Bestille fletting av journal v. 1.0

Innledning
Den 12.11.2022 innførte St. Olavs hospital Helseplattformen som nytt journalsystem.  

I en overgangsperiode, til Helse Nord-Trøndelag har tatt i bruk Helseplattformen, vil pasienten kunne ha journal både i Helseplattformen og i DocuLive.

Pasienten skal bare ha en journal og fletting må derfor utføres både i Helseplattformen og DocuLive hvis det av en eller annen grunn har blitt opprettet flere journaler. Denne prosedyren beskriver hvordan fletting kan bestilles av den som oppdager at pasienten har flere journaler.

Eksempler på hvordan flere journaler kan oppstå

•         Traumepasienter: Det ankommer regelmessig pasienter som ikke har norsk fødsel og personnummer eller som ved ankomst ikke er i stand til å oppgi korrekt fødselsdato og personnummer (11 siffer). Pasienter får opprettet et traumenummer, dvs. et hjelpenummer, slik at korrekt pasientregistrering kan utføres og ferdigstilles

•         Utenlandske pasienter: Pasienter som kommer fra utlandet, eller ikke har fått opprettet personnummer ennå, må det opprettes hjelpenummer for

•         Nyfødte: Nyfødte får også opprettet hjelpenummer

•         Skifte av juridisk kjønn

•         Nytt fødselsnummer: Pasienten har hatt D-nummer tidligere

 

Hensikt og omfang

Prosedyren skal sikre at bestilling av fletting av journal gjøres på riktig måte.

Journal må flettes når:

•         Identiteten til traumepasient eller katastrofepasient er avklart

•         Pasienten får tildelt eller endret fødselsnummer. Kan skje hvis hen har hatt D-nummer eller skiftet juridisk kjønn

•         Det oppdages at det er opprettet flere journaler for samme pasient

•         Ansatt får ikke åpnet journal i DocuLive 


Prosedyren gjelder for

•         Ansatte som bruker Helseplattformen og avdekker behov for fletting av journal

•         Ansatte ved Dokumentasjonssenteret – St. Olavs hospital

•         Ansatte ved Dokumentsenter – Helse Nord-Trøndelag

•         Ansatte ved e-helse – Helse Møre og Romsdal

Ansvar

Klinikk-, divisjons-, avdelingssjefer og seksjonsledere

 

Arbeidsbeskrivelse

Når det haster (pasient i poliklinikk eller i Akuttmottak)

Utføres av

Arbeidsoppgave

Helsepersonell/
sekretær som oppdager flere journaler i Helseplattformen

•         Søk opp verktøyet «Merk pasienter for fletting» i Helseplattformen for fletting. Merk journalene – se brukerveiledning HV230-012

•         Ring Helseplattformen PJA team (Pasientjournaladministrasjonen) på telefon 72 88 37 98 mellom kl. 09.00 – 15.00

•         Ring Hemit på telefon 03612 etter kl. 15.00

Merk: Dersom det er tatt Blodtyping, kan journal ikke flettes før svaret foreligger. (All helsehjelp skal dokumenteres i den anonyme journalen «journal med hjelpenummer» inntil fletting til journal med korrekt ID er utført).

Helsepersonell/
sekretær som ikke får åpnet journal i DocuLive via Helseplattformen

•         Åpne «DocuLive reserveløsning TR» via Startmeny.

•         Logg på med brukernavn og passord.

•         Finn pasient ved å trykk Ctrl+F og skriv inn fødselsdato + navn

Hemit kundesenter på telefon 03612 er behjelpelig (24/7) hvis du har glemt brukernavn og passord

Helsepersonell som dokumenterer helsehjelp

•         All helsehjelp skal dokumenteres i den anonyme journalen (journal med hjelpenummer) inntil fletting til journal med korrekt ID er utført.

