Prosedyre for besøk av politikere og kongehus til helseforetak i Helse Midt-Norge

1.    Hensikt og omfang

Hensikten med prosedyren er å sikre enhetlig og profesjonell gjennomføring av besøk fra politikere og kongehus, og sørge for god forankring i styringslinja. samtidig som vi ivaretar helseforetakets omdømme

Helseforetak i Midt-Norge skal være åpne og tilgjengelige for omverden. Dette inkluderer å legge til rette for dialog og bidra med informasjon og fakta om områder og tema som helseforetaket har ansvar for. I vårt møte med besøkende gjelder prinsippene fra Helse Midt-Norges kommunikasjonsplakat: åpenhet, medvirkning, aktiv og helhetlig.

En av de grunnleggende føringene i Helse Midt-Norges kommunikasjonsstrategi, er at innbyggerens og pasientens behov skal settes først. Dette skal alltid ligge til grunn ved besøk i våre helseforetak.

2.    Hvem prosedyren gjelder for

Prosedyren gjelder for alle ansatte i helseforetak i Midt-Norge og Helse Midt-Norge RHF.

3.    Ansvar og koordinering

Administrerende direktør, eller den som direktøren delegerer til, har ansvaret for besøket.

Kommunikasjonsdirektør har ansvar for gjennomføring og koordinering.

4.    Hvem skal orienteres om besøk?

Den som mottar henvendelse om besøk som omfattes av denne prosedyre skal, gjennom nærmeste leder, sørge for at ledelsen i helseforetaket er orientert og involvert.

Administrerende direktør beslutter om/når besøket skal gjennomføres.

Administrerende direktør, evt. kommunikasjonsdirektør, informerer styreleder og det regionale helseforetaket i forkant av besøket.

Kommunikasjonsdirektør har ansvar for at relevante aktører internt og eksternt er orientert om besøket, herunder pressekontakt.

Det regionale foretaket skal, i kraft av å være eier, være representert ved besøk fra regjering eller Kongehuset.

Helseforetaket og styreleder for helseforetaket vurderer tilstedeværelse av styreleder i hvert enkelt tilfelle.

Helse Midt-Norge RHF orienterer alltid Helse- og omsorgsdepartementet hvis en stortingspolitiker planlegger å besøke et helseforetak, og gjøre en konkret vurdering når det gjelder besøk fra andre offentlige personer.

5.    Besøk fra Kongehuset eller regjeringen

Det kan være aktuelt å invitere representanter fra Kongehuset eller regjeringen til helseforetakene. Slike invitasjoner skal godkjennes av administrerende direktør. Helse Midt-Norge RHF skal involveres og sender invitasjonen.

Statsforvalteren har i oppgave å forberede, gjennomføre og evaluere kongelige besøk i samråd med Det kongelige hoff. Invitasjoner til Kongehuset skal drøftes med Helse Midt-Norge RHF og invitasjon sendes via statsforvalter i det aktuelle fylket.

6.    Særlige hensyn ved besøk av politikere

· Åpenhet skal prege helseforetakene i møte med politikere og politiske partier.

· Hvis enkeltrepresentanter eller politiske partier tar kontakt med helseforetakene, skal helseforetaket legge til rette for å gi informasjon om virksomheten, sykehusdriften og pasientbehandlingen.

· Helseforetakene skal legge til rette for god dialog med de som tar kontakt, uavhengig av politisk partitilhørighet. Dette gjelder både sittende politiske ledelse og øvrige politikere.

· Helseforetakene skal ikke gå inn i en politisk debatt der det er risiko for at det blir utydelig for pasienter, pårørende og ansatte hva som er den faktiske situasjonen for virksomheten.

· Helseforetak i Helse Midt-Norge skal ikke være kulisse for politisk reklame i forbindelse med kampanjer eller valgkamp. Pressepraten bør tas i forkant eller i etterkant av sykehusbesøket.

7.    Andre relevante dokument

·         RHF: Dokument «Retningslinjer for mediekontakt», ID 585 – EQS

·         St. Olav: Dokument «Retningslinjer for mediekontakt», ID 2189 - EQS

·         HMR: Dokument «Mediekontakt», ID 36374 - EQS

·         Hemit: Dokument «Mediepolicy, retningslinjer for mediekontakt og sosiale medier», ID 2257 - EQS

·         HNT: Dokument «Mediehenvendelser - mediehåndtering», ID 23144 - EQS

·         Vedlegg: Intern sjekkliste ved besøk til helseforetak [lenke]

8.    Kilder

·         Oslo Universitetssykehus: eHåndbok - Prosedyre for VIP-, politiker- og delegasjonsbesøk

·         Politiet: Nasjonal retningslinje for politiske besøk i politiet