Stadfestet i styret for Helse Midt-Norge RHF den 27. april
2023
1. Formål med instruksen
Denne instruksen beskriver rammene for administrerende direktør sitt arbeid og omhandler ansvar, oppgaver, plikter og rettigheter. Instruksen bygger på Lov om Helseforetak av 15. juni 2001 nr. 93, vedtekter for Helse Midt-Norge RHF, samt ansvars- og fullmaktsstruktur for Helse Midt-Norge RHF.
2. Overordnet rolleavklaring
Styret fastsetter strategier og retningslinjer for Helse Midt-Norge RHF. Administrerende direktørs rolle er å utvikle og iverksette strategier og handlingsplaner i samsvar med styrets beslutninger og instrukser, samt følge opp disse jfr. Helseforetakslovens § 37.
Administrerende direktør tilsettes av styret som også fastsetter administrerende direktørs lønn og andre ansettelsesvilkår. Styret skal gi instrukser og føre tilsyn med administrerende direktørs arbeid. Styret gjør vedtak om å si opp eller avskjedige administrerende direktør, jfr. Helseforetakslovens § 36.
Administrerende direktør møter i styret, eventuelt med stedfortreder. Administrerende direktør har tale- og forslagsrett i styremøtet.
3. Administrerende direktørs myndighet
Administrerende direktør står for den daglige driften av Helse Midt-Norge RHF og skal følge de retningslinjer og pålegg som styret har gitt. Administrerende direktør i Helse Midt-Norge RHF skal også føre løpende tilsyn med helseforetak som Helse Midt-Norge RHF eier, og påse at virksomheten der er i samsvar med det regionale helseforetakets vedtekter og vedtak truffet av foretaksmøtet og styret.
Administrerende direktør har, som ledd i oppfølging mellom Helse Midt-Norge RHF og de enkelte helseforetak, rett til innsyn i alle deler av de enkelte helseforetakenes virksomhet.
Den daglige ledelsen omfatter ikke saker som etter foretakets forhold er av uvanlig art eller av stor betydning. Administrerende direktør plikter å forelegge for styret alle saker som etter lov eller vedtekter er lagt til styret, samt saker som går ut over administrerende direktørs fullmakter. Administrerende direktør kan fatte vedtak i slike saker dersom det vil medføre vesentlig ulempe for foretakets virksomhet å avvente vedtak i styret. I slikt tilfelle skal styrets leder umiddelbart informeres.
Administrerende direktør representerer foretaket utad i saker som faller inn under administrerende direktørs myndighet, jfr. Helseforetakslovens § 39.
Det vises for øvrig til bestemmelsene i Helse Midt-Norge RHFs vedtekter, økonomireglement og ansvars- og fullmaktsstruktur.
4.
Administrerende
direktørs oppgaver
Administrerende direktør skal sørge for at Helse Midt-Norge RHF utfører sine hovedoppgaver i tråd med foretakets vedtekter og andre styrende dokumenter, og innenfor de vedtatte budsjetter. Administrerende direktør skal aktivt bidra til å sikre videreutvikling av virksomheten i Helse Midt-Norge RHF og helseforetak eiet av Helse Midt-Norge RHF.
For øvrig tilkommer de oppgaver som følger av Helseforetaksloven § 37.
4.1. Strategisk planlegging, samordning av oppgaver og budsjettering
Administrerende direktør skal, innenfor rammene fastsatt av styret, sørge for at det i foretaksgruppa blir gjennomført felles langsiktig strategisk planlegging, samordning av oppgaver samt budsjettering.
4.2. Regnskap
Administrerende direktør skal sørge for at foretakets registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger er i samsvar med lover og forskrifter og at formuesforvaltningen skjer på en betryggende måte.
4.3. Rapportering
a) Informasjon til styret
Administrerende direktør har plikt til å informere styret om foretakets virksomhet, stilling og resultatutvikling. Administrerende direktør skal gi styret skriftlig rapport om situasjonen i Helse Midt-Norge RHF og helseforetak eid av Helse Midt-Norge RHF i hvert styremøte. Rapporten skal inneholde både økonomiske og ikke-økonomiske forhold, med spesielt fokus på helsefaglig kvalitet, innhold og effektivitet.
Hver 4. måned (tertial) skal administrerende direktør gi styret skriftlig rapport om foretakets virksomhet i henhold til Helseforetakslovens § 38. Rapporten skal også omfatte de helseforetak som Helse Midt-Norge RHF eier. Det skal særlig redegjøres for foretakets stilling og utvikling i forhold til vedtatte planer og budsjetter.
Administrerende direktør har ansvar for at det etableres rapporteringsstruktur og oppfølging ved de enkelte helseforetak eid av Helse Midt-Norge RHF.
Administrerende direktør har ansvaret for å holde styret informert om vesentlige forhold internt og eksternt.
