Stadfestet i styret for Helse Midt-Norge RHF den 25. april 2024
(Legges fram for ny
stadfesting i april 2025)
1. Formål med instruksen
Instruks for styret i Helse Midt-Norge RHF beskriver rammer for styrets arbeid. Den omhandler styrets ansvar, oppgaver, kompetanse og saksbehandling. Instruksen bygger på Lov om helseforetak av 15. juni 2001 nr. 93 (helseforetaksloven) og vedtekter for Helse Midt-Norge RHF, samt veileder for styrearbeid i regionale helseforetak.
2. Virksomhetens formål
Virksomhetens formål følger av helseforetaksloven § 1.
Dette innebærer at det regionale helseforetaket skal sørge for at det blir gitt tilbud om gode og likeverdige spesialisthelsetjenester til alle som trenger det når de trenger det, uavhengig av alder, kjønn, bosted, økonomi og etnisk bakgrunn, samt å legge til rette for forskning og undervisning.
2.1. Ansvar og oppgaver
Regionale helseforetak har et overordnet ansvar for å iverksette den nasjonale helsepolitikken i helseregionen. Regionale helseforetak skal planlegge, organisere, styre og samordne virksomhetene i helseforetakene som de eier. I forbindelse med langsiktig planlegging skal regionale helseforetak vurdere om deler av tjenestene skal ytes gjennom inngåelse av avtale med private eller offentlige virksomheter som de ikke eier selv.
3. Styrets ansvar
3.1. Styrets overordnede ansvar er å sikre helhetlig styring av virksomheten, god ressursbruk og en fremtidsrettet og bærekraftig utvikling av virksomheten slik at formålet oppnås stabilt i et langt tidsperspektiv.
3.2. Styret har i dette arbeidet ansvaret for at samfunnsansvaret blir ivaretatt jf. Foretaksmøtet i januar 2011.
3.3. Styret har et forvaltningsansvar som innebærer ansvar for forsvarlig organisering, fastsetting av planer og budsjetter. Styret skal videre holde seg orientert om foretaksgruppens virksomhet og resultater.
3.4. Styret har et tilsynsansvar som innebærer tilsyn med daglig ledelse og med at helseforetaksgruppen drives i samsvar med lover, vedtekter, styringskrav, mål og vedtatte planer og budsjetter. Dette innebærer også ansvar for at pasienter og pårørendes rettigheter blir ivaretatt.
3.5. Styret skal oppnevne styrets revisjonsutvalg blant sine medlemmer. Styrets leder kan ikke delta. Begge kjønn skal være representert. Minst ett av medlemmene skal ha kunnskap om regnskap eller revisjon. Styret tilsetter leder for internrevisjonen og fastsetter instruks og årsplaner for internrevisjonen. (Helseforetaksloven § 21 a)
4. Styrets oppgaver
4.1. Hovedoppgaver
Styrets oppgaver og kompetanse reguleres i helseforetaksloven kapittel 7 og i Helse Midt-Norge RHF’s vedtekter. Styremedlemmene skal i enhver henseende ivareta de interesser som tjener Helse Midt-Norge RHF’s interesser best.
Styrets hovedoppgaver er knyttet til:
1. Strategi og mål
2. Organisasjon og ledelse
3. Tilsyn med helseforetaksgruppens virksomhet
Styret har i tillegg til dette ansvar for evaluering av eget arbeid og arbeidsform.
4.1.1.Strategioppgaver
Styrets ansvar for foretakets strategiske utvikling omfatter blant annet:
- Utvikle og vedta overordnede målsettinger, samt oppfølging av disse
- Utvikle og vedta overordnede strategiske planer, samt oppfølging av disse
- Fastsette oppgavefordeling mellom helseforetak og mellom helseforetak og private tjenesteytere
- Evaluere investeringsbehov og finansiell styrke
- Fastsette budsjetter for det regionale helseforetaket og inntektsrammer for helseforetak
4.1.2.Organisering og ledelse
Styrets løpende ansvar for en tilfredsstillende organisering og ledelse av foretakets samlede virksomhet inkluderer blant annet:
- Oppnevne styrer i underliggende helseforetak
- Definere ansvars- og myndighetsfordeling mellom RHF og HF
- Etablere og vedlikeholde instruks for administrerende direktør
- Definere hensiktsmessige rapporteringslinjer og –former
- Sikre riktig lederskap og kompetanseutvikling
4.1.3.Kontrolloppgaver
Styret skal gjennom administrerende direktørs rapportering holde seg orientert om foretaksgruppens virksomhet og økonomiske stilling. Det skal føres tilsyn med at virksomhetene drives i samsvar med målene som er nedfelt i helseforetaksloven § 1, foretakets vedtekter, vedtak truffet av foretaksmøtet, avtaler inngått mellom RHF og andre samt vedtatte planer og budsjetter jf. helseforetaksloven § 28, 3. ledd.
Styret har plikt til å iverksette undersøkelser der de finner det nødvendig. Iverksettelse av slike undersøkelser skal vedtas av styret og det enkelte styremedlem kan ikke iverksette egne undersøkelser.