•         Innleggelsen skal registreres på den anonyme journalen, slik at den journalen ligger lett tilgjengelig i pasientlista. Dette vil sikre at informasjon fra innleggelsen/kontakten er samlet ett sted, og reduserer risiko for at informasjon fra samme kontakt registreres i to journaler.

 

 

Når det ikke haster

Utføres av

Arbeidsoppgave

Helsepersonell/ sekretær der pasienten er

Ved behov for fletting av journaler i Helseplattformen

•         Søk opp verktøyet «Merk pasienter for fletting» i Helseplattformen for fletting. Merk journalene – se brukerveiledning HV230-012

•         PJA-teamet utfører fletting i samarbeid med avdeling/klinikk, fletting utføres kontinuerlig alle virkedager mellom kl. 09.00 – 15.00.

•         Under selve flettingen vil journalen være utilgjengelig noen minutter til fletting er fullført.

•         Helsepersonell som allerede er inne i journal får beskjed om at de må lukke journalen før fletting kan gjennomføres.

Ved behov for fletting av journaler i DocuLive

Dersom man ikke får åpnet DocuLive journal via Helseplattformen må fletting skje i de gamle systemene frem til alle sykehus har tatt i bruk Helseplattformen.

For St. Olavs hospital:
Meld behov til Dokumentasjonssenteret via In Basket STO Dokumentasjonssenter generell. Dokumentasjonssenteret sender bestilling til Helse Nord-Trøndelag ved Dokumentsenteret på e-post: dokumentsenter@helse-nordtrondelag.no

•         Fletting utføres fortløpende.

 

For Helse Møre og Romsdal:
Meld behov til e-helse via epj-hmr@helse-mr.no (outlook). E-helse sender bestilling til Helse Nord-Trøndelag på e-postdokumentsenter@helse-nordtrondelag.no

 

•         For Helse Nord-Trøndelag:
Gjelder eksisterende rutine, se EQS prosedyre 1782 – Fletting av journal – sammenslåing av hjelpenummer i PAS og EPJ.

Inntil fletting er utført kan journalen leses slik:

•         Åpne «DocuLive reserveløsning TR» via Startmeny.

•         Finn pasient ved å trykk Ctrl+F og skriv inn fødselsdato + navn

Hemit kundesenter på telefon 03612 er behjelpelig (24/7) hvis du har glemt brukernavn og passord

Sekretær ved Dokumentasjonssenteret/
ehelse/
Dokumentsenter

Mottar henvendelse om at bruker ikke får tilgang til gammel DocuLive journal og finner ut at dette skyldes nytt fødselsnummer

Sender bestilling om sammenslåing og fletting. Informasjon om HMN PAS PID må sendes med. E-posten sendes til felles-postkasse Dokumentsenter Helse Nord-Trøndelag: dokumentsenter@helse-nordtrondelag.no

Tips - Hvordan finne HMN PAS PID

•         Velg Pasientsøk. Skriv inn nytt fødselsnummer når du velger pasienten vil pasient-ID vises som i bildet under valgt pasient

Helsepersonell som dokumenterer helsehjelp

Når pasienten har to journaler i Helseplattformen foreslår vi at det skrives i journal med mest mulig korrekt personopplysninger

Sekretær, lokal avdeling eller Pasientjournal- arkivet

Utenlandsk pasient; Personopplysninger/ID-bevis skannes på følgende måte i Helseplattformen:
Skannenivå: Pasientnivå
Dokumenttype: Personopplysninger/ID-bevis
Beskrivelse: Type identifikasjon som blir presentert (f.eks. førerkort)

HF som utfører sammenslåing i PAS og fletting av journaler i DocuLive

 

•         Kontroller og finn riktige ny ID med utgangspunkt i registrert D-nummer eller gammelt fødselsnummer mot folkeregisteret

•         Opprette pasient på nytt fødselsnummer i PAS

•         Opprette DocuLive-journal på det nye fødselsnummeret

•         Slå sammen fødselsnummer med hjelpenummer eller gammelt fødselsnummer i PAS

