Hensikten er å sikre en riktig vurdering av krav om dokumentinnsyn fra presse, publikum og andre hjemlet i offentlighetsloven.
Prosedyren gjelder alle ansatte i Helse Midt-Norge (HMN)
Den offentlige postjournalen (heretter postlista) inneholder kun en liste over registreringer i sakssystemet. De elektroniske dokumentene blir ikke publisert.
· Helse Midt-Norge RHF: https://helse-midt.no/om-oss/offentlig-postjournal
· St. Olavs hospital HF: https://stolav.no/om-oss/media/postjournal
· Helse Nord-Trøndelag HF: https://hnt.no/om-oss/media/postjournal
· Helse Møre og Romsdal HF: https://helse-mr.no/om-oss/offentleg-postjournal
· Sykehusapotekene Midt-Norge HF: https://sykehusapoteket.no/om-oss/mediesenter#postjournal
· Hemit HF: https://hemit.no/om-oss-hemit/presse/postjournal
· Helseplattformen: https://helseplattformen.no/om-oss/offentlig-journal
Hovedregelen i offentlighetsloven er at alle kan kreve innsyn i saksdokumenter, postjournaler og liknende register. Helt eller delvis unntak fra innsyn krever hjemmel i lov eller forskrift. HMN utøver meroffentlighet; selv om det etter regelverket åpnes for å gjøre unntak, skal innsyn vurderes.
Arkivet har etter arkivlov og arkivforskrift ansvar for å legge ut postliste på egen hjemmeside. Arkivet kvalitetssikrer alle registreringer hver dag. Dersom det blir oppdaget feil, blir saksbehandler kontaktet for retting. Postlista legges ut med tre dagers etterslep for å gi arkivet tid til kvalitetssikring.
Det er saksbehandlers ansvar å vurdere innsynsbegjæring i den enkelte sak/dokument.
HNT – se egen rutine i EQS
Henvendelser om innsynsbegjæring skal registreres som inngående dokument i Elements. Svaret på innsynsbegjæring skal produseres på samme sak.
− Inngående tittel: Innsynsbegjæring + “beskrivelse”
− Utgående tittel: Svar på innsynsbegjæring + “beskrivelse”
Saksbehandler av innsynsbegjæring er som hovedregel den som eier/har behandlet saken/journalposten. Hvis saksbehandler ikke lenger er tilgjengelig eller ikke finnes tilsvarende funksjon skal nærmeste avdelingsleder vurdere ny ansvarlig for innsynsbegjæringen.
Saksbehandler er ansvarlig for å vurdere og utarbeide svar på innsynsbegjæringer innen fristen.
Saksbehandler skal vurdere om det er behov for å informere om innsynsbegjæringen til:
· Ansvarlig leder, arkivleder/postmottak og kommunikasjonsavdeling, jurist/advokat,
· RHF eller andre HF
Innsynsbegjæringen skal behandles uten ugrunnet opphold, og senest besvares innen 5 arbeidsdager. Ved stor arbeidsbelastning kan en sende midlertidig svar innen samme tidsfrist.
Dersom innsynsbegjæringen ikke er besvart av oss innen 5 arbeidsdager regnes dette som avslag jmf. Off.lov. §32. Den som ber om innsyn, kan klage på avslaget innen 3 uker etter at fristen er utgått.
· Klageinstans for HF/RHF er Helse- og Omsorgsdepartementet
· En eventuell klage skal fremsettes til HF/RHF som skal gjøre en vurdering av klagen, og om vedtaket skal omgjøres. Dersom vedtaket opprettholdes skal HF/RHF redegjøre for sin vurdering, og dette skal oversendes sammen med klage til klageinstans. Vedtak i klageinstans er endelig og kan ikke påklages.
Hvis innsynsbegjæringen er omfattende og det kreves mye ressurser, og saksbehandler antar at det tar lang tid å få svart ut innsynsbegjæringen, må saksbehandler informere om at det vil ta lengre tid og estimere forventet tidsbruk. Kontakt Hemit for teknisk rådgivning ved behov.
Saksbehandler vurderer om dokumentet kan utleveres i sin helhet, eller om dokumentet/opplysninger i dokumentet skal unntas offentlighet. Dette skal gjøres selv om dokumentet ikke har blitt unntatt offentlighet i arkivsystemet. Husk også å vurdere eventuelle vedlegg.
Opplysninger som er underlagt taushetsplikt skal alltid unntas. Dette gjelder blant annet opplysninger om noens personlige forhold, helseopplysninger og opplysninger om andres forretningshemmeligheter. Meroffentlighetsprinsippet gjelder ikke for opplysninger som er underlagt taushetsplikt.