Styret skal sørge for at bokføring og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll, jf. helseforetaksloven § 28, 5. ledd.
Styret skal sørge for at foretaket har en egenkapital som står i forsvarlig forhold til foretakets virksomhet. Styret skal varsle og foreslå tiltak ovenfor eier dersom egenkapitalen ikke er forsvarlig, jf. helseforetaksloven § 14.
Kontrolloppgaver inkluderer også:
- Gjennomføre intern kontroll
- Sikre overholdelse av lover som regulerer foretakenes virksomhet
- Vurdere foretakets økonomi og likviditetssituasjon
- Sikre at helseforetakene yter et best mulig helsetilbud ved bruk av de tilgjengelige ressurser
Dette innebærer å bidra til utvikling av og oppfølging av indikatorer som skal sikre at kvaliteten på tjenesteleveransen er tilfredsstillende og forbedres kontinuerlig.
4.1.4.Styrets egenarbeid
Styret skal minst 1 gang pr. år evaluere eget arbeid og arbeidsform. Resultatet av evalueringen skal meddeles eier i årlig melding. Styret kan fastsette instruks for administrerende direktør, jf. helseforetakslovens § 29 og 36. Styret skal føre tilsyn med administrerende direktør og årlig evaluere dennes resultater.
4.2 Begrensninger i styrets myndighet
4.2.1 Vedtak som skal treffes av foretaksmøtet
Foretaksmøtet skal treffe vedtak i alle saker som antas å være av vesentlig eller prinsipiell betydning helsepolitisk, forskningspolitisk, utdanningspolitisk eller samfunnsmessig, jf. helseforetaksloven § 30.
Vedtak som salg og pantstillelse av fast eiendom og salg av sykehusvirksomhet skal treffes av foretaksmøtet etter forslag fra styret, men først etter at det er lagt frem for departementet, jf. helseforetakslovens § 31 og 32, samt foretakets vedtekter. Sykehusvirksomhet kan ikke selges uten Stortingets samtykke.
4.2.2 Lån og garantier
Styrets anledning til å oppta lån reguleres i foretakets vedtekter § 12. Foretaket kan ikke stille garanti eller pantsette sine eiendeler til sikkerhet for andres økonomiske forpliktelser, jf. helseforetaksloven § 33. Styret er ansvarlig for at disse bestemmelser til enhver tid overholdes, jf. helseforetaksloven § 28.
4.2.3 Disponering av foretakets midler
Disponering av foretakets midler besluttes av foretaksmøtet etter forslag fra styret, eller med styrets samtykke, jf. helseforetaksloven § 15.
4.3 Styrets arbeidsplan
Styret skal hvert år utarbeide en arbeidsplan. Planen angir en oversikt over hovedoppgaver og møtetidspunkter. I tillegg skal planen også omhandle hvilke temasaker styret skal behandle i løpet av året.
Styremøtene kan struktureres etter følgende mal:
- Beslutnings saker
- Referat og orienteringssaker
- Oppfølgingssaker
- Temasaker
- Oppsummering
4.4 Rapportering til HOD
Krav til rapportering er nærmere definert i årlig
oppdragsdokument og foretaksmøteprotokoller. Styret er ansvarlig for at disse
krav overholdes. Styret er ansvarlig for at foretaket utarbeider en årlig
melding om foretaket og foretakets virksomhet i henhold til foretakets vedtekter
§14 § 15. Styret er ansvarlig for at det
utarbeides regnskap og årsmelding i henhold til regnskapslovens krav. Meldingen
skal oversendes HOD i henhold til angitt frist.
5. Styrets rettigheter og plikter
5.1. Styrets vedtaksførhet og flertallskrav
Bestemmelser om styrets vedtaksførhet og flertallskrav følger av helseforetaksloven § 27. De styremedlemmer som deltar i behandlingen av saken, har plikt til å avgi stemme.
5.2. Foretakets representasjon
Styret representerer foretaket utad og tegner dets firma i henhold til helseforetaksloven § 39 og § 40. Dersom styret finner det hensiktsmessig, kan det meddele prokura til styrets leder, administrerende direktør og evt. andre, hver for seg.
Styrets leder og administrerende direktørs myndighet omfatter likevel ikke:
- Pantsettelse eller avhending av eiendom
- Salg av sykehusvirksomhet
- Opptak av lån uten styrets godkjennelse
- Saker hvor foretaksmøtet skal treffe vedtak etter helseforetaksloven § 30
- Vesentlige investeringer og vedlikehold som ikke fremgår av vedtatte planer eller budsjett
Styret ved dets medlemmer kan representere foretaket i rettssaker (foreta prosesshandlinger), jf. Lov om mekling og rettergang i sivile tvister av 17.6.2005 nr. 90 (tvisteloven) § 2-5, jf. helseforetakslovens § 39. Myndigheten kan delegeres til styremedlem eller administrerende direktør.
Styret kan anmelde straffbare handlinger. Myndigheten kan delegeres til administrerende direktør.
