Hensikt og omfang

Denne prosedyren beskriver en enhetlig regional arbeidsmetodikk for forvaltning av Beaker, inkludert håndtering av driftsaker.

Den skal sikre:

·         Klar rolleforståelse

·         Høy kvalitet på innmeldinger

·         Strukturert prioritering

·         Effektiv gjennomføring i produktteam

·         Redusert risiko for feil og forsinkelser

Prosessen omfatter:

·         Forberedelse og innmelding

·         Vurdering og kvalitetssikring

·         Prioritering og beslutning

·         Gjennomføring, testing og produksjonssetting

·         Oppfølging og håndtering av avvik

Grunnlagsinformasjon

Beaker er laboratoriemodulen i EPJ-systemet i Helse Midt-Norge. Innføring av produktorientering i IKT styringsstruktur krever en beskrivelse av arbeidsformen.

Roller og ansvar

Prosedyren gjelder for alle som deltar i regional forvaltning av Beaker,

Roller og ansvar

Rolle	Ansvar
Produktområdeeier (HF)	Overordnet ansvar for regional forvaltning av Beaker
Produkteier (HF)	Prioriterer saker og sikrer fremdrift og kommunikasjon
Produktansvarlig (HPAS)	Leder produktteam og koordinerer leveranser
Byggere/analyster (HPAS)	Gjennomfører konfigurering og utvikling
Produktledelse (HF og HPAS)	Samlet ansvar for prioritering og koordinering
Fagrådsleder / avdelingssjef der regional fagråd ikke finnes (genetikk og farmakologi)	Sikrer faglig vurdering og regional forankring før innmelding
Regionale faggrupper (HF) ( etablert av hvert enkelt fagråd)	Kvalitetssikrer og prioriterer saker regionalt innen hvert fagområde. Prioritert liste over innmeldte saker sendes produkteier tirsdag i oddetallsuker
Innmelder (HF) ( kan være IKT koordinator/konsulent/ labbygger) HF	Sørger for korrekt og fullstendig innmelding
IKT-koordinator / konsulent / labbygger (HF)	Ved behov : vurderer tekniske konsekvenser og kvalitetssikrer før innmelding
Medisinsk faglig rådgiver (HF)	Gir faglige råd ved prioritering og avklaringer
Regionalt fagledernettverk	Beslutter saker uten konsensus i regionen

 

Krav til innmelder

·         Skal ha god kjennskap til Beaker og prosessen

·         Antall innmeldere skal holdes lavt og være definert

·         Er ansvarlig for:

o   presis problemformulering

o   komplett informasjon

o   at saken er faglig og regional forankret

Arbeidsbeskrivelse

Forberedelser før innmelding

Følgende skal være vurdert før innmelding:

·         Kan behovet løses som driftstiltak?

·         Er saken regional eller lokal?

·         Hva er gevinst (pasientsikkerhet, nytte,effektivisering)?

·         Påvirker endringen eksisterende arbeidsflyt?

·         Er tekniske konsekvenser vurdert?

Krav til innmelding

Følgende krav gjelder:

·         Saken skal være faglig og regionalt avklart før innmelding

·         Problemstillingen skal være presis og komplett

·         Relevante vurderinger skal være gjennomført

·         All vesentlig informasjon skal i hovedsak ligge i saken (unntaksvis vedlegg)

·         Eventuell tidskritisk produksjonsdato skal fremgå tydelig

Innmelding i ServiceNow

Innmelding skal skje via relevante skjema i ServiceNow:

Lenke	Når skal det brukes	Hvem skal benytte skjema
Beaker Bestilling - Kundestøtte	Analyse ·         Ny analyse ·         Endre analyse ·         Uteståendelister	Alle som er kvalifisert til å være innmelder
	Rekvirent ·         Ny rekvirent ·         Endre rekvirent	Benyttes av dedikerte ressurser på laboratoriene
	Instrument ·         Oppkobling av nytt instrument ·         Endring instrument	Benyttes av IKT-koordinatorer
	Kvalitetskontroller ·         Ny kvalitetskontroll ·         Endring i kvalitetskontroll	Alle som er kvalifisert til å være innmelder
Beaker Rapportering - Kundestøtte	Bestilling av ny rapport eller endring av rapport for laboratoriene i Helseforetak.	Benyttes av utvalgte ansatte på laboratoriene.

Valg av riktig skjema og utfylling av tilknyttet vedlegg er innmelders ansvar.

 

Prioritering og beslutning

·         Produkteier utarbeider prioritering i samarbeid med HPAS

o   Regionale faggrupper kan gi prioriteringsgrunnlag

o   Medisinsk faglige rådgivere involveres ved behov

·         Prioritering baseres på :

o   Pasientsikkerhet

o   Regional nytte

o   Verdi for flere og effekt

o   Risiko og kompleksitet

·         Medisinsk faglig rådgiver involveres ved behov

·         Saker planlegges i sprint

·         Oversikt over sprinter publiseres jevnlig (hver 14. dag)

Produksjonssetting:

·         Gjennomføres i faste tidsvinduer

·         Normalt partallsuker (onsdager)

Testing

·         HF skal stille nødvendige fagressurser til disposisjon.

·         Testing gjennomføres innen gitt first (innen aktuell sprintperiode)

·         Tilbakemelding er obligatorisk for videre fremdrift

Blokkering av saker

·         Manglende tilbakemelding kan føre til stopp i saken

·         Produkteier varsler avdelingssjef ved manglende respons

·         Saker settes på vent inntil respons foreligger

Håndtering av uønsket endringsomfang (scope creep)

Uklare eller mangelfulle saker returneres til innmelder

·         Endringer i omfang må avklares på nytt

·         Møteserien “Behov og muligheter” skal forebygge at det sendes inn ufullstendige saker som ikke kan løses.

Møteserie – “Behov og muligheter”

Eies av Helseplattformen, Beaker-team og avholdes 1 gang pr måned.

Formål:
Hindre at det sendes inn uavklarte saker til produktet. Redusere epost bruk. Alle innmeldte saker skal være avklart regionalt og kunne løses innen gjeldende tekniske rammer.

·         Kvalitetssikre behov før innmelding

·         Avklare mulige løsninger

·         Redusere feil og ufullstendige saker

 

Viktige prinsipper:

·         Saker skal ikke være opprettet i SNOW før møtet

·         Behov meldes inn på forhånd via Microsoft lists

·         Møtet brukes til avklaring – ikke saksbehandling

Forhåndsgodkjente deltakere:

·         Møteleder (HPAS)

·         Innmelder (HF)

·         Produkteier / produktledelse (HF)IKT-/labressurser (HF)

·         Fagressurser ved behov

Nå samles alle bestillinger i SNOW

For å sikre at alle endringer prioriteres og håndteres i tråd med produktorienteringen, avvikles praksisen med «grønnlistede» endringer utenfor SNOW. Alle saker skal nå meldes inn og behandles etter denne prosedyren.