Dersom vilkårene i de aktuelle bestemmelsene er oppfylt, kan det også gjøres unntak for dokument utarbeidet internt til egen saksforberedelse (§ 14), også når dokumentet er innhentet utenfra (§ 15), rettsaksdokument (§18), visse budsjettsaker (§ 22), opplysninger knyttet til forhandlinger eller personalforvaltning (§ 23), tilsettingssaker (§ 25), visse forskningsprosjekt (§ 26) m.fl. I disse tilfellene skal meroffentlighet vurderes. Dette betyr at det må vurderes om behovet for unntak for det aktuelle dokumentet gjør seg gjeldende med slik styrke at hensynet til offentlig innsyn må vike. Man bør da ta i betraktning offentlighetslovens formål, som er å legge til rette for at offentlig virksomhet er åpen og gjennomsiktig for å styrke informasjons- og ytringsfrihet, demokratisk deltakelse, rettssikkerheten og den allmenne tilliten til det offentlige. Hvis en konkret vurdering tilsier at det ikke er behov for unntak, bør det gis innsyn.
Opplysninger som unntas må sladdes riktig. Benytt sjekkliste for veiledning.
Vær nøye med presis hjemmel. Hvis dokumentet er helt eller delvis unntatt offentlighet, skal det påføres paragraf, ledd og eventuelt nummer og/eller bokstav på den/de lovbestemmelser som gir hjemmel for unntak. Meroffentlighetsvurderingen skal også dokumenteres.
Ved dokumenter det er vanskelig å vurdere, kontaktes juridisk bistand for kvalitetssikring.
God forvaltningsskikk tilsier at man ved vurdering om opplysninger i dokumenter er underlagt taushetsplikt, der dette er naturlig, kontakter avsender for å innhente dennes syn på saken.
Ved omfattende innsynsbegjæringer må det opprettes en koordinerende rolle under hele prosessen for å kunne holde oversikten og sikre svar til alle involverte.
· Riksrevisjonens korrespondanse er ofte unntatt offentlighet jfr. lov om Riksrevisjonen om utsatt offentlighet § 18 (2). Det er viktig at alle dokumenter til og fra Riksrevisjonen merkes med utsatt offentlighet. Innsynskrav i slike dokumenter skal avslås med hjemmel i offentleglova § 5,2. ledd, og meroffentlighet skal ikke vurderes. Dersom innsynskravet gjelder korrespondanse som ligger tilbake i tid, skal Riksrevisjonen kontaktes for å avklare om dokumentet fremdeles er unntatt offentlighet.
· Presse som ber om at organisasjonen sammenfatter tall og informasjon, ber som regel om dette fra alle regioner. Dette kan være omfattende å fremskaffe, og kommunikasjonsansvarlig må involveres før dette sendes til en saksbehandler for vurdering av hvordan innsynskravet skal behandles videre.
Sjekkliste ved innsynsbegjæringer
☐ Innsynsbegjæring er registrert som inngående - egen sak pr. Innsynsbegjæring.
☐ Sjekket om det er gitt innsyn i dokumentet tidligere
☐ Aktuelle parter er kontaktet, arbeidsfordeling er bestemt (varierer i forhold til hvor stor innsynsbegjæringen er)
☐ Hvis innsynsbegjæringen er omfattende og krever mye ressurser: Sendt midlertidig svar med et anslag på når det kan forventes svar på innsynsbegjæringen
☐ Alle dokumenter er gjennomgått av saksbehandler(e)
☐ Eventuelle opplysninger unntatt offentlighet er sladdet korrekt:
· Det anbefales å benytte programmet Foxit til sladding av opplysninger. Kontroller.
· Dersom man ikke kan benytte Foxit gjøres følgende manuelt: Sladd først med korrekturlakk, deretter svart tusj, deretter ny kopi av dokumentet. Kontroller.
☐ Sladdet dokument skal opprettes som egen journalpost (X-notat) i opprinnelig saksmappe for gevinst ved gjenbruk ved senere innsynsbegjæring av samme dokument
· Ny tittel: “Tittel + Offentlig versjon”
· Opprett toveis lenke til opprinnelig JP
☐ Juridisk seksjon har kvalitetssikret hvis det er behov for dette
☐ Dokumenter er klare for oversendelse, elektronisk eller papir
☐ Dokumenter er sendt
☐ Besvarelse ligger i Elements – som avskriver innsynsbegjæringen
☐ Kopi er sendt til aktuelle interessenter i foretaket
· Arkivlova - https://lovdata.no/dokument/NL/lov/1992-12-04-126
· Forskrift om offentlege arkiv - https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/2017-12-15-2105?q=arkiv
· Forskrift til offentliglova - https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/2008-10-17-1119?q=offentleglov
· Offentleglova - https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2006-05-19-16?q=offentleglov
· Rettleiar til offentleglova – https://www.regjeringen.no/contentassets/3a11886db3604e9d9a049e872564467d/rettleiar_offentleglova.pdf
· Rundskriv G-69/98 - https://www.regjeringen.no/no/dokumenter/g-6998/id108328/
Forslag til tekst ved besvarelse av innsynsbegjæringer:
Beskrivelse:
· Vanlig tekst: Anbefalt formulering i brevet
· Kursiv tekst: endre til riktig informasjon
· Rød tekst: informasjon til deg som saksbehandler, dette skal fjernes før utsending.