5.3. Styrets møter
Helseforetaksloven § 26 omhandler styrets møter:
Styret skal gjennomføre styremøter så ofte som det trengs. Møteplan legges for ett år av gangen. Utover den fastlagte møteplanen kan styrets leder innkalle til ekstraordinære møter ved behov. Formen på ekstraordinære møter avtales særskilt. I tilfelle telefonmøter skal disse avholdes på en måte som ivaretar hensynet til åpenhet, jf. siste avsnitt her.
Styrets leder er ansvarlig for at styret kalles inn til møte. Medlemmer av styret og administrerende direktør kan kreve at styret sammenkalles. For ordinære møter skal innkalling og sakspapirer sendes styrets medlemmer og varamedlemmer senest 1 uke før møtet.
Styremøter ledes av lederen, eller i dennes fravær, av nestlederen. Er ingen av disse til stede, velger styret selv en møteleder.
Administrerende direktør og styresekretær deltar normalt i styremøtene. For øvrig deltar normalt ansvarlig saksbehandler etter behov. Representanter fra tilsynsorgan o.l. (som for eksempel helsetilsyn, statsforvalter, valgt revisor, riksrevisjon, internrevisjon) innkalles til styremøter etter behov.
Representanter for brukerutvalget gis møte-, tale og forslagsrett i styret.
Styremøtene skal være åpne hvis ikke annet følger av lovbestemt taushetsplikt, jf. Helseforetaksloven § 26a. Dersom det foreligger et reelt og saklig behov, kan styret videre vedta å behandle en sak for lukkede dører i følgende tilfeller:
1. Av hensyn til personvernet. Personalsaker skal alltid behandles for lukkede dører
2. Orientering om sak som er på et forberedende stadium i saksbehandlingen i foretaket
3. Informasjon om lovbrudd, saksanlegg eller av hensyn til foretakets partsstilling i sak for norsk domstol.
4. Av hensyn til forsvarlig gjennomføring av økonomi-, lønns-, eller personalforvaltningen til foretaket
5. Saker som gjelder tilbud og protokoll etter regelverket om offentlige anskaffelser til valget av leverandør er gjort
Vurdering av en eventuell lukking av møtet eller deler av møtet skal gjøres på møtetidspunktet.
5.4 Habilitet
Et styremedlem må ikke delta i behandlingen eller avgjørelsen av spørsmål som har slik særlig betydning for egen del eller for noen nærstående at medlemmet må ansees for å ha fremtredende personlige eller økonomiske interesser i avgjørelsen. For øvrig gjelder habilitetsreglene i forvaltningslovens kap. 2.
5.5 Protokoll
Det skal føres møteprotokoll som undertegnes av alle møtedeltakerne, jf. helseforetaksloven § 26, 4. ledd. Protokollen skal foreligge senest 2 dager etter at møtet er avholdt. Protokollen gjøres offentlig når den er godkjent av styrets leder.
Styreprotokollene skal angi tid, sted, deltagere, behandlingsmåte og saksreferanse.
I den enkelte sak skal det protokolleres hva saken gjelder, hvilket grunnlag styret har hatt for sin vurdering og styrets vedtak. Der det kan ha betydning for forståelsen av vedtaket, skal det gis en kort begrunnelse for styrets beslutning.
Styremedlem eller administrerende direktør som er uenig i styrets beslutning, kan kreve sin oppfatning innført i protokollen.
I samarbeid med styreleder og administrerende direktør skal styrets sekretær ivareta de praktiske oppgaver rundt styrets arbeid. Disse er:
- Utsending av innkallelse og sakspapirer
- Oppfølging av styrevedtak (aksjonsliste)
- Føring av protokollen
Administrerende direktør utpeker styresekretær.
6 Informasjon og åpenhet
6.1 Offentleglova og forvaltningsloven
Forvaltningsloven gjelder for foretakets virksomhet. I saker om ansettelse, oppsigelse eller andre personalsaker kommer likevel bare forvaltningslovens kapittel 2 og 3 til anvendelse, jf. helseforetaksloven § 5, 1. ledd.
Offentleglova gjelder for foretakets virksomhet. Saker som kan unntas offentlighet skal likevel vurderes ut fra prinsippet om meroffentlighet, jf. offentleglova § 11.
6.2 Konfidensialitet
Hovedregelen for styrets arbeid er konfidensialitet og styremedlemmer har taushetsplikt om kunnskap de får om foretak og foretakets virksomhet samt øvrige forhold omfattet av lovbestemt taushetsplikt. Taushetsplikten gjelder ikke opplysninger som kan kreves med hjemmel i lov. I en slik situasjon skal styrets leder informeres i forkant hvis mulig. Styremedlemmer plikter å behandle styrets interne dokumenter konfidensielt.
6.3 Informasjonshåndtering
Styrets leder uttaler seg på vegne av styret om ikke annet er spesielt avtalt. De ansatte skal informeres om styrevedtak av betydning eller interesse for de ansatte på hensiktsmessig måte så snart som mulig etter at styremøtet er avholdt.