•         Flette journaler i DocuLive

•         Gir tilbakemelding til bestiller om utført fletting

 

Ved feil i sammenslåing - Oppdaget selv eller får beskjed om feil

Utføres av

Arbeidsoppgave

Ansatt som oppdager feil fletting

Oppdager selv, eller får beskjed om at det har skjedd feil ved fletting

•         Meld feilen til HEMIT kundesenter så raskt som mulig

•         VIKTIG! Hvis pasienten fortsatt er innlagt og det er behov for å dokumentere helsehjelp inntil korreksjon er utført: Be helsepersonell være veldig tydelige på hvilken pasient dokumentasjonen gjelder i selve teksten på notatet, for å sikre at informasjonen blir lagt i riktig journal ved feilrettingen.

•         Hendelsen skal meldes som avvik i EQS 

 

 

Definisjoner

Anonym journal: Journal i Helseplattformen med felles nasjonalt hjelpenummer. Anonyme, voksne pasienter skal registreres med dagens dato og årstall 1900. F.eks. vil man i 2023 skriveå-123i feltet for fødselsdato, for å tydeliggjøre at dette ikke er en reell fødselsdato.3.2For anonyme, pediatriske pasienter, må man anslå en alder for å få opp rett vurderingsverktøy tilpasset pediatriske pasienter. Bruk dagens dato og anslå en alder på pasienten. F.eks. å-7, dersom det antas at pasienten er omtrent 7 år gammel.

D-nummer (DNR): Består av 11 siffer. De seks første tegnene er fødselsdatoen. De to første er lik dato mellom 01-31 + tallet 40 (dd+40mmåå), de fem siste tegnene fungerer som personnummer og identifiserer personen unikt i Norge. Opprettes for personer som arbeider kortere tid i Norge, eller som kommer tilbake flere ganger for å jobbe. D-nummer opprettes også for utenlandske personer som har eiendom i Norge.

Felles nasjonalt hjelpenummer: Tildeles pasienter som verken har DNR eller FNR i Helseplattformen.

Fødsels- og personnummer: Består av 11 siffer. De seks første tegnene er fødselsdatoen (ddmmåå), de fem siste tegnene er personnummer. Fødselsnummeret er unikt. Det midterste tallet angir kjønn: like tall = hunkjønn, ulike tall = hankjønn. Man trenger ikke være norsk statsborger for å ha fødselsnummer, men man må bo i landet, det vil si meldt flytting til Norge.

HMN PAS PID: Lokal pasient-ID for fødselsnummer/hjelpenummer fra vårt gamle pasientadministrative system PAS (blå-PAS). Man kan søke i Helseplattformen ved hjelp av HMN PAS PID.

HP PID: Helseplattformens lokale pasient-ID nummer.  

Katastrofejournal: Journal som er forberedt til katastrofesituasjoner. Dersom det er tatt «blodtyping», kan ikke katastrofejournal flettes til journal med riktig ID før prøvesvaret foreligger i katastrofejournalen.

NIN Nasjonalt identifikasjonsnummer: Norsk fødselsnummer eller D-nummer.

Nødnummer: Et annet ord for hjelpenummer. 

Personnummer: Se Fødsels- og personnummer.

Reservenummer: Eldre ord for hjelpenummer.

Traumenummer (TNR)/ Traumenavn: Hjelpenummer som opprettes for traumepasient. Dagens dato settes inn i stedet for fødselsdato, og det registreres Etternavn = Traume nr ordenstall, Fornavn = Skadested. I Helseplattformen erstattes dette av felles nasjonalt hjelpenummer.

 

Relatert dokumentasjon/informasjon

Brukerveiledninger i Helseplattformen:

Håndtering og fletting av anonym journal HV 230-012

Ankomst av uidentifisert pasient og markering for fletting HV-160-304