Styret kan til enhver tid kreve at administrerende direktør gir styret redegjørelser, både av generell art og i saker av særskilt interesse.
b) Årlig melding til departementet
Administrerende direktør skal utarbeide forslag til Årlig melding om virksomheten som styret i Helse Midt-Norge RHF plikter å forelegge for departementet, jf. Helseforetaksloven § 34.
c) Årsberetning og årsregnskap
Administrerende direktør skal utarbeide forslag til årsberetning og årsregnskap til styret. Administrerende direktør har ansvar for at årsberetning og årsregnskap sendes til Regnskapsregisteret i Brønnøysund.
4.4. Saksforberedelse – styremøter
Styrets leder har det formelle ansvaret for styrebehandling av saker. Saksliste settes opp av administrerende direktør i samråd med styrets leder. Administrerende direktør forestår saksforberedelser til styremøtene i samråd med styrets leder. Alle saker skal forberedes og fremlegges på en slik måte at styret har tilfredsstillende grunnlag for å kunne fatte vedtak. Administrerende direktør kaller inn til styremøter i samråd med styrets leder. Administrerende direktør kan kreve at styret sammenkalles.
4.5. Foretaksmøtet
Administrerende direktør, eventuelt stedfortreder, plikter å være tilstede i foretaksmøtet og har rett til å uttale seg i møtet, jfr. Helseforetaksloven § 17.
4.6. Lederfora
Administrerende direktør har ansvar for at det etableres fora for samarbeid og utvikling mellom direktørene for helseforetakene og administrasjonen i Helse Midt-Norge RHF. Administrerende direktør har et overordnet ansvar for at det drives gode styrings- og ledelsesprosesser innenfor foretaksgruppen. Slike fora og prosesser skal etableres og drives på en måte som ikke er i strid med de enkelte helseforetakenes myndighet og ansvar.
4.7. Samarbeid med andre
Administrerende direktør skal aktivt legge til rette for samarbeid i regionen, slik at det totalt sett oppnås hensiktsmessig og rasjonell ressursutnyttelse. Administrerende direktør skal også bidra til samarbeid med andre regionale helseforetak og helseforetak eiet av disse.
Administrerende direktør skal tilrettelegge for samarbeid med private aktører når dette bidrar til å fremme Helse Midt-Norge RHFs formål, og i et helhetlig perspektiv bidrar til en hensiktsmessig og rasjonell ressursutnyttelse. Administrerende direktør skal følge opp de plikter Helse Midt-Norge RHF har i forhold til private aktører gjennom lovverk, instrukser og andre styringsdokumenter samt særskilte avtaler.
Administrerende direktør skal bidra til at det etableres nødvendig samarbeid med og veiledning overfor kommunene slik at pasientene sikres et helhetlig helsetilbud. Det samme gjelder i forhold til fylkeskommunale samarbeidsparter, samt i forhold til aktører innen andre aktuelle statlige ansvarsområder.
Administrerende direktør skal bidra til at det etableres nødvendig samarbeid med universiteter og høyskoler slik at Helse Midt-Norge RHF kan ivareta de til enhver tid gjeldende forpliktelser.
Administrerende direktør skal gjennom samarbeid og dialog med pasient- og brukerorganisasjoner tilrettelegge for at Helse Midt-Norge RHF sikrer medvirkning i samsvar med Helseforetakslovens § 35, vedtekter og andre styrende dokumenter fra departementet.
4.8. Kommunikasjon
Administrerende direktør har ansvar for at Helse Midt-Norge RHF har systemer, rutiner og holdninger som legger til rette for åpenhet og innsyn i virksomheten.
4.9. Personal og organisasjon
Administrerende direktør har ansvaret for at Helse Midt-Norge RHF til enhver tid er organisert i forhold til de samlede oppgavene, og har en kompetanse som sikrer at oppgavene blir ivaretatt på en god måte.
Administrerende direktør har ansvar for at det utvikles systemer, rutiner og holdninger som ivaretar kravene til helse, miljø og sikkerhet.
Administrerende direktør har ansvaret for at det er etablert en ansvars- og fullmaktsstruktur som sikrer klare ansvarsforhold
4.10.Ansvarlig virksomhet
Administrerende direktør har ansvar for at det er etablert gode rutiner og retningslinjer for å ivareta kravene til ansvarlig virksomhet slik disse er gjengitt i Statens eierskapspolitikk, med særlig vekt på hovedområdene menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter, forebygging mot korrupsjon samt klima og miljø. Administrerende direktør skal etablere gode rutiner for å sikre at foretakets etiske retningslinjer følges.
5. Resultatkrav og evaluering av administrerende direktør
Styret skal en gang i året gjennomføre evaluering av administrerende direktør. Fokus på oppnådde resultat i h.t. årlige krav og mål skal være en del av en slik evaluering.
Styrets leder skal årlig ha medarbeidersamtaler med administrerende direktør.