. Godkjenning av sykehus Tiltak større enn 500 mill. kr skal forelegges Helse- og omsorgsdepartementet som en del av styringsdialogen. For slike tiltak skal det i konseptfasen gjennomføres en ekstern kvalitetssikring (KSK) av konseptvalg i henhold til gitte retningslinjer, jfr. Veileder tidligfaseplanlegging av sykehusprosjekter.
2.3 Behandling av byggetiltak over p.t. 50 mill kr. eller gitt særskilt statlig finansiering
I byggetiltak over 50 mill. kr. eller som forutsettes gitt særskilt statlig finansiering, skal byggetiltak legges frem for styret for Helse Midt-Norge RHF for godkjenning herunder prosjektbeskrivelse i faserapporter (prosjektinnramming, konseptfase og forprosjektfase)
Helse Midt-Norge RHF skal delta i styringsgruppe/prosjektstyre for byggetiltak med ramme over 50 mill. kr.
2.4 Budsjettrammer og marginavsetninger for byggetiltak over 50 mill. kr
Budsjettrammen for byggetiltak over 50 mill. kr. skal fastsettes av styret for Helse Midt-Norge RHF etter en anbefaling fra helseforetaket/ prosjektstyret. Forprosjektfasen skal legges til grunn for kostnadskalkylene.
Styringsmål for byggetiltaket skal være P50 – dvs. et budsjett som med 50 % sannsynlighet er tilstrekkelig for at en kan realisere prosjektet.
Foretaksstyret eller prosjekteier/prosjektstyret skal disponere en økonomisk ramme som med 70 % sannsynlighet (P70) vil være tilstrekkelig for gjennomføring av byggetiltaket ut fra forprosjektkalkylene. Foretaksstyret eller prosjektstyret skal rapportere til Helse Midt-Norge RHF med dette som styringsramme. Budsjettreserver innenfor styringsrammen skal gjøres synlige i rapporten.
Helseforetaket skal i tillegg sikre finansiering av en margin som gir en total budsjettramme som med 85 % sannsynlighet vil være tilstrekkelig for gjennomføring av byggetiltakene. For regionale prosjekter vil ansvaret for finansiering av marginen ligge hos det regionale foretaket.
2.5 Behandling av helseforetaksstyrene
Helseforetaksstyrene skal for byggetiltak med kostnadsramme over 10 mill. kr. vedta
· prosjektbeskrivelse i konseptrapport og forprosjekt
· budsjettrammer og fremdriftsplan
· rammer for ansatt- og brukermedvirkning
· fullmakter til å oppnevne prosjekt- og byggeledelse og velge rådgivere
· fullmakter til å godkjenne kontrakter
2.6 Rapportering
Foretaksstyret skal i forbindelse med tertialrapporteringen angi følgende vedr. gjennomføring av byggetiltak over 50 mill. kr:
· Status i arbeidet
· Ved eventuelle avvik i forhold til budsjett, fremdriftsplaner eller kvalitet skal avviket og korrigerende tiltak beskrives
· Oppdatert sluttprognose for kostnader (P50, P70 og P85)
· Oppdatert sluttprognose for tid
· Risiko og usikkerhetsområder og tiltak
· Hovedaktiviteter neste periode
For byggetiltak under 50 mill. kr. skal foretaksstyrene rapportere om utbyggingsporteføljen samlet.
2.7 Krav til gjennomføring
Helse Midt-Norge RHF og helseforetakene skal bidra til standardisering, erfaringsoverføring, god ressursutnyttelse og ressurstilgang innen drift, prosjektering og bygging av sykehus. Dette skal oppnås gjennom nasjonalt samarbeid og nasjonale foretak som Sykehusbygg HF, gjennom regionalt samarbeid eller egenregi i helseforetakene.
De regionale helseforetakene vil gjennom Sykehusbygg HF utarbeide standarder og veiledere som skal legges til grunn for alle utbyggingsprosjekter. Avvik fra disse standardene og veilederne kan besluttes av helseforetak/prosjekteier, men avvikene skal begrunnes og Helse Midt-Norge RHF informeres.
Helseforetakene skal bidra med evaluering av utbyggingsprosjekter – herunder gevinstrealisering og logistikk i bygget – og bistå i samarbeidet for øvrig etter avtale med Helse Midt-Norge RHF
3. FORVALTNING, DRIFT, VEDLIKEHOLD, UTVIKLING, ENØK OG VERN
3.1 Forvaltning
3.1.1 Forvaltning av eiendom
Styret i Helseforetaket har overordnet ansvar for forvaltning av bygningsmassen. Målet med forvaltningen er å opprettholde eiendommens kvalitetsnivå og realverdi, for derved å gjøre det mulig å bruke den til sitt tiltenkte formål innenfor en gitt brukstid
3.1.2 Skadeforsikring
Styret for Helse Midt-Norge RHF fastsetter mål og rammer for forsikringsordningene.
