1. Mål

Helse Midt-Norge har følgende overordnede mål for økonomi- og logistikkløsningen:

1.       Løsningen for økonomi og logistikk skal gi grunnlag for god og pålitelig økonomistyring

2.       Løsningen skal dekke alle oppgaver, funksjoner og prosesser i forsyningskjedene fra det oppstår et behov for å kjøpe eller selge en vare eller tjeneste til og med rapportering av styringsinformasjon og årsregnskap

3.       Løsningen skal legge til rette for en effektivisering av og økt kvalitet på ikke-medisinske tjenester, for å gi bedre støtte til gjennomføring av hovedoppgavene som er pasientbehandling, forskning, undervisning, opplæring av pasienter og pårørende

4.       Det skal være en integrert løsning for all økonomi, regnskap, innkjøp og logistikk i Helse Midt-Norge

5.       Det skal etableres en felles regional implementering med felles regionale prosesser for forvaltning

 

 

2. Bruk av SAP

Utgangspunktet er at økonomi- og logistikkprosesser for forsyningskjedene (se nedenfor) skal utføres i SAP for å sikre en standardisert løsning, god kvalitet og gevinstrealisering. I enkelte tilfeller kan det være argumenter for å fravike fra dette prinsippet. Dette kan gjelde:

•       Det er ønskelig å bruke andre system enn SAP innenfor de forsyningskjeder som har tatt i bruk løsningen så langt

•       Det er ønskelig å ta i bruk nye system (ikke SAP) innenfor de forsyningskjedene som det planlegges med som en del av de videre implementeringene

 

Prosess for behandling av fravik fra bruk av SAP er beskrevet i egen rutine: Logistikk og økonomi – fravik fra bruk av SAP.

 

 

3. Omfang første implementering (HMN LØ)

Første implementering av SAP (gjennom programmet HMN LØ) omfattet alle økonomiprosesser for alle forsyningskjeder, samt logistikkprosesser for følgende forsyningskjeder:

•       Forbruksvarer

•       Medisinsk Teknisk utstyr (MTU) - anskaffelser

•       Helsetjenester

•       Tjenester

•       IKT

 

 

4. Omfang andre implementering (K2 – videre med SAP)

Gjennom prosjektet K2 – videre med SAP ble logistikkprosesser i SAP tatt i bruk for følgende forsyningskjeder:

•       Legemidler

 

 

5. Omfang videre implementeringer

For gjenstående forsyningskjeder vil det gjennom styringsmodellen for forvaltning LØ vurderes og besluttes implementering av logistikkprosesser i SAP for gjenstående forsyningskjeder:

•       Sterilt sirkulasjonsutstyr

•       Mat og næringsmidler

•       Tøy

•       Behandlingshjelpemidler

•       Medisinsk Teknisk utstyr – forvaltning, drift, vedlikehold (MTU FDV)

•       Utstyr

•       Eiendom, bygg og anlegg

 

For forsyningskjede Blod ble det i Programstyre Logistikk og Økonomi i 2017 besluttet at SAP ikke skal benyttes for logistikkprosessene basert på en vurdering av kompleksitet og nytteverdi.

 

 

6. Gevinster

Gevinstområdene som innføring av SAP-løsningen skal realisere og hva som kreves for å oppnå dette:

•       Økt avtalelojalitet og avtaledekning

o   Innføringen legger til rette for økt avtalelojalitet og –dekning

o   Gir reduserte innkjøpskostnader

o   Krever at alle avtaler er tilgjengelig i systemet

o   Krever at alle innkjøp registreres i systemet

•       Effektivisering

o   Gir reduserte kostnader og kan bidra til økt kvalitet

o   Krever standardiserte prosesser i hele HMN

o   Krever felles masterdata av god kvalitet

•       Kvalitet

o   Gir bedre styringsverktøy, beslutningsstøtte og grunnlag for bedre økonomi- og logistikkstyring

o   Krever standardiserte prosesser i hele HMN

o   Krever felles masterdata av god kvalitet

•       System

o   Gir mulighet for utfasing av eksisterende system innenfor økonomi og logistikk, og på sikt utfasing av ytterligere randsystem

•       Kompetanse

o   Gir mulighet for kompetanseheving og større sammenheng mellom logistikk og økonomi

o   Krever kompetansehevende tiltak

o   Krever involvering gjennom HMN LØ og lokale innføringsprosjekt