Helse Midt-Norge har følgende overordnede mål for økonomi- og logistikkløsningen:
1. Løsningen for økonomi og logistikk skal gi grunnlag for god og pålitelig økonomistyring
2. Løsningen skal dekke alle oppgaver, funksjoner og prosesser i forsyningskjedene fra det oppstår et behov for å kjøpe eller selge en vare eller tjeneste til og med rapportering av styringsinformasjon og årsregnskap
3. Løsningen skal legge til rette for en effektivisering av og økt kvalitet på ikke-medisinske tjenester, for å gi bedre støtte til gjennomføring av hovedoppgavene som er pasientbehandling, forskning, undervisning, opplæring av pasienter og pårørende
4. Det skal være en integrert løsning for all økonomi, regnskap, innkjøp og logistikk i Helse Midt-Norge
5. Det skal etableres en felles regional implementering med felles regionale prosesser for forvaltning
Utgangspunktet er at økonomi- og logistikkprosesser for forsyningskjedene (se nedenfor) skal utføres i SAP for å sikre en standardisert løsning, god kvalitet og gevinstrealisering. I enkelte tilfeller kan det være argumenter for å fravike fra dette prinsippet. Dette kan gjelde:
• Det er ønskelig å bruke andre system enn SAP innenfor de forsyningskjeder som har tatt i bruk løsningen så langt
• Det er ønskelig å ta i bruk nye system (ikke SAP) innenfor de forsyningskjedene som det planlegges med som en del av de videre implementeringene
Prosess for behandling av fravik fra bruk av SAP er beskrevet i egen rutine: Logistikk og økonomi – fravik fra bruk av SAP.
3. Omfang første implementering (HMN LØ)
Første implementering av SAP (gjennom programmet HMN LØ) omfattet alle økonomiprosesser for alle forsyningskjeder, samt logistikkprosesser for følgende forsyningskjeder:
• Forbruksvarer
• Medisinsk Teknisk utstyr (MTU) - anskaffelser
• Helsetjenester
• Tjenester
• IKT
4. Omfang andre implementering (K2 – videre med SAP)
Gjennom prosjektet K2 – videre med SAP ble logistikkprosesser i SAP tatt i bruk for følgende forsyningskjeder:
• Legemidler
5. Omfang videre implementeringer
For gjenstående forsyningskjeder vil det gjennom styringsmodellen for forvaltning LØ vurderes og besluttes implementering av logistikkprosesser i SAP for gjenstående forsyningskjeder:
• Sterilt sirkulasjonsutstyr
• Mat og næringsmidler
• Tøy
• Behandlingshjelpemidler
• Medisinsk Teknisk utstyr – forvaltning, drift, vedlikehold (MTU FDV)
• Utstyr
• Eiendom, bygg og anlegg
For forsyningskjede Blod ble det i Programstyre Logistikk og Økonomi i 2017 besluttet at SAP ikke skal benyttes for logistikkprosessene basert på en vurdering av kompleksitet og nytteverdi.
6. Gevinster
Gevinstområdene som innføring av SAP-løsningen skal realisere og hva som kreves for å oppnå dette:
• Økt avtalelojalitet og avtaledekning
o Innføringen legger til rette for økt avtalelojalitet og –dekning
o Gir reduserte innkjøpskostnader
o Krever at alle avtaler er tilgjengelig i systemet
o Krever at alle innkjøp registreres i systemet
• Effektivisering
o Gir reduserte kostnader og kan bidra til økt kvalitet
o Krever standardiserte prosesser i hele HMN
o Krever felles masterdata av god kvalitet
• Kvalitet
o Gir bedre styringsverktøy, beslutningsstøtte og grunnlag for bedre økonomi- og logistikkstyring
o Krever standardiserte prosesser i hele HMN
o Krever felles masterdata av god kvalitet
• System
o Gir mulighet for utfasing av eksisterende system innenfor økonomi og logistikk, og på sikt utfasing av ytterligere randsystem
• Kompetanse
o Gir mulighet for kompetanseheving og større sammenheng mellom logistikk og økonomi
o Krever kompetansehevende tiltak
o Krever involvering gjennom HMN LØ og lokale innføringsprosjekt