3.1.3 Andre forvaltningsoppgaver
Helse Midt-Norge RHF avgir uttalelser om relevante nasjonale føringer for eiendomsdrift- og forvaltning.
Foretaksstyrene eller den som er gitt fullmakt kan gi uttalelse til kommunale planer som omfatter eiendommer foretaket har grunnbokshjemmel til.
3.2 Drift
Foretaksstyrene skal sørge for at det avsettes nødvendige midler til drift i årsbudsjettet i henhold til de krav som følger av lover og forskrifter og gitte retningslinjer fra Helse Midt-Norge RHF.
Styret for Helse Midt-Norge RHF kan beslutte at det inngås foretaksovergripende avtaler vedrørende drift der dette anses hensiktsmessig.
3.3 Vedlikehold
Foretaksstyrene skal sørge for at det utarbeides årlige vedlikeholdsplaner og systematiske langsiktige planer for vedlikehold med sikte på å opprettholde eller forbedre tilstandsgraden for bygningene. Det skal avsettes nødvendige midler til vedlikehold i årsbudsjettet.
3.4 Utvikling
Foretaksstyrene skal sørge for at det prioriteres midler i årsbudsjettet til utvikling og tilpasning av eiendom, innenfor rammer gitt av foretaket selv.
3.5 ENØK
Foretaksstyrene skal sørge for at det gjennomføres energiøkonomiserende tiltak, herunder fastsette rammen for ENØK-tiltak i årsbudsjettet.
3.6 Kulturminnevern
3.6.1 Forvaltningsplaner
Det skal utarbeides forvaltningsplaner som skal ivareta formålet med fredningen for alle objekt i Landsverneplan helse, dvs. objekt i verneklasse 1 og verneklasse 2. Forvaltningsplaner skal behandles av styret for det regionale helseforetaket. Før vedtak om forvaltningsplaner for bygg i verneklasse 1, innhentes uttalelse fra Riksantikvaren eller den Riksantikvaren gir fullmakt (jf. Forskrift om fredning av statens kulturhistoriske eiendommer § 1-5).
Styret i det regionale helseforetaket kan beslutte å delegere godkjenningsmyndigheten for verneplaner til administrerende direktør.
Dersom forvaltningsplanen for objekt i verneklasse 2 avviker fra føringer gitt av Helse og omsorgsdepartementet, forelegges forvaltningsplanen Helse og omsorgsdepartementet som igjen forelegger saken Riksantikvaren som rådgivende instans.
3.6.2 Bygningsmessige tiltak
Bygningsmessige tiltak på vernet bygningsmasse kan gjennomføres av helseforetaket innenfor rammene av vedtatt forvaltningsplan.
Bygningsmessige tiltak på verneverdige bygg ut over rammene i forvaltningsplan skal godkjennes av det regionale helseforetaket. Det regionale foretaket sørger for uttalelse fra Riksantikvar og/eller kulturminnefaglig rådgiver før tiltak besluttes.
3.6.3 Salg av vernet bygningsmasse
Ved avhending av eiendom som er omfattet av landsverneplanen, skal det sikres formelt vern gjennom forskrift eller lokal reguleringsplan før eiendommen går ut av spesialisthelsetjenestens eie. All avhending av eiendom som er omfattet av landsverneplanen, skal rapporteres til felles database. Fylkeskonservatoren skal ha melding om overdragelse av eiendommer som er verneverdige.
4. OMSETNING AV EIENDOM
4.1 Fullmakter til omsetning av eiendom
4.1.1 Kjøp og salg av eiendom
I henhold til reglementet skal salg av eiendom som er verdsatt til mer enn 10 mill. kr. behandles av foretaksmøtet i Helse Midt-Norge RHF. Salg av eiendom som er verdsatt til mindre enn 10 mill.kr. og som ikke har strategisk betydning, kan besluttes av styret i de respektive foretak.
Berørte kommuner og fylkeskommuner skal informeres om alle planlagte salg av eiendom på et så tidlig tidspunkt som mulig, uavhengig av vurdering i forhold til samhandlingstiltak.
Kjøp av eiendom behandles på linje med byggetiltak i investeringsbudsjettet.
4.1.2 Leie og utleie av eiendom
Leie og utleie av eiendom med årlig grunnleie (leie ekskl. forvaltning, drift og vedlikehold) over 5 mill.kr. skal behandles av styret for Helse Midt-Norge RHF. Leie og utleie av eiendom med årlig grunnleie under 5 mill. kr. skal behandles av foretaksstyrene eller etter fullmakt fra foretaksstyret.
For feste av eiendom gjelder tilsvarende som leie.
Leie og utleie av eiendom er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser med forskrift. Leie og utleie skal gjennomføres på den måte som gir det beste økonomiske resultat for foretaket, og det skal sikres åpenhet om prosessen. Som hovedregel skal foretaket kunngjøre intensjon om leie/utleie.
4.2 Omsetning av eiendom
Lov om offentlige anskaffelser gjelder ikke ved salg av eiendom. Omsetning skal skje på den måte som gir det beste økonomiske resultat for foretaket. Forslag om avhending som gave eller til underpris skal forelegges foretaksmøtet.
Omsetning kan skje i gjennom eiendomsmegler når dette anses mest hensiktsmessig.
Når avhending av fast eiendom omfatter bebyggelse, skal det holdes verditakst med mindre det er snakk om ubetydelige verdier. Takst skal være holdt før eiendommen legges ut til avhending.
4.2.1 Avhending gjennom eiendomsmegler
Ved avhending gjennom eiendomsmegler kan den prosedyre som er vanlig i bransjen følges. Dersom det foreligger spesielle hensyn i forbindelse med avhending av eiendommen må det påses at eiendomsmegler gis instruks om å ivareta dette.
4.2.2 Avhending i egenregi
Avhending i egen regi skal som hovedregel skje etter offentlig kunngjøring, og på grunnlag av skriftlige tilbud som er innkommet innen utløpet av en fastsatt frist. Kunngjøringen skal gjøres kjent i Norsk Lysningsblad og i minst en avis som er alminnelig lest på stedet og skal inneholde:
a) Beskrivelse av eiendommen og opplysning om eiendommens takstverdi
b) Tid for besiktigelse av eiendommen
c) Opplysninger om hvordan tilbudene skal merkes, samt sted, dato og klokkeslett for innlevering av tilbud og åpning av tilbud
Kunngjøringen skal også inneholde opplysninger om rettigheter og forpliktelser knyttet til eiendommen, forbehold om rett til å forkaste alle tilbud dersom de tilbudte priser er uakseptable, og opplysning om at tilbud som inneholder ubestemte bud eller priser vil bli avvist. Dersom det ved utløpet av tilbudsfristen foreligger flere konkurrerende bud gjennomføres en budrunde etter regler som er kunngjort i utlysningen.
Når eiendommen har liten verdi eller bare et mindre antall kjøpere er aktuelle, kan avhending skje ved direkte salg.
Ved avhending i egen regi skal det føres salgsprotokoll eller på annen måte gis betryggende dokumentasjon for avhendingen. Beslutning om direkte salg skal begrunnes.
4.2.3 Avhending av festetomt
Eiendom som er festet bort som tomt for bolighus eller fritidsbruk, kan som hovedregel selges til festeren.
Salg bør vanligvis ikke skje når
a) tomten innen overskuelig fremtid kan tenkes nyttet til offentlige formål
b) det av andre grunner klart vil stride mot helseforetakets interesser eller allmenne hensyn
Det skal ikke tas forbehold om forkjøpsrett for foretaket eller rett for foretaket til å peke ut eller godkjenne kjøper eller leietaker. Det kan likevel settes andre vilkår når dette er særlig viktig for foretaket, eller av allmenne hensyn, og ikke virker urimelig tyngende for kjøperen.
Salg skal skje til markedspris.
4.2.4 Spesielle begrensninger for ansatte
Ansatte som treffer beslutning om avhending eller som deltar i arbeidet med avhendingen, har ikke adgang til å opptre som kjøper. Styret for foretaket kan dispensere i særlige tilfeller.
Ansatte kan ikke opptre som mellommann, agent, kommisjonær o.l., og må ikke ta i mot godtgjørelse eller andre fordeler i forbindelse med avhendingen.
4.2.5 Makeskifte
Ved makeskifte skjer bytte av eiendommer mellom partene. Verdien av eiendommene fastslås fortrinnsvis ved verditaksering. Dersom eiendommene ikke har samme verdi, gjøres mellomlaget opp kontant eller på annen vanlig måte. Forøvrig gjelder reglene for salg også for makeskifte, så langt de passer.